VAKEDno-2023-2171
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön 46 §:n mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Asiasta päättäminen kuuluu em. määräyksen nojalla hallintojohtajan toimivaltaan.
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena ovat Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kokoustila Kuninkaalaan os. Neilikkatie 17 kokouskalusteet (edustus-/kokoustila). Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjousta tilan pöydistä, 26 tuolista, tilan reunoille tulevista sivutuoleista ja pöytätasoista sekä puhujanpöntöstä. Kalusteet tulee olla toimitettuna elokuussa siten, että ne on asennettu 21.8.2023 mennessä. Tarjoajan tuli ottaa huomioon tarjotuissa kalusteissa se, että kokoustila toimii hyvinvointialueen virkaorganisaation kokousten lisäksi edustustilana, aluehallituksen sekä muiden toimielinten kokoustilana, ja sen vuoksi tarjotuissa kalusteissa tuli olla arvokkuutta ja tyylikkyyttä. Tämän johdosta valintaperusteena on hinta-laatusuhteeltaan paras. Tarve oli mahdollisimman U-malliselle pöydälle (tilan reunaehdot huomioiden). Pöydässä tuli olla paikka 26 luottamushenkilölle. Pöydässä tuli olla sähköpistokepaikat jokaisen paikan läheisyydessä. Lisäksi pöydissä tuli olla läpiviennit, sillä jokaiselle pöytäpaikalle tulee luottamushenkilölle tarkoitettu kokousmikrofoni (pöytäversio). Tilaaja ei sitoudu hankintamääriin.
Päätöksenteon perusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että tarjouksista arvioitiin kalusteiden laatu- ja käyttöominaisuuksia, tilan edustavuutta, hintaa sekä tilaratkaisun tavoitteiden toteutumista tarjoajan esittämässä suunnitelmassa.
Hankintamenettely
Tarjouspyyntö julkaistiin Tarjouspalvelu.fi-ilmoituskanavassa 16.6.2023 (Korjattu versio 22.6.2023). Tarjouspyynnön täydennyksenä 22.6.2023 vastattiin kirjallisesti määräaikaan (21.6.2023 klo 13.00) mennessä esitettyihin lisätietokysymyksiin.
Tarjousten jättämisen määräaikaan 27.6.2023 klo 9.00 mennessä saatiin yksi (1) tarjous. Tarjouksen jätti Tila Partnerit Oy tarjouspyynnön mukaisesti.
Hankinta ratkaistiin tarjouspyynnön mukaisesti kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella siten, että valinnan tärkeysjärjestys on 1. tilan edustavuus, 2. hinta, 3. kalusteiden laatu- ja käyttöominaisuudet, ja 4. tilaratkaisun tavoitteiden toteutuminen tarjoajan esittämässä suunnitelmassa.
Päätän hankkia Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle kokouskalusteet kokoustila Kuninkaalaan (os. Neilikkatie 17) Tila Partnerit Oy:ltä. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on noin 28 600 euroa (alv. 0 %), joten kyse on hankintalain kansallisen kynnysarvon alittavasta pienhankinnasta. Sitova sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella tilauksella/sopimuksella.