§ 20 Konsulttipalvelun hankinta palkkajärjestelmäprojektin läpivientiin

Päätöksen peruste

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön 46 §:n mukaan henkilöstöjohtaja päättää alle 60.000 euron hankinnoista,​ sopimuksista ja sitoumuksista. Asiasta päättäminen kuuluu em. määräyksen nojalla henkilöstöpäällikön toimivaltaan. 

Kuvaus

Asian valmistelija: Juha Saarinen, henkilöstöjohtaja  

Tausta 

Hyvinvointialueilla otetaan 1.10.2026 käyttöön uusi osaamiseen ja vastuuseen perustuva tasopalkkajärjestelmä. SOTE-sopimuksen piiriin kuuluu Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella (jäljempänä ”VAKE”) noin 4 500 työntekijää, jotka työskentelevät 141 eri nimikkeellä. Uudistuksessa siirrytään tehtävän vaativuuden arviointiin (TVA) perustuvasta palkkausmallista osaamis- ja vastuuperusteiseen tasopalkkajärjestelmään (OSVA, tasot A–D). Käyttöönotto edellyttää VAKE:ssa tehtävänkuvien päivittämistä, OSVA-tasojen määrittelyä, kustannusvaikutusten laskentaa sekä henkilöstön sijoittelua uusille tasoille yhdessä toimialojen kanssa. 

Hankinnan kohde ja hankintamenettely 

Hankinnan kohteena on konsulttipalvelun hankinta palkkajärjestelmäprojektin läpivientiin. Toimittajan keskeisiin tehtäviin kuuluvat: OSVA-tasomäärittelyjen koordinointi ja laadunvarmistus toimialojen välillä; kustannusvaikutusten skenaariokohtainen laskenta ennen virallisia päätöksiä; palkkaustyöryhmätyöskentelyn valmistelu; sekä lähijohtajien viestinnän ohjeistaminen. Toimittajalta edellytetään hyvinvointialueilla käytössä olevien palkkausjärjestelmien sekä työehtosopimusten tuntemusta sekä kokemusta vastaavista uudistuksista julkisella sektorilla. 

VAKE:n henkilöstöyksikön oli tarkoitus toteuttaa palkkajärjestelmäprojektin läpivienti omana työnä, mutta ennakoimattoman henkilöstövajeen ja palkkausmallin uudistamisen tiukan aikataulun vuoksi tätä ei ole mahdollista toteuttaa sisäisin resurssein. Sisäinen valmistelu ei ole edennyt riittävällä aikataululla eikä riittävällä projektinjohtamisosaamisella. Projekti tarvitsee ulkopuolisen vetäjän ja sisäisille toimijoille vahvan tuen, joka tuntee palkkausjärjestelmät ja TES-rakenteet. Lisäksi valittu toimittaja pystyy aloittamaan palvelun tuottamisen heti.  

Tarjouspyynnön mukaisesti tarvitaan tuki, joka tunnistaa riskit, pitää projektin vaiheet hallinnassa ja vie konkreettisia kokonaisuuksia loppuun ja etenkin osaa ottaa huomioon, miten asiassa pitää sisäisesti viestiä ja osallistaa toimialat.  

Hankintaan ei sovelleta hankintalakia, (1397/2016) sillä kysymyksessä on kansallisen kynnysarvon alittava palveluhankinta. Edellä mainituista syistä johtuen ja tilanteen kiireellisyyden takia pienhankintaa ei ole kilpailutettu hankintaohjeiden mukaisesti pienhankintana, eikä ole käytetty sähköistä kilpailutusjärjestelmää. Tarjous pyydettiin yhdeltä toimittajalta sähköpostitse. Sopimus tullaan tekemään yhden toimittajan kanssa. 

Kyseessä on kertahankinta ja hankinnan arvolisäveroton kokonaisarvo on enintään 55.000 €. 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue ei sitoudu tiettyihin tilaus- tai hankintamääriin.   

Päätös

Päätän hankkia Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle Konsulttipalvelun Perform and Pay Oy:lta  palkkajärjestelmäprojektin läpivientiin. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on noin 55.000 € (alv % 0). 

Tämä päätös on ehdollinen siihen saakka, kun ylemmällä toimielimellä on mahdollisuus käyttää hallintosäännön 29 §:n mukaista otto- oikeuttaan. Sitova sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella sopimuksella. 

Hankintasopimus  

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Ennen sopimuksen allekirjoittamista tarkastetaan, että toimittaja täyttää tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain (1233/2006) mukaiset velvollisuudet. Selvitysvelvollisuus käsittää mm. rekisteriotteet (ennakkoperintä, työnantaja, alv), verovelkatodistuksen sekä todistukset työntekijöiden eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Asiakirjat eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia sopimuksen allekirjoitushetkellä.