Kuvaus
Asian valmistelija: Tarja Kokkonen
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on Konsulttipalvelujen hankinta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle määräaikaiselle sopimuskaudelle siten, että sopimus on voimassa sopimuksen allekirjoittamisesta kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen Tilaaja varaa oikeuden jatkaa sopimusta kahdella optiovuodella, yksi (1) vuosi kerrallaan (1+1 v).
Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjousta osa-aluekohtaisesti konsulttipalveluista henkilötyöpäivän laskutuksen perusteella. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset kuvattiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.
Hankinta on jaettu neljään (4) osa-alueeseen: 1. Palveluiden järjestämisen ja muutoksen tuki 2. Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden laadun, vaikuttavuuden ja kustannuskehityksen tuki 3. Hyvinvointialueen palveluiden ja toimintojen kehittämisen tuki ja 4. Hyvinvointialueen hankkeiden ja projektien hallinnollinen tuki.
Kilpailutuksen perusteella muodostetaan neljän (4) eri osa- alueen puitejärjestely. Puitejärjestelyn piiriin otetaan osa-aluekohtaisesti 10–15 (kymmenen tai viisitoista) tarjouspyynnön ehdot täyttävää palveluntuottajaa, mikäli tarjouspyynnön ehdot täyttäviä tarjouksia on saatu vähintään tuo määrä.
Asian tausta
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on julkaissut 20.12.2023 EU- hankintailmoituksen HILMA- portaalissa, Internet- osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, sekä Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosan sähköisessä TED- portaalissa. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Kyseessä on EU- kynnysarvon ylittävä hankinta.
Tarjousten jättämisen määräaikaan, 19.1.2024 klo 12:00 mennessä saapui kaksikymmentä kolme (23) tarjousta.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Tarjoajia koskevat seuraavat soveltuvuusvaatimukset tarkastetaan ennen hankintasopimuksen tekemistä: Tilaajavastuulain mukaiset työantajan velvoitteet, rahoituksellinen ja taloudellinen tilanne. Selvitykset pyydetään lähtökohtaisesti vain tarjousvertailussa valituksi tulevilta tarjoajilta, pois lukien ne vaatimukset, joissa on erikseen mainittu, että selvitys on ladattava tarjoukseen.
Hankintayksikkö tulee tarkastamaan hankintalain 80 §:n mukaiset pakolliset poissulkuperusteet ennen hankintasopimuksen tekemistä.
Referenssit
Hankintalain (1397/2016) 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84—86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Tarjoajalla on oltava hankinnan kohde, laajuus ja laatu huomioon ottaen riittävästi kokemusta vastaavan tyyppisistä ja kokoisista hankinnoista viimeksi kuluneelta kolmelta (3) vuodelta. Referenssikohteita on oltava vähintään yksi (1). Referenssiselvityksessä tuli esittää ainoastaan ne referenssit, jotka ovat vastaavia hankittavan palvelun kannalta.
Referenssistä tulee ilmetä referenssin yhteyshenkilön yhteystiedot, sopimuskausi, tarjoajan osuus hankinnassa, palvelun pääpiirteinen sisältö sekä hankinnan arvo (alv 0 %). Tarjoajan tuli ladata selvityksen referensseistä tarjouksensa liitteeksi tarjouspyynnön liitteellä 3 Referenssit, ohjeiden mukaan täytettynä, tarjouspyynnön kohdassa "Muut ehdot"- "Referenssit".
Kaikki tarjoajat täyttivät soveltuvuudelle asetetut vaatimukset referenssien osalta.
Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus
Osa- aluekohtaiset nimetyn asiantuntijan vähimmäisvaatimukset / referenssit
Tarjouspyynnön mukaisesti Tarjoajan nimeämällä asiantuntijalla tuli olla kolmen (3) vuoden kokemus vastaavista sosiaali- ja terveysalan kehittämistehtävistä/-projekteista, joista vähintään kahden (2) kehittämistehtävän/- projektin tulee olla viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta.
Tarjouspyynnön jokaisessa liitteissä (4–7), johon tarjoaja on tehnyt tarjouksen, tuli täyttää asiantuntijan referenssit omille riveille: Referenssi 1 ja Referenssi 2.
Tarjousten tarkastamisessa todettiin nimetyn asiantuntijan referenssien osalta että:
Tietoevry Care Consulting Oy:n tarjous ei ollut tarjouspyynnön mukainen liite 5 / osaalueessa 2. Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden laadun, vaikuttavuuden ja kustannuskehityksen tuki
- Tarjoajan ilmoittaman asiantuntijan toista (2) referenssiä ei ole ilmoitettu tarjouslomakkeen liitteessä 5.
Tietoevry Care Consulting Oy:n ilmoituksen mukaan Liitteessä 7 / osa-alue 4. Hyvinvointialueen hankkeiden ja projektien hallinnollinen tuki
- Tarjoajan ilmoittama nimetty asiantuntija ei ole enää yrityksen palveluksessa.
