Kuvaus
1. Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Sähköisen pysyväisarkiston hankinnasta SaaS palveluna (jäljempänä myös Pysyväisarkisto).
2. Hankintamenettely
Hankinta on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki) 26 §:n mukainen EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.
Hankinnasta julkaistiin ennakkoilmoitus 3.10.2024 nro 2024-014822 Hilma-tietokannassa ja TED-numero 594826-2024 sekä sisäisellä diaarinumerolla VAKEDno-2024-408.
Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus 15.11.2024 nro 2024-016846 HILMA-tietokannassa osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi ja TED-numero 704702-2024 sekä sisäisellä diaarinumerolla VAKEDno-2024-408.
3. Sopimuskausi
Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että sopimus tehdään neljän (4) vuoden määräaikaisena, minkä jälkeen sopimuskausi jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Irtisanomisaika hankintayksikön puolelta on kuusi (6 kuukautta ja toimittajan osalta 12 kuukautta
4. Kohde
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue hankinnan kohde on Sähköisen pysyväisarkiston hankinta SaaS (Software as a Service) -palveluna tarjouspyynnön liitteenä olevien vaatimusmäärityksien ja muiden liitteiden mukaisesti. Palvelu tulee olla integroitavissa mm. AD:n, tiedonnohjausjärjestelmään (TOS:iin) sekä muihin liitteissä ilmoitettuihin sovelluksiin. Migraatio tulee suorittaa mm. olemassa olevista kahdesta arkistoista, nk. 3.arkistot sekä alas ajettavista sovelluksista vaatimusmäärityksen ja arkkitehtikuvauksen mukaisesti hyödyntäen tarvittavilta osin tilaajan HiQ-integraatioalustaa. Hankittava Ratkaisu tukee asiakirjahallinnon ja arkistotoimen päätehtäviä: aineistojen säilyminen, käytettävyys ja todistusvoima.
Hankinnalla haettiin yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa. SaaS-palvelu perustuu tuotepohjaiseen ratkaisuun. Palvelun tulee olla tuotannossa 12 kuukauden sisällä sopimuksen allekirjoituksesta.
Tilaajan tulee pääsääntöisesti pystyä itse viemään aineistoa Pysyväisarkistoon. Toimittajan tulee sitoutua Tilaajan erikseen tilaamien uusien käytöstä poistuvien sovelluksien aineistojen viemiseksi arkistoon.
Sähköiseen pysyväisarkistoon siirretään pitkäaikaisesti tai pysyvästi säilytettävää ja arkistoitavaa aineistoa. Mikäli kyse on elinkaarensa päättävästä järjestelmästä tai mahdollisesta muusta poikkeavasta tilanteesta, arkistoitava aineisto voi sisältää myös alle kymmenen (10) vuotta säilytettävää aineistoa.
Siirrettävien aineistojen tulee noudattaa Sähke2 -vaatimuksia ja metatietomallia.
Toimitukseen sisältyy neljän (4) kuukauden pituinen pilotointivaihe.
5. Tarjoukset
Tarjoajat saivat esittää tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 28.11.2024 klo 12:00 mennessä. Hankintayksikkö vastasi kysymyksiin 1.12.2024.
Määräaikaan 11.12.2024 klo 12.00 mennessä hankintayksikkö sai neljä (4) tarjousta
- CGI Suomi Oy,
- Disec Oy,
- Profium Oy ja
- twoday Oy.
6. Tarjousten käsittely
Saadun tarjouksen arviointi toteutettiin hankintalain mukaisesti noudattaen seuraavia vaiheita:
- tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja
- tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi.
7. Tarjoajan soveltuvuus
Tarjoajilta edellytettiin rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen sekä tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvien vaatimusten täyttämistä.
