VAKEDno-2023-4575
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön 32 §:n mukaan hyvinvointialuejohtajan toimivaltaan kuuluu päättää sopimuksista hallintosäännön 46 §:n mukaisesti, jonka perusteella hyvinvointialuejohtajan toimivaltaan kuuluu palvelualuerajat ylittävien hyvinvointialuetasoisten sopimusten hyväksyminen.
Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023, asiakastietolaki) 16 §:ssä säädetään asiakastietojen rekisterinpitäjyydestä niissä tilanteissa, kun sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajan toiminta on päättynyt. Lainkohdan mukaisesti näissä tilanteissa palveluntuottajilta siirrettävien henkilötietojen rekisterinpitäjiä ovat hyvinvointialueet, Helsingin kaupunki ja Kansaneläkelaitos (jäljempänä Kela). Mainittujen tahojen on tullut tehdä Kelan kanssa sopimus yhteisrekisterinpitäjyydestä kyseisissä yhteisrekisterinpitäjyyteen liittyvissä tilanteissa, koska niillä on yhdessä Kelan kanssa rekisterinpitäjän vastuu toimintansa päättäneiden palvelunantajien potilas- ja asiakasasiakirjoista sekä niihin liittyvistä lokitiedoista. Asiakastietolan 16 §:n 1 momentin mukaan palvelunantajan on toiminnan päätyttyä huolehdittava siitä, että asiakirjat toimitetaan Kelan säilytettäväksi ilman aiheetonta viivytystä. Asiakastietolain 16 §:n 3 momentin mukaan kukin hyvinvointialue tai Helsingin kaupunki sekä Kela ovat yhteisrekisterinpitäjiä. Kela vastaa yhteisrekisterinpitäjänä tietojen turvallisuuden varmistamisesta sekä tietojen säilyttämisestä ja hävittämisestä siten kuin asiakastietolain 16 §:ssä säädetään ja toimii tietosuoja-asetuksen 26 artiklan 1 kohdan mukaisena rekisteröidyn yhteyspisteenä. Kukin hyvinvointialue tai Helsingin kaupunki vastaa muista tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisterinpitäjän vastuista.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, jäljempänä tietosuoja-asetus) 26 artiklan 1 kohdan mukaan, jos vähintään kaksi rekisterinpitäjää määrittää yhdessä käsittelyn tarkoitukset ja keinot, ne ovat yhteisrekisterinpitäjiä. Ne määrittelevät keskinäisellä järjestelyllä läpinäkyvällä tavalla kunkin vastuualueen tietosuoja-asetuksessa vahvistettujen velvoitteiden noudattamiseksi, erityisesti rekisteröityjen oikeuksien käytön ja 13 ja 14 artiklan mukaisten tietojen toimittamista koskevien tehtäviensä osalta, paitsi jos ja siltä osin kuin rekisterinpitäjien vastuualueet määritellään rekisterinpitäjiin sovellettavassa EU:n oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä. Saman 26 artiklan 2 kohdan mukaan 1 kohdassa tarkoitetusta järjestelystä on käytävä asianmukaisesti ilmi yhteistenrekisterinpitäjien todelliset roolit ja suhteet rekisteröityihin nähden. Järjestelyn keskeisten osien on oltava rekisteröidyn saatavilla. Tietosuoja-asetuksen 26 artiklan 3 kohdan mukaan riippumatta tarkoitetun järjestelyn ehdoista, rekisteröity voi käyttää asetuksen mukaisia oikeuksiaan suhteessa kuhunkin rekisterinpitäjään ja kutakin rekisterinpitäjää vastaan.
Tällä päätöksellä hyväksytään päätösesityksen liitteenä oleva Sopimus yhteisrekisterinpitäjyydestä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain 16 §:n mukaisesti, jonka tarkoituksena on kuvata, mitkä ovat sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietolain 16 §:ssä mainitun yhteisrekisterinpitäjyyden vastuualueet. Sopimuksessa määritellään yhteisrekisterinpitäjyyteen liittyvät menettelytavat rekisteröidyn oikeuksien sekä muiden yhteisrekisterinpitäjille kuuluvien velvollisuuksien toteuttamiseksi. Sopimuksen osapuolena toimivat yhteisrekisterinpitäjät eivät suorita toisilleen korvauksia sopimuksessa kuvatuista toimenpiteistä ja velvollisuuksista. Kelan toimintamenoista katetaan aineiston siirrosta syntyvät kustannukset, jos palvelunantaja on varaton. Jos palvelunantajalla ei ole varoja aineiston siirtämiseksi Kanta-palveluihin, palvelunantaja toimittaa tiedot Kelaan ja Kelassa arvioidaan kustannustehokkain tapa aineistojen säilyttämiseen ja arkistointiin. Mikäli tapauskohtainen ratkaisu on tietojen siirtäminen Kantaan, kustannukset siirrosta Kantaan katetaan Kelan toimintamenoista.
Sopimuksen osapuolet pyrkivät tukemaan toisiaan sopimuksen mukaisessa yhteisrekisterinpitäjyyden toteuttamisessa yhteistyön hengessä. Yhteisrekisterinpitäjät huolehtivat osaltaan siitä, että kaikki osapuolet pystyvät täyttämään tietosuojaa koskevat velvollisuutensa ja että rekisteröidyn oikeudet toteutuvat yhteisrekisterinpitäjyydessä. Yhteisrekisterinpitäjät vastaavat tahollaan siitä, että tarvittavat yhteystiedot rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi ovat osapuolten tiedossa ja jatkuvasti ajan tasalla. Sopimus on voimassa toistaiseksi.
Päätän hyväksyä tämän päätöksen liitteenä olevan Sopimuksen yhteisrekisterinpitäjyydestä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain 16 §:n mukaisesti.