Hankintalain 79 §:n mukaan ennen tarjousten valintaa hankintayksikön on tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Edellä mainituin perustein Hankintayksikkö hylkää Tietoevry Care Consulting Oy:n
tarjouksen osa-alueessa 2 (liite 5) ja osa- alueessa 4 (liite 7).
Muut tarjoajat täyttivät asiantuntijoita koskevat soveltuvuudelle asetetut vaatimukset referenssien osalta.
Tarjousvertailu
Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, hinta- laatusuhteeltaan paras. Sopimuskumppaniksi valitaan tarjouspyyntöasiakirjoissa kuvatuin perustein parhaan hinta- laatusuhteen tarjonnut tarjoaja. Vertailuhinta muodostuu sekä hinnasta 30 % että laadusta 70 %. Tarjoajan oli siten mahdollista saada hintapisteitä yhteensä 30 ja laatupisteitä 70.
Konsulttipalveluiden hankintaa koskevan tarjouskilpailun perusteella muodostetaan puitejärjestely valittujen palveluntuottajien kesken osa- aluekohtaisesti aiemmin kuvatun mukaisesti.
Nimetyn asiantuntijan osa- aluekohtaiset vaatimukset / pisteytys
Tarjouspyynnön liitteissä (4, 5, 6, 7) on osa- aluekohtaisesti kuvaus asiantuntijoiden työkokemus ja koulutusvaatimuksista. Vähimmäisvaatimuksen ylittävä kokemus on mukana tarjousten vertailussa. Lomakkeella on kerrottu, miten kokemus ja koulutus pisteytetään. Lomakkeelta tulee käydä yksiselitteisesti esille pisteeseen oikeuttavan kokemuksen ja koulutuksen kuvaus.
Mikäli kuvauksesta ei käy yksiselitteisesti esille pisteeseen oikeuttava kokemus tai koulutus esimerkiksi kokemuksen keston tai roolin tai muun osalta, hankintayksikkö varaa oikeuden antaa tarjoajalle kyseisestä kohdasta nolla pistettä. Hankintayksikkö on merkinnyt tarjoajien nimettyjen asiantuntijoiden pisteet ja perustelut vertailutaulukkoon.
Hankintapäätös
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen konsernipalvelujen toimialajohtaja on päätöksellään 26 § 03.05.2024 (VAKEDno-2023-2971) hylännyt Tietoevry Care Consulting Oy:n tarjouksen tarjouspyyntöä vastaamattomana osa- alueissa 2 ja 4. ja valinnut konsulttipalvelujen Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sote-palveluiden kehittämiseen sopimustoimittajiksi seuraavat tarjoajat:
Osa-alue 1 / Palveluiden järjestämisen ja muutoksen tuki: Delfoi Oy, Deloitte Consulting Oy, FCG Finnish Consulting Group Oy, Flovio Oy, Futurice Oy, Gesund Partners Oy, Gofore Lead Oy, KPMG Oy Ab, Loihde Advance Oy, Medielli Oy, Mynavigo Oy, NHG Finland Oy, Savoa Partners Oy, SOS lapsikyläsäätiö sr, Tietoevry Finland Oy, Timo Kivisto Consulting Oy, Uuke Oy ja Valor Partners Oy
Osa-alue 2 / Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden laadun, vaikuttavuuden ja kustannuskehityksen tuki: BCB Medical Oy, Creatido Oy, Deloitte Consulting Oy, FCG Finnish Consulting Group Oy, Futurice Oy, Gesund Partners Oy, Gofore Lead Oy, KPMG Oy Ab, Loihde Advance Oy, Medielli Oy, Mynavigo Oy, Netum Oy, NHG Finland Oy, Savoa Partners Oy, Timo Kivisto Consulting Oy ja Uuke Oy
Osa-alue 3 / Hyvinvointialueen palveluiden ja toimintojen kehittämisen tuki: Delfoi Oy, Deloitte Consulting Oy, FCG Finnish Consulting Group Oy, Flovio Oy, Futurice Oy, Gesund Partners Oy, Gofore Lead Oy, KPMG Oy Ab, Medielli Oy, Mynavigo Oy, NHG Finland Oy, QMS Nordic Oy, Savoa Partners Oy, Sotemuotoilu Oy, Tietoevry Finland Oy, Timo Kivisto Consulting Oy ja Uuke Oy
Osa-alue 4 / Hyvinvointialueen hankkeiden ja projektien hallinnollinen tuki: Deloitte Consulting Oy, Flovio Oy, Futurice Oy, Gesund Partners Oy, Gofore Lead Oy, KPMG Oy Ab, Mynavigo Oy, Netum Oy, NHG Finland Oy, QMS Nordic Oy, Savoa Partners Oy, Tietoevry Finland Oy ja Uuke Oy.
Hankintaoikaisun käsittely
Hankintayksikkö on tehnyt tarjousvertailun uudelleen ja vertailutaulukon tarkastamisessa todettiin seuraavat asiat: (Liitteenä olevasta vertailutaulukosta ilmenee tarjoajien tarkemmat pisteytykset ja perustelut)
Osa-alueessa 1. vertailutaulukossa on virheellisesti kirjattu Timo Kivisto Consulting Oy:n asiantuntijan työkokemuspisteiksi kymmenen (10) pistettä kun kohdassa tulisi olla 0 pistettä, koska kuvauksesta ei ilmene riittävää työkokemusta.
Gofore Lead Oy:n yhteenlasketut laatupisteet on kirjattu virheellisesti (55) pistettä, kun pisteitä pitäisi olla 60 pistettä.
Mynavigo Oy:n yhteenlasketut pisteet on kirjattu virheellisesti (59) pistettä, kun pisteitä pitäisi olla 64 pistettä.
Valor Oy:n yhteenlasketut laatupisteet on kirjattu virheellisesti (40) pistettä, kun pisteitä pitäisi olla 50 pistettä.
Osa-alueessa 2 Uuke Oy:n asiantuntijan koulutuspisteet on merkitty virheellisesti nolla (0) pistettä, kun pisteitä pitäisi olla 10 pistettä.
Mynavigo Oy:n asiantuntijan koulutuspisteisiin on kirjattu virheellisesti kymmenen (10) koulutuspistettä, kun pisteitä pitäisi olla nolla (0) pistettä.
Osa-alueessa 3. Flovio Oy:n yhteenlasketut laatupisteet on kirjattu virheellisesti 35 pistettä, kun pisteitä pitäisi olla 40 pistettä.
Vertailutaulukkoon on jäänyt virheellisesti vähentämättä Sotemuotoilu Oy:n asiantuntijan viisi (5) työkokemuspistettä.
Medielli Oy:n yhteenlasketut laatupisteet on kirjattu virheellisesti 55 pistettä, kun pisteitä pitäisi olla 65 pistettä.
Mynavigo Oy:n asiantuntijan työkokemuspisteiksi on alkuperäisessä hankintapäätöksessä virheellisesti merkitty 20 pistettä ja hankintayksikkö on korjannut pisteitä vähentämällä (-10) pistettä puutteellisen työkokemuksen vuoksi.
Sotemuotoilu Oy:n asiantuntijan työkokemuspisteistä on jäänyt virheellisesti vähentämättä viisi (5) pistettä ja jäljelle on jäänyt viisi (5) pistettä.
Osa-alueessa 4. vertailutaulukkoon on jäänyt virheellisesti vähentämättä Futurice Oy:n asiantuntijan työkokemuksesta kymmenen (10) pistettä puutteellisen työkokemuksen vuoksi.
Mynavigo Oy:n yhteenlasketut laatupisteet on kirjattu virheellisesti 25 pistettä, kun pisteiden tulisi olla 30 pistettä.
Uuke Oy:n yhteenlasketut laatupisteet on kirjattu virheellisesti 35 pistettä, kun pitäisi olla 50 pistettä.
Virheellisesti kirjatut pisteet on korjattu ja merkitty punaisella fontilla, solun tausta on keltainen.
Virheellisesti merkityt laatupisteet on merkitty vertailutaulukon osa-alueiden lopussa oleviin laatupisteiden soluihin ja tarjoajan sijoittuminen on merkitty punaisella fontilla niiden tarjoajien kohdalla, joissa on uudelleen tehdyn vertailun perusteella tullut muutoksia.
Hankintayksikön itseoikaisu
Hankintalain 132 §:n 1 momentissa säädetään hankintaoikaisun tekemisestä. Hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin.
Hankintalain 133 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen omasta aloitteestaan tai asianosaisen vaatimuksesta. Hankintayksikkö voi itse ottaa hankintapäätöksen tai ratkaisun korjattavakseen 90 päivän kuluessa siitä, kun hankintaoikaisun kohteena oleva päätös tai ratkaisu on tehty.
Edellä mainittuun perustuen hankintayksikkö on päättänyt ottaa asian käsiteltäväksi omasta aloitteestaan päätöksen 26 § 3.5.2024 (VAKEDno-2023-2971) hankintaoikaisuna hankintalain 133 §:n 1 momentin mukaisesti. Silloin kuin alkuperäistä hankintapäätöstä rasittaa virhe ja se vaikuttaa hankintamenettelyn lopputulokseen on hankintayksiköllä velvollisuus korjata päätöstä (mm. MAO 356/18). Hankintayksikkö korjaa siten päätöstä edellä mainituilla tavoin johtuen virheellisyyksistä vertailutaulukossa ja pisteiden laskennassa. Korjaamisen johdosta pisteytys muuttuu osan tarjoajien kohdalla ja sitä myöden myös osan tarjoajien etusijajärjestys muuttuu. Hankintalain 132 §:n 2 momentin mukaan päätöksen tai ratkaisun oikaiseminen ei edellytä asianosaisen suostumusta.