Tilaajan vaatimus referenssistä oli: Tarjoajalla on oltava vähintään kolme (3) eri referenssikohdetta hankinnan kohdetta toiminnallisesti vastaavasta ratkaisusta viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta. Tarjottavien referenssien tulee olla otettu hyväksytysti tuotantokäyttöön vähintään yhden (1) vuoden ajaksi viimeisen kolmen (3) vuoden aikana, jonka aikana Tarjoaja on vastannut tuotantokäytön tuesta ja ylläpidosta. Kolmen (3) vuoden aika lasketaan siitä, milloin tämä tarjous tulee viimeistään jättää. Selvyyden vuoksi todetaan, että toteutus on tehty kolmen (3) viimeisen vuoden aikana.
Hankintayksikkö tarkisti kaikkien toimittajien referenssit.
CGI Suomi Oy, Disec Oy ja Profium Oy täyttivät tarjoajan soveltuvuuden vaatimukset.
twoday Oy ei täyttänyt vaatimusta kaikkien kolmen (3) referenssin osalta. twoday Oy:n tarjous hylätään soveltumattomana.
8. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjousten pitää olla laadittu täsmällisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintalain mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta.
Tarjouspyynnön liitteessä vaatimusmääritykset on ilmoitettu että ”Tarjotun ratkaisun on täytettävä jokainen pakolliseksi esitetyistä vaatimuksista. Mikäli tarjottu ratkaisu täyttää esitetyn vaatimuksen, tarjoaja valitse välilehden valikosta vaihtoehto ”Kyllä”. Mikäli palvelu ei täytä vaatimusta, valitse ”Ei”. Yksikin Ei-vastaus tai yhdenkin kentän tyhjäksi jättäminen pakollisiksi merkittyjen vaatimusten osalta voi olla tarjouksen hylkäysperuste.”
CGI Suomi Oy:n, Disec Oy:n ja Profium Oy:n tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.
9. Vertailu
Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan alla määritellyn mukaisesti Kokonaistoimituksen laatutekijöiden ja tarjoushinnan perusteella. Eniten vertailupisteitä saanut tarjous valitaan. Vertailupisteet lasketaan kahden (2) desimaalin tarkkuudella.
9.1 Hintavertailu
Hinnan painoarvo vertailussa on 60 %. Vertailuhintana käytetään neljän (4) vuoden (Hintaliite) vertailuhintaa. Laskennallinen vertailuhinta määritetään seuraavien kriteerien mukaisesti. Tarjoushinnaltaan edullisin tarjous saa 60 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = edullisimman tarjouksen tarjoushinta (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen tarjoushinnalla (Y) ja kerrottuna 60 pisteellä. Laskukaava: X/Y * 60 pistettä.
|
Toimittaja
|
max pisteet
|
CGI Suomi Oy
|
Disec Oy
|
Profium Oy
|
|
|
60
|
|
|
|
|
Yhteishinta
|
|
2369037,94
|
1826520
|
2453642,88
|
|
Vertailuhinta
|
|
749037,94
|
679020
|
923642,88
|
|
Vertailupisteet
|
|
54,39
|
60,00
|
44,11
|
Halvimman vertailuhinnan on tarjonnut Disec Oy. Disec saa 60 vertailupistettä, CGI Suomi Oy saa 54,39 pistettä ja Profium Oy 44,11 pistettä.
9.2 Laatuvertailu
Laadun painoarvo vertailussa on 40 %. Eniten laatupisteitä saanut tarjous saa 40 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = asianomaisen tarjouksen saamat laatupisteet (Y) jaettuna eniten laatupisteitä saaneen tarjouksen laatupisteillä (X) ja kerrottuna 40 pisteellä (laskukaava: Y/X * 40 pistettä). Tilaajalla on tarvittaessa oikeus pyytää lausunto Tarjoajien tarjouksista oman arviointinsa perustaksi ulkopuoliselta riippumattomalta asiantuntijalta. Laatua arvioidaan ja vertaillaan tarjouspyynnön Liitteessä 17 (Tarjousten laadun vertailukriteerit) esitettyjen laatukriteereiden perusteella
9.2.1 Kokonaistoimituksen projektisuunnitelman ja käyttöönottosuunnitelman toteutuskelpoisuus
Suunnitelman alla kuvatut osa-alueet on kuvattu selkeästi ja kattavasti Pilvipalvelun kokonaistoimituksen osalta ja suunnitelma täyttää Vaatimusmäärittelyn vaatimukset. Arviointi tehdään seuraavien kuvausten ja suunnitelmien pohjalta:
Kokonaistoimituksen Projektisuunnitelma ja käyttöönottosuunnitelma. Lopputuotokset sekä toteutus on kattavasti ja selkeästi kuvattu.
Vertailussa käytetään alla olevien kohtien keskiarvoa.
Toimittajan tehtävien laajuus, vastuutus ja yksityiskohtainen kuvaus vaatimusten mukaisesti. 0–10 pistettä.
Projektisuunnitelma on tehty = 0 pistettä
Projektin tehtävät on kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille = 5 pistettä
Projektin tehtävät on kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille ja projektin riippuvuudet on kuvattu = 10 pistettä
Käyttöönottosuunnitelma on tehty = 0 pistettä
Käyttöönoton tehtävät on kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille = 5 pistettä
Käyttöönoton tehtävät on kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille ja käyttöönoton riippuvuudet on kuvattu = 10 pistettä
|
Toimittaja
|
max.pisteet
|
CGI Suomi Oy
|
Disec Oy
|
Profium Oy
|
|
|
|
|
|
|
|
Projektisuunnitelma
|
10
|
5
|
10
|
5
|
|
Käyttöönottosuun-
|
10
|
5
|
5
|
10
|
|
Keskiarvo
|
10
|
5
|
7,5
|
7,5
|
CGI Suomi Oy oli tehnyt projektisuunnitelman. Projektisuunnitelmassa projektin tehtävät oli kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille. CGI Suomi Oy oli kuvannut ja roolittanut projektin tehtävät Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille, mutta projektin riippuvuuksia ei ole kuvattu. CGI Suomi Oy sai 5 pistettä.
Disec Oy oli tehnyt projektisuunnitelman. Projektisuunnitelmassa projektin tehtävät oli kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille. Disec Oy oli kuvannut ja roolittanut projektin tehtävät Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille sekä projektin riippuvuudet oli kuvattu. Disec Oy sai 10 pistettä.
Profium Oy oli tehnyt projektisuunnitelman. Projektisuunnitelmassa projektin tehtävät oli kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille. Profium Oy oli kuvannut ja roolittanut projektin tehtävät Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille, mutta projektin riippuvuuksia ei ole kuvattu. Profium Oy sai 5 pistettä.
CGI Suomi Oy oli tehnyt käyttöönottosuunnitelman. Käyttöönoton tehtävät oli kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille. CGI Suomi Oy oli kuvannut ja roolittanut käyttöönoton tehtävät Tilaajalle ja Toimittajalle, mutta käyttöönoton riippuvuuksia ei ole kuvattu. CGI Suomi Oy sai 5 pistettä.
Disec Oy oli tehnyt käyttöönottosuunnitelman. Käyttöönoton tehtävät oli kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille. Disec Oy oli kuvannut ja roolittanut käyttöönoton tehtävät Tilaajalle ja Toimittajalle, mutta käyttöönoton riippuvuuksia ei ole kuvattu. Disec Oy sai 5 pistettä
Profium Oy oli tehnyt käyttöönottosuunnitelman. Käyttöönoton tehtävät oli kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille. Profium Oy oli kuvannut ja roolittanut käyttöönoton tehtävät Tilaajalle ja Toimittajalle sekä käyttöönoton riippuvuudet oli kuvattu. Profium Oy sai 10 pistettä.
CGI Suomi Oy:n keskiarvo oli 5 pistettä, Disec Oy:n 5 pistettä ja Profium Oy:n 10 pistettä.
9.2.2 Palvelusuunnitelman toteutuskelpoisuus
Palvelusuunnitelma on kattavasti ja selkeästi kuvattu.
Palvelusuunnitelma on tehty = 0 pistettä
Palveluiden ja ennakoivan ylläpidon tehtävät ja vastuut on aikataulutettu ja roolitettu = 5 pistettä
Palveluiden ja ennakoivan ylläpidon tehtävät ja vastuut on aikataulutettu ja roolitettu sekä Palveluiden jatkuvan kehittämisen malli on kuvattu ja jossa huomioitu Tilaajan mahdollisuus osallistua tai vaikuttaa Palvelun tai laajemmin Ratkaisun kehittämiseen = 10 pistettä
|
Toimittaja
|
max.pisteet
|
CGI Suomi Oy
|
Disec Oy
|
Profium Oy
|
|
|
10
|
|
|
|
|
Palvelusuunnitelma
|
|
10
|
10
|
10
|
Palvelusuunnitelmassa edellytettyjä ennakoivan ylläpidon tehtäviä ei ollut määritelty tarpeeksi tarkasti, joten hankintayksikkö toteaa, että vertailua ei tehdä ja kaikille toimittajille annetaan 10 pistettä, jotta laatuvertailun pisteet pysyvät ilmoitetun mukaisina.
9.2.3 Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelma
Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelma on kattavasti ja selkeästi kuvattu.
Suunnitelman alla kuvatut osa-alueet on kuvattu selkeästi ja kattavasti ratkaisun kokonaistoimituksen osalta ja suunnitelma täyttää Vaatimusmäärittelyn vaatimukset. Arviointi tehdään seuraavien kuvausten ja suunnitelmien pohjalta:
1. Järjestelmäarkkitehtuuri. Suunnitelmasta on käytävä selkeästi ja kattavasti ilmi
1) Ohjelmistot / Sovellukset,
2) Tilaajan aineiston varmistamisen menettelyjen kuvaus ja
3) suorituskyvyn mittauksen ja seurannan menetelmät, joilla varmistetaan Tilaajan Palvelutasotavoitteiden toteutuminen.
2. Integraatioarkkitehtuuri ja –suunnitelma (Sisäiset ja Ulkoiset). Suunnitelmasta on käytävä selkeästi ja kattavasti ilmi
1) Sisäiset ja Ulkoiset integraatiot sekä niiden
2) mahdolliset toteutusvaihtoehdot ja -suunnitelma ja
3) aikataulu.
Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmassa on merkittäviä puutteita = 0 pistettä
Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmasta puuttuu joitain yllä listattuja kohtia = 5 pistettä
Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmassa on kuvattu kaikki yllä listatut kohdat = 10 pistettä
|
Toimittaja
|
max.pisteet
|
CGI Suomi Oy
|
Disec Oy
|
Profium Oy
|
|
|
10
|
|
|
|
|
Kokonaisarkkitehtuuri
|
|
10
|
5
|
10
|
CGI Suomi Oy:n kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmassa käy selkeästi ja kattavasti ilmi kaikki järjestelmäarkkitehtuurin sekä integraatioarkkitehtuuri ja -suunnitelmassa vaaditus asiat. CGI Suomi Oy sai 10 pistettä.
Disec Oy:n kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmassa käy selkeästi ja kattavasti ilmi kaikki järjestelmäarkkitehtuurin sekä integraatioarkkitehtuuri ja -suunnitelmassa vaaditus asiat. Disec Oy ei ollut esittänyt vaadittua integraatioarkkitehtuuri ja -suunnitelmassa vaadittua aikataulua. Disec Oy sai 5 pistettä.
Profium Oy:n kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmassa käy selkeästi ja kattavasti ilmi kaikki järjestelmäarkkitehtuurin sekä integraatioarkkitehtuuri ja -suunnitelmassa vaaditus asiat. Profium Oy sai 10 pistettä.
9.2.4 Osaaminen ja kokemus yli minivaatimuksien
Ehdotettujen asiantuntijoiden osaamisen ja kokemuksen arviointi tarjouspyynnön liitteen 18 mukaisesti. Tarjottavan henkilöstön minimivaatimukset ylittävä osaaminen ja kokemus (Asiantuntijoiden osaaminen ja kokemus -liitteen asiantuntijat): Asiantuntijoiden pisteet suhteutetaan siten että eniten tarjouspyynnön liitteestä 18 pisteitä saanut tarjoaja saa 10 pistettä ja muut suhteutettuna siihen.
|
Toimittaja
|
max.pisteet
|
CGI Suomi Oy
|
Disec Oy
|
Profium Oy
|
|
|
60/ suht.10
|
|
|
|
|
asiantuntijapisteet
|
|
57
|
51
|
46
|
|
suhteutetut pisteet
|
|
10
|
8,95
|
8,07
|
CGI Suomi Oy:n projektipäällikön kokemus muutosjohtamisesta täytti minimivaatimukset. Palvelupäällikkö täytti asiointipalvelun ja asianhallinnan kehittämisestä ja johtamisesta minimivaatimukset. Muutoin asiatuntijat täyttivät kaikki vaatimukset. Pisteitä CGI Suomi Oy sai 57 pistettä ja suhteutettuna 10 pistettä.
Disec Oy:n projektipäällikön kokemus pilvipalveluista täytti 1 pisteen mukaisen vaatimuksen ja projektijohtamisen prosessit ja menetelmät täyttivät minivaatimuksen. Tiedonhallinnan asiantuntijan kokemus tiedonhallinnasta ja soveltuva yleinen ammatillinen kokemus täyttivät minimivaatimukset. Muutoin asiantuntijat täyttivät kaikki vaatimukset. Pisteitä Disec Oy sai 51 ja suhteutettuna 8,95.
Profium Oy:n projektipäällikkö kokemus muutosjohtamisesta ja projektijohtamisen prosessit ja menetelmät täyttivät minimivaatimuksen. Palvelupäällikön kokemus sähköisen arkistointipalvelun ja asianhallinnan kehittämisestä ja johtamisesta täytti minimivaatimuksen. Tiedonhallinnan asiantuntijan kokemus tiedonhallinnasta, soveltuva yleinen ammatillinen työkokemus sekä kokemus tiedonhallinnasta julkisen hallinnon kontekstissa täyttivät minivaatimuksen. Muutoin asiantuntijat täyttivät kaikki vaatimukset. Profium Oy sai pisteitä 46 Ja suhteutettuna 8,07.
9.2.5 Laatupisteet yhteensä
|
Toimittaja
|
max. pisteet
|
CGI Suomi Oy
|
Disec Oy
|
Profium Oy
|
|
|
40
|
|
|
|
|
Projektisuunnitelma ja käyttöönottosuunnitelma keskiarvo
|
|
5
|
7,5
|
7,5
|
|
Palvelusuunnitelma
|
|
10
|
10
|
10
|
|
Kokonaisarkkitehtuuri
|
|
10
|
5
|
10
|
|
Asiantuntijat
|
|
10
|
8,95
|
8,07
|
|
Laatupisteet yhteensä
|
|
35
|
31,45
|
35,57
|
Laatupisteitä on eniten saanut Profium Oy.
10. Kaikki pisteet yhteensä
|
Toimittaja
|
max. pisteet
|
CGI Suomi Oy
|
Disec Oy
|
Profium Oy
|
|
|
100,00
|
|
|
|
|
Hintapisteet
|
60,00
|
54,39
|
60,00
|
44,11
|
|
Laatupisteet
|
40,00
|
35,00
|
31,45
|
35,57
|
|
Yhteensä
|
|
89,39
|
91,45
|
79,68
|
Eniten pisteitä on saanut Disec Oy.
Hankintayksikkö esittää, että Disec Oy valitaan edellä esitetyillä perusteella Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Sähköisen pysyväisarkisto palvelun toimittajaksi.
11. Oikeusperusteet
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön §47 mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Sosiaali- ja terveyspalveluiden palveluhankinnoissa palvelualuejohtaja päättää kuitenkin alle 10 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista.