Aluehallitus, kokous 7.2.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 31 Suun terveydenhuollon instrumenttien, pienlaitteiden ja aputuolien hankintapäätös osa-alue 1 Instrumentit ja osa-alue 2 Pienlaitteet

VAKEDno-2022-377

Aikaisempi käsittely

Perustelut

Asian valmistelija: Hankintapäällikkö Marianne Punkki

Vantaan kaupungilla on suun terveydenhuollon instrumenttien, pienlaitteiden ja aputuolien osalta voimassa olevat hankintasopimukset (VD/9148/02.08.00.00/2018) 30.6.2023 asti. Kyseiset sopimukset ovat sisältäneet myös Keravan kaupungin hankinnan kohteena olevat tarvikkeet ja laitteet. Sopimuskausi on alkanut 1.7.2019. Kyseiset sopimukset ovat Vantaan kaupungin omaisuusselvityksen mukaan siirtymässä 1.7.2023 lukien Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle, jonka vuoksi hyvinvointialueen vastuulla on kilpailuttaa uudet sopimukset 1.7.2023 alkavalle sopimuskaudelle. Hammashuollon instrumentit ja pienlaitteet ovat hammaslääkärien, hammashoitajien ja suuhygienistien käyttämiä asiakkaiden suun hoitoon soveltuvia instrumentteja ja pienlaitteita. Aputuolit, eli työtuolit, ovat hammaslääkärien ja hoitohenkilöstön käyttöön soveltuvia ergonomisia työtuoleja. Vantaan kaupunki on hankinnut instrumentteja koko sopimuskauden aikana noin 15 000 kpl, pienlaitteita noin 3 000 kpl ja aputuoleja noin 40 kpl. Keravan kaupunki on hankkinut instrumentteja noin 5 000 kpl, pienlaitteita noin 4 000 kpl ja aputuoleja ei ole hankittu lainkaan.

Aluehallitus on kokouksessaan 23.3.2022 § 37 päättänyt valtuuttaa Vantaan kaupungin ja Keravan kaupungin hoitamaan vuonna 2022 Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen puolesta hankintojen kilpailutusmenettelyt ja tekemään asiassa hankintapäätöksen sekä hankintasopimuksen. Valtuutus koskee koko kilpailutusmenettelyä, kuitenkin sillä edellytyksellä, että hankintapäätös tehdään 31.12.2022 mennessä ja uusi sopimuskausi alkaa viimeistään 1.4.2023 lukien. Sopimuskausi on alkamassa yllä kerrotun mukaisesti 1.7.2023, jonka vuoksi aluehallituksen aikaisemmin tekemää valtuutusta (23.3.2022 § 37) ei voida soveltaa ja tämän vuoksi kyseisen hankinnan osalta valtuutus kilpailutuksen toteuttamiseen hyvinvointialueen puolesta on tehtävä erikseen. Tarjouspyyntö julkaistaan syyskuun 2022 aikana. 

Vantaan kaupungilla on valmistelussa kyseisten sopimusten uuden hankintakauden kilpailutus, johon Vantaan kaupunki on lähettänyt hyvinvointialueelle tiedustelun yhteishankinnan tekemisestä siten, että hyvinvointialueen tarve kilpailutetaan samalla. Hankinta ylittää lain julkisista hankinnoista (1397/2016) 26 §:n tarkoittaman EU-kynnysarvon. Valmistelun pohjalta on luonnosteltu seuraavat hankinnan periaatteet:

  • Kilpailutus toteutetaan avoimella menettelyllä siten, että tarjoajan soveltuvuuden vaatimuksena käytetään ESPD-lomakkeen mukaisia vaatimuksia ja tarjousten valintaperusteena osa-alueittain on halvin hinta. Halvin hinta on valittu valintaperusteeksi sen vuoksi, että hankinnan vähimmäisvaatimuksena olevat laatuvaatimukset asetetaan riittävän korkealle tasolle, minkä perusteella hankinnan laatutekijöistä voidaan varmistua. Tarjoaja, joka ei sitoudu asetettuihin laatuvaatimuksiin, suljetaan tarjouskilpailusta.
  • Hankinta jaetaan kolmeen (3) osa-alueeseen, joihin jokaiseen valitaan yksi (1) Toimittaja. Osa-alueet ovat: Osa-alue 1) Instrumentit, Osa-alue 2) Pienlaitteet ja Osa-alue 3) Aputuolit (työtuolit).
  • Hankinta kilpailutetaan siten, että sopimuskausi on voimassa määräaikaisesti kaksi (2) vuotta 1.7.2023 alkaen. Hankintaan sisältyy kaksi (2) yhden (1) vuoden optiokautta, jotka voidaan ottaa käyttöön yksi (1) vuosi kerrallaan.
     

Hankinnan ennakoitu arvo on koko sopimuskaudelle noin 2 900 000 ​​​​​euroa. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön 40 §:n mukaan aluehallitus päättää yli 1 000 000 euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Koska itse hankinnasta päättäminen tulee myöhemmin kuulumaan em. määräyksen nojalla aluehallituksen toimivaltaan, kuuluu aluehallituksen toimivaltaan päättää myös hankintaa koskevat periaatteet.

Ehdotus

Aluehallitus päättää:

  1. vahvistaa hankinnan periaatteet seuraavasti:
    • Kilpailutus toteutetaan avoimella menettelyllä siten, että tarjoajan soveltuvuuden vaatimuksena käytetään ESPD-lomakkeen mukaisia vaatimuksia ja tarjousten valintaperusteena osa-alueittain on halvin hinta. Halvin hinta on valittu valintaperusteeksi sen vuoksi, että hankinnan vähimmäisvaatimuksena olevat laatuvaatimukset asetetaan riittävän korkealle tasolle, minkä perusteella hankinnan laatutekijöistä voidaan varmistua. Tarjoaja, joka ei sitoudu asetettuihin laatuvaatimuksiin, suljetaan tarjouskilpailusta.
    • Hankinta jaetaan kolmeen (3) osa-alueeseen, joihin jokaiseen valitaan yksi (1) Toimittaja. Osa-alueet ovat: Osa-alue 1) Instrumentit, Osa-alue 2) Pienlaitteet ja Osa-alue 3) Aputuolit (työtuolit).
    • Hankinta kilpailutetaan siten, että sopimuskausi on voimassa määräaikaisesti kaksi (2) vuotta 1.7.2023 alkaen. Hankintaan sisältyy kaksi (2) yhden (1) vuoden optiokautta, jotka voidaan ottaa käyttöön yksi (1) vuosi kerrallaan.
  2. valtuuttaa Vantaan kaupungin toteuttamaan kilpailutuksen ja allekirjoittamaan tarjouspyynnön siten, että hyvinvointialueen tarve huomioidaan hankinnassa. Hyvinvointialue tekee hankinnan osalta hankintapäätöksen sekä -sopimuksen valittujen Toimittajien kanssa.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti ilman keskustelua.

Lisätietoja päätöksestä antaa hyvinvointialuejohtaja Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vantaa.fi.

Perustelut

Asian valmistelija: Hankintapäällikkö Marianne Punkki

Hankinnan valmistelun taustaa

Vantaan kaupungin hankintapalvelut järjesti tarjouskilpailun suun terveydenhuollon instrumenttien, pienlaitteiden ja aputuolien (työtuolien) hankinnasta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle aluehallitukselta saamallaan valtuutuksella (14.9.2022 § 173). Vantaan kaupungin hankintapalvelut vastasi tarjouskilpailun käytännön järjestelyistä ja tarjousten vastaanottamisesta. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue vastaa hankintapäätöksen ja sopimuksien tekemisestä.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena ovat Suun terveydenhuollon instrumentit, pienlaitteet ja aputuolit.

Hankinta oli jaettu kolmeen (3) osa-alueeseen, joiden sisällä osatarjoukset olivat mahdollisia positiokohtaisesti:

Osa-alue 1 / Instrumentit, positiot 101000–166011

Osa-alue 2 / Pienlaitteet, positiot 171000–232209

Osa-alue 3 / Aputuolit (työtuolit), positiot 240000–25000

Jokaisessa osa-alueessa valitaan positiokohtaisesti yksi (1) hinnaltaan halvin tuote. Poikkeuksena valittiin useampi tuote niissä positioissa, joissa positiokohtaisesti tarjouspyynnössä on mainittu valittavan esimerkiksi useampi koko tai malli.

Hankintamenettely

Hankinta oli EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjouskilpailu käynnistettiin 22.6.2022 julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanava Hilmassa julkaistulla hankintailmoituksella. Tarjousten jättämisen määräaika oli 7.11.2022 klo 12:00.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittavat tavarat sekä tarjoajille ja eri tavaroille asetettavat vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjousaikana tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 17.10.2022 klo 10:00 mennessä ja esitettyihin kysymyksiin vastattiin 27.10.2022.

Tarjousten jättämisen määräaikaan, 7.11.2022 klo 12:00, mennessä saapui yhteensä yhdeksän (9) tarjousta. Tarjouksen jättivät seuraavat toimittajat: Ergotekniikka Tuolitalo Oy, Flinno Oy, Implantona Oy, Hammasvälinen Oy, JH Hammastuote Oy, Merident Oy, Ortomat Herpola Oy, Plandent Oy ja Unident Oy.

Vertailutaulukosta (Liite 1) käy ilmi saapuneet tarjoukset osa-alueittain positiokohtaisesti.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset määriteltiin hankintailmoituksen ESPD-lomakkeessa. Kaikki saapuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset ja hyväksyttiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Päätöksenteon perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus valintaperusteen ollessa halvin hinta (alv 0 %) edellyttäen, että tuotteet ovat käyttötarkoitukseltaan ja laadultaan tarjouspyynnön mukaisia. Tarjotuissa tuotteissa tulee olla huomioituna potilas- ja työturvallisuus.

Tarjousten tuotekohtaiset tarkastukset tehtiin tarjoajien tarjoukseensa liittämien tuote-esitelinkkien perusteella, jonka vuoksi toimiva tuote-esitelinkki tuli olla merkitty jokaisen tarjotun tuotteen kohdalle. Jos tuotteelle ei ollut tuotelinkkiä, tuli tarjoajan liittää tarjouksensa liitteeksi tuote-esite. Liitteessä tuli selkeästi mainita, mitä osa-aluetta ja positiota tuote-esite koskee. Mikäli tarjoaja ei liittänyt tuote-esitelinkkiä tai tuote-esiteliitettä tarjouksensa liitteeksi, kyseinen tuote hylätään. Tarjoajan tuli merkitä hintalomakkeeseen tuotekohtaisesti, millä laatujärjestelmällä valmistaja on laatusertifioitu tai, jos kyseessä olevaa sertifikaattia ei ole. Sertifioimatonta tuotetta ei valittu, jos samaan positioon oli tarjottu laatusertifioidun valmistajan tuote. Lisäksi tarjoajan tuli merkitä "OK"-merkintä, jos tuote on autoklavoitavissa 134 asteessa ja pestävissä desinfioivassa pesussa 90 asteessa. Ilman OK-merkintää olevia tuotteita valittiin vain, jos OK-merkittyjä tuotteita ei tarjottu kyseessä olevaan positioon.

Tarjouspyynnössä oli määritelty että, tarjoajan tulee varautua toimittamaan tuotenäyte uusista instrumenteista, jotka eivät ole olleet aikaisemmin tilaajan käytössä ja, että mahdolliset tuotenäytteet pyydetään tarjousten jättämisen jälkeen, ennen päätöksen tekoa.

Tuotenäytteitä pyydettiin toimittamaan seuraavilta Tarjoajilta: Hammasväline Oy, Implantona Oy, JH Hammastuote Oy, Ortomat Herpola Oy, Plandent Oy ja Unident Oy, jotta voitiin arvioida, vastaako tuote tarjouspyynnössä esitettyjä vaatimuksia. Pyydetyt tuotenäytteet on merkitty vertailutaulukkoon (Liite 1), tuoterivin alussa punaisella fontilla tekstillä "pyydetty näytekappale".

Hammasväline Oy:n, JH Hammastuote Oy:n, Plandent Oy:n ja Unident Oy:n osalta näytekappaleiden tarkastamisen jälkeen todettiin, että osa tuotteista ei täyttänyt tarjouspyynnössä esitettyjä vähimmäisvaatimuksia, jonka vuoksi kyseessä olevat tuotteet hylätään tarjouspyyntöä vastaamattomina. Tarkemmat hylkäysperusteet on tuotu esille liitteenä olevassa vertailutaulukossa (Liite 1). 

Tarjousten tarkastamisessa todettiin, että osa-alueen 1 osalta tarjoajien Hammasvälinne Oy:n, JH Hammastuote Oy:n, Ortomat Herpola Oy:n, Plandent Oy:n ja Unident Oy:n, osa-alueen 2 osalta tarjoajien JH Hammastuote Oy:n, Plandent Oy:n ja Unident Oy:n sekä osa-alueen 3 osalta tarjoajan Ergotekniikka Tuolitalo Oy:n osa tarjotuista tuotteista ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettuja vähimmäisvaatimuksia, jonka vuoksi kyseessä olevat tuotteet hylätään tarjouspyynnön vähimmäisvaatimusten vastaisena. Hylätyt tuotteet on merkitty vertailutaulukkoon punaisella fontilla ja tarkemmat perustelut tuotteen hylkäämiselle on myös avattu vertailutaulukossa kyseessä olevien tuotteiden kohdalla.

Hankintalain (1397/2016) 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran ja palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että hankintayksikön on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi hylättävä tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset, ja että tarjoaja vastaa tarjouksensa sisällöstä. Tarjouksia arvioidaan ainoastaan niistä ilmenevien tietojen perusteella.

Osa-alueessa 2 Pienlaitteet ei valittu varaosia, jollei tarjoaja ollut tarjonnut pyydettyä laitetta, johon varaosan tuli soveltua tai, jos varaosalle ei ollut muuta käyttötarkoitusta. Valitsematta jääneet tuotteet on merkitty vertailutaulukossa tuoterivin alussa. Mikäli tarjoaja oli tarjonnut samaa tuotetta useaan eri positioon, tuote tuli tarjouspyynnön mukaisesti valituksi vain yhteen positioon, tuotekohtaisten valintakriteerien mukaisesti. Vertailutaulukossa on tuotu esille, mikäli tarjoaja on tarjonnut tuotetta useaan eri positioon ja se, mihin positioon tuote tuli valituksi. Samaa tuotetta oli tarjottu positioihin 102100 ja 102101, 102300 ja 102301, 113301 ja 113302 sekä 154001 ja 154003.

Tarjouspyyntöä tarkennettiin tarjouspyynnön aikana siten, että osa-alueessa 1 tarjoaja voi tarjota myös muita kokoja, kuin mitä tarjouspyynnössä on edellytetty instrumentit ja kirurgia positioihin, mutta ensisijaisesti valitaan tarjouspyynnön mukaiset tuotteet. Niiden positioiden osalta, joissa tarjoaja on tarjonnut muuta kokoa kuin pyydettyä, on merkitty positiokohteisesti vertailutaulukkoon.

Sopimus

Valittujen toimittajien kanssa tehdään sopimukset ajalle 1.7.2023 – 30.6.2025 + (optiot 1 + 1 v).

Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetta ja Toimittajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.       

Toimivalta

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön 42 §:n mukaan aluehallitus päättää yli 1 000 000 euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Asiasta päättäminen kuuluu em. määräyksen nojalla aluehallituksen toimivaltaan.

Ehdotus

Aluehallitus päättää:

  1. hyväksyä suun terveydenhuollon instrumenttien, pienlaitteiden ja aputuolien sopimustoimittajiksi
    • osa-alueessa 1 Instrumentit: Hammasväline Oy:n, Implantona Oy:n, JH Hammastuote Oy:n, Ortomat Herpola Oy:n, Plandent Oy:n ja Unident Oy:n.
    • Osa-alueessa 2 Pienlaitteet: Flinno Oy:n, Hammasväline Oy:n, JH Hammastuote Oy:n, Merident Oy:n, Plandent Oy:n ja Unident Oy:n.
    • Osa-alueessa 3 Aputuolit: Ergotekniikka Tuolitalo Oy:n, Flinno Oy:n, JH Hammastuote Oy:n, Plandent Oy:n ja Unident Oy:n.
  2. hylätä tarjouspyynnön vähimmäisvaatimusten vastaisena
    • osa-alueessa 1 Instrumentit: Hammasväline Oy:n, JH Hammastuote Oy:n, Ortomat Herpola Oy:n, Plandent Oy:n ja Unident Oy:n,
    • osa-alueessa 2 Pienlaitteet: Flinno Oy:n, JH Hammastuote Oy:n ja Plandent Oy:n sekä
    • osa-alueessa 3 Aputuolit: Ergotekniikka Tuolitalo Oy:n tarjoukset.
  3. oikeuttaa suunterveydenhuollon palvelujen palvelualueen johtajan allekirjoittamaan ja hyväksymään suun terveydenhuollon instrumenttien, pienlaitteiden ja aputuolien hankintaa koskevat sopimukset, kun hankintapäätös on lainvoimainen.
  4. todeta, että hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on ajalle 1.7.2023­-30.6.2025 + (optiot 1 + 1 v) 2 900 000 €.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti ilman keskustelua.

Lisätietoja päätöksestä antaa hyvinvointialuejohtaja Timo Aronkytö, timo. aronkyto@vantaa.fi.

Perustelut

Asian valmistelija: Hankintapäällikkö Marianne Punkki

Hankinnan valmistelun taustaa

Vantaan kaupungin hankintapalvelut järjesti tarjouskilpailun suun terveydenhuollon instrumenttien, pienlaitteiden ja aputuolien (työtuolien) hankinnasta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle aluehallitukselta saamallaan valtuutuksella (14.9.2022 § 173). Vantaan kaupungin hankintapalvelut vastasi tarjouskilpailun käytännön järjestelyistä ja tarjousten vastaanottamisesta. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue vastaa hankintapäätöksen ja sopimuksien tekemisestä. 

Vantaan ja Keravan aluehallitus on tehnyt hankinnassa hankintapäätöksen 22.12.2022 (§291) pidetyssä kokouksessa. Hankintapäätöstä koskien on saapunut kaksi oikaisuvaatimusta, JH Hammastuote Oy:lta ja Unident Oy:lta. Oikaisuvaatimukset ovat koskeneet osa-aluetta 1 Instrumentit positioita 133000–133007 ja osa-aluetta 2 Pienlaitteet positioita 191000, 191200, 193000–193005, 193007, 193009, 193012, 193023, 193024, 195200, 202000, 202002, 202003, 201000, 231200, 221000 ja 222101.

Saapuneiden oikaisuvaatimusten johdosta Hankintayksikkö oikaisee 22.12.2022 tehtyä hankintapäätöstä positioiden 133000–133007, 193000–193002, 193004, 193005, 193007, 193009, 193012, 193023, 193024, 195200, 202000, 202002 ja 202003 osalta. Koska aluehallitus on tehnyt alkuperäisen päätöksen, tuodaan nyt kyseessä olevien positioiden osalta hankintapäätös aluehallitukselle päätettäväksi.

22.12.2022 tehdyssä hankintapäätöksessä Unident Oy:n tarjous on hylätty positioiden 133000, 133001, 133002, 133003, 133004, 133005, 133006, 133007 osalta. Unident Oy on tehnyt Hankintayksikölle oikaisuvaatimuspyynnön, jonka johdosta Hankintayksikkö on todennut, että Unident Oy:n tarjous täyttää tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset, jonka vuoksi ko. tarjoajan tarjoukset näiden positioiden osalta tulee ottaa huomioon ja vertailu on suoritettava uudestaan tältä osin. 

Unident Oy on esittänyt oikaisuvaatimuksessaan myös positioiden 193000, 193001, 193002, 193004, 193005, 193007, 193009, 193012, 193023 ja 193024 osalta, että hankintapäätöksessä 22.12.2022 valitun tarjoajan Flinno Oyn tuotteet eivät täytä tarjouspyynnössä esitettyä vähimmäisvaatimusta pakkauskoon osalta. Oikaisuvaatimuksen johdosta tarjoukset on tarkastettu ko. positioiden osalta uudelleen ja Hankintayksikkö on todennut, että Flinno Oy:n valitut tuotteet eivät täytä tarjouspyynnössä asetettuja vähimmäisvaatimuksia.

Unident Oy on esittänyt oikaisuvaatimuksessaan position 195200 osalta, että hankintapäätöksessä 22.12.2022 valitun Plandent Oy:n tarjoama tuote ei täytä tarjouspyynnössä esitettyä vähimmäisvaatimusta soodapuhaltimesta. Oikaisuvaatimuksen johdosta tarjous on tarkastettu ko. position osalta uudelleen ja Hankintayksikkö on todennut, että Plandent Oy:n tuote ei täytä tarjouspyynnössä asetettuja vähimmäisvaatimuksia.

Unident Oy on esittänyt oikaisuvaatimuksessaan position 202003 osalta, että hankintapäätöksessä 22.12.2022 valitun Plandent Oy:n tarjoama tuote ei täytä tarjouspyynnössä esitettyä vähimmäisvaatimusta ylivirtauspullosta. Oikaisuvaatimuksen johdosta tarjous on tarkastettu ko. position osalta uudelleen ja Hankintayksikkö on todennut, että Plandent Oy:n tuote ei täytä tarjouspyynnössä asetettuja vähimmäisvaatimuksia. 

Unident Oy on esittänyt oikaisuvaatimuksen myös positioon 202000. Oikaisuvaatimuksen johdosta Hankintayksikkö on todennut, että tarjousriville ko. positioon on Hankintayksiköstä johtuvasta syystä epähuomiossa merkintä ”Ilman OK-merkintää olevia tuotteita valitaan vain, jos OK-merkittyjä ei ole ko. positioon tarjottu”. Koska yhdenkään tarjoajan tarjouksessa ei ole ”Ok-merkintää” tulee valinta tarjouspyynnön mukaan tehdä halvimman hinnan mukaan, jos tarjottu tuote täyttää tuotteelle asetetut vähimmäisvaatimukset. Koska ko. positioon on pyydetty tarjoamaan myös laitteen lisäosat positioihin 202001, 202002 ja 202003, tulee 22.12.2022 päätöksessä tehdyt tuotevalinnat korjata myös näiden lisäosia koskevien positioiden osalta.

Position 202002 osalta Hankintayksikkö ei ole tehnyt valintaa 22.12.2022 tehdyssä päätöksessä, koska positioon 202000 ei ko. päätöksessä valittu laitetta, jonka vuoksi myöskään laitteeseen tarvittavia lisäosia ei voitu valita. Nyt korjatulla hankintapäätöksellä positioon 202000 valitaan Unident Oy:n laite, jonka vuoksi myös laitteen lisäosa positio 202002 voidaan valita Unident Oy:lta.

Hankintalain (1397/2016) 132 §:n 1 momentin mukaan Hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin.

Päätöksen tai ratkaisun oikaiseminen ei edellytä asianosaisen suostumusta.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena ovat Suun terveydenhuollon instrumentit, pienlaitteet ja aputuolit osa-alue 1 Instrumentit ja osa-alue 2 Pienlaitteet seuraavien positioiden osalta:

Osa-alue 1 Instrumentit, positioissa 133000, 133001, 133002, 133003, 133004, 133005, 133006, 133007 ja Osa-alue 2 Pienlaitteet positioissa 193000, 193991, 193004, 193995, 193007, 193009, 193012, 193023, 193024, 195200, 195300, 195301, 202000, 202001, 202002 ja 202003.

Jokaisessa osa-alueessa valitaan positiokohtaisesti yksi (1) hinnaltaan halvin tuote. Poikkeuksena valittiin useampi tuote niissä positioissa, joissa positiokohtaisesti tarjouspyynnössä on mainittu valittavan esimerkiksi useampi koko tai malli.

Hankintamenettely

Hankinta oli EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjouskilpailu käynnistettiin 22.6.2022 julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanava Hilmassa julkaistulla hankintailmoituksella. Tarjousten jättämisen määräaika oli 7.11.2022 klo 12:00.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittavat tavarat sekä tarjoajille ja eri tavaroille asetettavat vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjousaikana tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 17.10.2022 klo 10:00 mennessä ja esitettyihin kysymyksiin vastattiin 27.10.2022.

Tarjousten jättämisen määräaikaan, 7.11.2022 klo 12:00, mennessä saapui yhteensä yhdeksän (9) tarjousta. Tarjouksen jättivät seuraavat toimittajat: Ergotekniikka Tuolitalo Oy, Flinno Oy, Implantona Oy, Hammasvälinen Oy, JH Hammastuote Oy, Merident Oy, Ortomat Herpola Oy, Plandent Oy ja Unident Oy.

Vertailutaulukosta (Liite 1) käy ilmi saapuneet tarjoukset osa-alueittain positiokohtaisesti.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset määriteltiin hankintailmoituksen ESPD-lomakkeessa. Kaikki saapuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset ja hyväksyttiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Päätöksenteon perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus valintaperusteen ollessa halvin hinta (alv 0 %) edellyttäen, että tuotteet ovat käyttötarkoitukseltaan ja laadultaan tarjouspyynnön mukaisia. Tarjotuissa tuotteissa tulee olla huomioituna potilas- ja työturvallisuus.

Tarjousten tuotekohtaiset tarkastukset tehtiin tarjoajien tarjoukseensa liittämien tuote-esitelinkkien perusteella, jonka vuoksi toimiva tuote-esitelinkki tuli olla merkitty jokaisen tarjotun tuotteen kohdalle. Jos tuotteelle ei ollut tuotelinkkiä, tuli tarjoajan liittää tarjouksensa liitteeksi tuote-esite. Liitteessä tuli selkeästi mainita, mitä osa-aluetta ja positiota tuote-esite koskee. Mikäli tarjoaja ei liittänyt tuote-esitelinkkiä tai tuote-esiteliitettä tarjouksensa liitteeksi, kyseinen tuote hylätään. Tarjoajan tuli merkitä hintalomakkeeseen tuotekohtaisesti, millä laatujärjestelmällä valmistaja on laatusertifioitu tai, jos kyseessä olevaa sertifikaattia ei ole. Sertifioimatonta tuotetta ei valittu, jos samaan positioon oli tarjottu laatusertifioidun valmistajan tuote. Lisäksi tarjoajan tuli merkitä "OK"-merkintä, jos tuote on autoklavoitavissa 134 asteessa ja pestävissä desinfioivassa pesussa 90 asteessa. Ilman OK-merkintää olevia tuotteita valittiin vain, jos OK-merkittyjä tuotteita ei tarjottu kyseessä olevaan positioon.

Tarjouspyynnössä oli määritelty että, tarjoajan tulee varautua toimittamaan tuotenäyte uusista instrumenteista, jotka eivät ole olleet aikaisemmin tilaajan käytössä ja, että mahdolliset tuotenäytteet pyydetään tarjousten jättämisen jälkeen, ennen päätöksen tekoa.

Tarjousten tarkastamisessa todettiin, että Flinno Oy:n tarjous ei täytä positioiden 193000, 193001, 193002 ja 193004 osalta tarjouspyynnössä asetettua vähimmäisvaatimusta siitä, että pakkaukset tulee olla 6 kpl pakkauksia. Flinno Oy:n tarjouksen ko. positioiden pakkauskoot ovat 2 kpl, jonka vuoksi tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen ja tulee sen vuoksi sulkea pois tarjouskilpailusta. 

Edelleen positioiden 193005, 193007, 193009, 193012, 193023 ja 193024 osalta tarjouspyynnössä oli asetettu vähimmäisvaatimukseksi, että pakkauskoon tulee olla 2 kpl pakkauksia. Flinno Oy:n ko. Positioiden pakkauskoot ovat 1 kpl, jonka vuoksi tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen ja tulee sen vuoksi sulkea pois tarjouskilpailusta.

Position 195200 osalta tarjouspyynnössä oli asetettu vähimmäisvaatimukseksi, että tuotteessa on soodapuhallin KaVo liitäntään. Hankintayksikkö on tehnyt Plandent Oy:lle lisätietopyynnön vähimmäisvaatimuksen täyttymisen varmistamiseksi. Saapuneen täsmennyksen mukaan Plandent Oy:n tarjoama tuote ei täytä tarjouspyynnössä asetettua vähimmäisvaatimusta, sillä tarjottu tuote ei sisällä soodapuhallinta, jonka vuoksi tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen ja tulee sen vuoksi sulkea pois tarjouskilpailusta.

Position 202003 osalta tarjouspyynnössä oli asetettu vähimmäisvaatimukseksi, että tulee tarjota ylivirtauspulloa. Hankintayksikkö on tehnyt Plandent Oy:lle lisätietopyynnön vähimmäisvaatimuksen täyttymisen varmistamiseksi. Saapuneen täsmennyksen mukaan  Plandent Oy on tehnyt tarjouksen virheellisesti väärään positioon, jonka vuoksi tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen ja tulee sen vuoksi sulkea pois tarjouskilpailusta.

Positioiden 133000-133007 osalta tarjouspyynnössä oli asetettu vähimmäisvaatimukseksi, että tuotteiden tulee sisältää sterilointikasetti / teline. Hammasväline Oy:n tarjoamissa tuotteissa ei ole sterilointikasettia / telinettä, jonka vuoksi tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen ja tulee sen vuoksi sulkea pois tarjouskilpailusta näiden positioiden osalta. Hankintayksikkö on todennut vastaavan puutteen jo 22.12.2022 tehdyssä hankintapäätöksessä.

Hankintalain (1397/2016) 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran ja palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että hankintayksikön on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi hylättävä tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset, ja että tarjoaja vastaa tarjouksensa sisällöstä. Tarjouksia arvioidaan ainoastaan niistä ilmenevien tietojen perusteella.

Sopimus

Valittujen toimittajien kanssa tehdään sopimukset ajalle 1.7.2023 – 30.6.2025 + (optiot 1 + 1 v).

Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetta ja Toimittajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.

Ehdotus

Aluehallitus päättää: 

  1. hyväksyä suun terveydenhuollon instrumenttien, pienlaitteiden ja aputuolien sopimustoimittajiksi:
  • osa-alueessa 1 Instrumentit, positioihin 133000, 133001, 133002, 133003, 133004, 133005, 133006, 133007 Unident Oy 
  • osa-alueessa 2, pienlaitteet, positioihin 193000, 193001, 193002, 193004, 193005, 193007, 193009, 193012, 193023, 193024, 195200, 195300, 195301, 202000, 202001, 202002 ja 202003 Unident Oy:n
     
  1. hylätä tarjouspyynnön vähimmäisvaatimusten vastaisena:
  • Flinno Oy:n tarjous 2, positioissa 193000, 193001, 193002, 193004, 193005, 193007, 193009, 193012, 193023 ja 193024
  • Plandent Oy:n tarjous osa-alueessa 2, positiossa 195200 ja 202003
  • Hammasväline Oy:n tarjous osa-alueessa 1, positioissa 133000-133007.
     
  1. oikeuttaa suunterveydenhuollon palvelujen palvelualuejohtajan allekirjoittamaan ja hyväksymään suun terveydenhuollon instrumenttien, pienlaitteiden ja aputuolien hankintaa koskevat sopimukset, kun hankintapäätös on lainvoimainen.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti ilman keskustelua.

Lisätietoja päätöksestä antaa hyvinvointialuejohtaja Timo Aronkytö, timo.aronkyto@vakehyva.fi.

Liitteet

Oheismateriaali


Muutoksenhaku

I Hankintaoikaisuohjeet

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) 135 §:n mukaan sellaisen hankintayksikön päätöksen tai muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun korjaamiseksi, johon ei muutoin sovelleta hankintalakia, voidaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (jäljempänä hankintaoikaisu). Hankintaa koskevasta asiasta voi tehdä hankintayksikölle oikaisuvaatimuksen se, jota asia koskee (jäljempänä asianosainen). Asianosainen on se, jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa.

Hankintaoikaisuvaatimuksen kohde:
Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi vaatia hankintayksiköltä hankintaoikaisua. Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee.

Hankintaoikaisuvaatimuksen tekemiselle säädetty aika:
Asianosaisen on vaadittava hankintaoikaisua 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä valitusosoituksineen tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Vaatimus on esitettävä määräajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä.Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, voi oikaisuvaatimuksen tehdä ennen viraston aukioloajan päättymistä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Tiedoksianto sähköisesti:
Hankintapäätös on annettu tiedoksi sähköisesti. Asianosainen on saanut tiedon hankintapäätöksestä oheisasiakirjoineen sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Asianosainen on saanut tiedon päätöksestä lähettämispäivänä, jollei asianosainen esitä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut asianosaiselle myöhemmin.

Hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen sisältö:
Hankintaoikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimukset perusteineen. Vaatimuksesta on käytävä ilmi oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Vaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, mikäli ne eivät jo ole hankintayksikön hallussa.

Hankintaoikaisuvaatimus toimitetaan hankintayksikölle.

Hankintayksikön yhteystiedot:
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
PL 1000, 01301 Vantaa
kirjaamo@vakehyva.fi

 

II Valitusosoitus markkinaoikeuteen

Muutoksenhaun kohde ja rajoitukset:
Tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee, voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi tekemällä valituksen. Valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi voidaan saattaa hankintayksikön päätös tai hankintayksikön muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu, jolla on vaikutusta ehdokkaan tai tarjoajan asemaan.

Markkinaoikeuden käsiteltäväksi valituksella ei voida saattaa hankintayksikön sellaista päätöstä tai muuta ratkaisua, joka koskee:

1) yksinomaan hankintamenettelyn valmistelua;

2) sitä, että hankintasopimusta ei jaeta osiin 75 §:n nojalla; tai

3) sitä, että 93 §:ssä tarkoitetun kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään

yksinomaan halvinta hintaa tai kustannuksia.

Puitejärjestelyyn perustuva hankinta:
Puitejärjestelyyn perustuvaan hankintaan ei saa hakea muutosta valittamalla, jollei markkinaoikeus myönnä asiassa käsittelylupaa hankintalain 146 §:n mukaisesti. Lupa on myönnettävä, jos asian käsittely on lain soveltamisen kannalta muissa samanlaisissa asioissa tärkeää, tai siihen on painava, hankintayksikön menettelyyn liittyvä syy.

Dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskeva ratkaisu:
Dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskevaan hankintayksikön ratkaisuun ei saa hakea muutosta valittamalla, jollei markkinaoikeus myönnä asiassa käsittelylupaa hankintalain 146 §:n mukaisesti. Lupa on myönnettävä, jos asian käsittely on lain soveltamisen kannalta muissa samanlaisissa asioissa tärkeää tai siihen on painava, hankintayksikön menettelyyn liittyvä syy.

Sähköinen tiedoksianto:
Mikäli hankintapäätös on annettu tiedoksi sähköisesti, asianosaisen katsotaan saaneen tiedon hankintapäätöksestä oheisasiakirjoineen sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Asianosainen on saanut tiedon päätöksestä lähettämispäivänä, jollei asianosainen esitä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut asianosaiselle myöhemmin.

Tiedoksianto kirjeitse:
Mikäli hankintapäätös on annettu tiedoksi postitse kirjeellä, asianosaisen katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei asianosainen näytä saaneen tiedon myöhemmin.

Tiedoksianto saantitodistuksella:
Mikäli hankintapäätös on annettu todisteellisesti tiedoksi, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Muutoksenhakuaika:
Valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen. Tiedoksisaantipäivää ei lasketa mukaan valitusaikaan.

Valituksen tulee olla perillä valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden virka-ajan päättymistä.

Muutoksenhakuaika suorahankinnassa:
Mikäli hankintayksikkö on toimittanut julkaistavaksi hankintalain 131 §:ssä tarkoitetun suorahankintaa koskevan ilmoituksen Euroopan unionin virallisessa lehdessä, valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa ilmoituksen julkaisemisesta.

Mikäli hankintayksikkö on julkaissut suorahankinnasta jälki-ilmoituksen, mutta ei suorahankintaa koskevaa ilmoitusta, suorahankintaa koskeva valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa siitä, kun suorahankinnasta on julkaistu jälki-ilmoitus Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Mikäli hankintayksikkö ei ole julkaissut suorahankinnasta ilmoitusta tai jälki-ilmoitusta, suorahankintaa koskeva valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa siitä, kun hankintasopimus on tehty.

Sopimusmuutosta koskeva ilmoitus:
Mikäli hankintayksikkö on toimittanut julkaistavaksi hankintalain 58 §:n 1 momentin 9 kohdassa tarkoitetun sopimusmuutosta koskevan ilmoituksen Euroopan unionin virallisessa lehdessä, on valitus tehtävä 14 päivän kuluessa ilmoituksen julkaisemisesta.

Poikkeukset säännönmukaisesta valitusajasta:
Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankintapäätöksen jälkeen hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen 130 §:n 1 tai 3 kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa. Odotusaikaa ei tarvitse noudattaa, jos sopimus koskee puitejärjestelyn perusteella tehtävää hankintaa tai sopimus koskee dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä tehtävää hankintaa.

Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä valitusosoituksineen ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.

Valituksen sisältö:
Valituksessa on ilmoitettava hankinta-asia, jota valitus koskee, sekä valittajan vaatimukset ja niiden perusteet.

Puitejärjestelyyn perustuvan hankinnan ja dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskevan ratkaisun osalta valituskirjelmässä on esitettävä, minkä vuoksi käsittelylupa tulisi myöntää.

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatija on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Lisäksi on ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa. Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valituskirjelmä.

Valitukseen on liitettävä alkuperäisenä tai jäljennöksenä päätös, johon haetaan muutosta, sekä todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta. Valitukseen on liitettävä asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi. Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakirja, kuten hallintolainkäyttölain 21 §:ssä säädetään.

Valituksen toimittaminen:
Valitus on toimitettava markkinaoikeudelle. Valituksen voi toimittaa markkinaoikeuden kansliaan  henkilökohtaisesti, asiamiestä käyttäen, lähetin välityksellä, postitse, telekopiona, asiointipalvelussa tai sähköpostin avulla kuten sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetussa laissa (13/2003) säädetään. Jos vireillepanon viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, voi asiakirjat toimittaa markkinaoikeudelle ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusperusteeseen perustuva muutoksenhakukielto:
Hankintalain 163 §:n mukaan markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluvaan asiaan ei saa hakea muutosta kuntalain eikä hallintolainkäyttölain nojalla.

Muutoksenhausta ilmoittaminen hankintayksikölle:
Hankintalain 148 §:n nojalla hankinta-asiaan muutosta hakevan on kirjallisesti ilmoitettava hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikölle viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeuteen. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikön kohdassa I mainittuun osoitteeseen.

Oikeudenkäyntimaksu:
Muutoksenhakijalta peritään käsittelystä markkinaoikeudessa oikeudenkäyntimaksua 2 120 euroa alle miljoonan euron hankinnassa. Jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa, käsittelymaksu on 4 240 euroa. Mikäli hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa, käsittelymaksu on 6 350 euroa.

Yksityishenkilön oikeudenkäyntimaksu markkinaoikeudessa on 530 euroa.

Markkinaoikeuden osoite ja muut yhteystiedot

Markkinaoikeus
Sörnäistenkatu 1, 00580 Helsinki
00520 Helsinki

puh. 029 56 43300
fax 029 56 43314
markkinaoikeus(at)oikeus.fi
asiointipalvelun osoite: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet