Kuvaus
Tausta
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on voimassa oleva sopimus Toimeentulotukiasiakkaiden hautauspalveluista, joka on päättymässä 31.12.2024 ja tämän vuoksi hankinta on kilpailutettu uudelle sopimuskaudelle 1.1.2025 alkaen.
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on toimeentulotukeen oikeutettujen vantaalaisten ja keravalaisten hautaustoimisto- ja kuljetuspalvelut pääkaupunkiseudulla maanantaista lauantaihin. Lisäksi palveluun kuuluu pieni kukkalaitteen arkulle sekä toimeentulotukiasiakkaan omaisen palvelun hautaustoimistossa hautauksen järjestelyjen sopimista varten sekä tarvittava yhteistyö seurakuntayhtymän tai vastaavan kanssa hautauksesta. Palvelu alkaa vainajan luovutuksesta laitoksesta, sairaalasta, terveyskeskuksesta tai oikeuslääketieteen laitoksesta ja päättyy hautaukseen.
Sopimuskausi on 1.1.2025- 31.12.2026. Sopimuskauden jälkeen sopimusta voidaan jatkaa kahdella (2) optiovuodella yksi (1) vuosi kerrallaan. Option käyttämisestä ilmoitetaan kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden tai optiovuoden päättymistä.
Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjousta toimeentulotukiasiakkaiden hautauspalveluista ja niihin liittyvistä siirtokuljetuksista. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset kuvattiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Tilaaja ei sitoudu hankittaviin määriin.
Hankintamenettely
Hankinta oli EU-kynnysarvon ylittävä hautauspalvelujen hankinta. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA ilmoituskanavassa 15.10.2024. Tarjousten jättöpäivämäärä oli 15.11.2024.
Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.
Tarjousaikana tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 30.10.2024 klo: 12:00 mennessä. Hankinnasta ei esitetty lisäkysymyksiä.
Tarjousten jättämisen määräaikaan, 15.11.2024 klo: 12:00, mennessä saatiin kolme (3) tarjousta. Tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat: Hautauspalvelu Pietét (1010277–2), Hautaustoimisto Havu (2740478–5) ja Hämeenlinnan Hautauspalvelu Calla Oy (2390883–9).
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Kaikki tarjoajat täyttivät soveltuvuusvaatimukset koskien referenssejä ja palveluntuottajan vastuuhenkilön kokemuksesta hautaustoimistopalvelujen järjestäjänä. Hankintayksikkö tulee tarkastamaan hankintalain 80 §:n mukaiset pakolliset poissulkuperusteet ennen hankintasopimuksen tekemistä.
Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus
Hankintalain 79 §:n mukaan ennen tarjousten valintaa hankintayksikön on tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjoukset täyttivät myös tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset.
Tarjousvertailu
Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan painoarvo on 100 %. Palvelua koskevat ehdottomat laatuvaatimukset ovat kuvattu tarjouspyynnön palvelukuvauksessa ja sen liitteissä.
Vertailuhinta on XXX euroa/hautaus. Lisäksi arkkuhautauksissa kantajalisä on tarpeen vaatiessa 75 euroa/henkilö. Antamalla tarjoushinnan hautauksista palveluntuottaja sitoutuu tuottamaan vainajien siirtokuljetuspalvelut tilaajan määrittelemällä hinnalla. Vainajan siirtokuljetuksesta tarjoajalle maksettava kiinteä hinta on 100 euroa/vainajan kuljetus ma – pe kello 8–16. Vainajien siirtokuljetuksen hinta pääkaupunkiseudulla (Vantaa, Helsinki, Espoo, Kauniainen, Kerava) ma -pe kello 8–16 ulkopuolella on 120 euroa/vainajan kuljetus.
Halvimman vertailuhinnan tarjouksessaan antanut tarjoaja on tarjouskilpailun voittaja, ja valitaan toimittajaksi. Halvimman tarjoushinnan antoi Hämeenlinnan Hautauspalvelu Calla Oy.
Tarjousvertailu ilmenee liitteestä 1 tarjousvertailu.
Sovelletut oikeusohjeet
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)
Hallintolaki (434/2003)
Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006)