Kuvaus
Asian tausta
Hankinnan kohteena oli Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Sähköisen pysyväisarkiston SaaS-palvelun hankinta tarvittavine integraatioineen ja migraatioineen.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle siirtyi hyvinvointialueen aloittaessa toimintansa Vantaan ja Keravan kaupungin sosiaali- ja terveydenhuollon arkistoratkaisut. Koska kaupungeilta siirtyneet arkistot oli hankittu asiakas- ja potilastietojen säilytystä varten, tuli Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hankkia keskitetty pysyväisarkistoratkaisu, jonne voidaan siirtää myös muuta hyvinvointialueen pitkäaikaisesti tai pysyvästi säilytettävää arkistoitavaa aineistoa.
Arkistoitavalla aineistolla tarkoitetaan pitkään (yli kymmenen (10) vuotta) säilytettävää tai pysyvästi säilytettävää aineistoa. Mikäli kyse on elinkaaren päättävästä järjestelmästä tai mahdollisesta muusta poikkeavasta tilanteesta arkistoitava aineisto voi myös kattaa lyhyen, alle kymmenen (10) vuotta säilytettävän aineiston.
Ratkaisu tukee asiakirjahallinnon ja arkistotoimen päätehtäviä: aineistojen säilyminen, käytettävyys ja todistusvoima.
Hankinta on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki) 26 §:n mukainen EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.
Hankinnasta julkaistiin ennakkoilmoitus 3.10.2024 nro 2024-014822 Hilma-tietokannassa ja TED-numero 594826-2024 sekä sisäisellä diaarinumerolla VAKEDno-2024-408.
Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus 15.11.2024 nro 2024-016846 HILMA-tietokannassa osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi ja TED-numero 704702-2024 sekä sisäisellä diaarinumerolla VAKEDno-2024-408.
Konsernipalvelujen toimialajohtaja on 13.1.2025 tekemällään päätöksellään § 1 päättänyt hylätä twoday Oy:n tarjouksen soveltumattomana.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue vastaanotti twoday Oy:ltä oikaisupyynnön 20.1.2025.
twoday Oy:n oikaisupyyntö
twoday Oy on 20.1.2025 vireille tulleessa hankintaoikaisussaan vaatinut, että hankintayksikkö oikaisee tekemäänsä hankintapäätöstä siten, että twoday Oy:n referenssi hyväksytään, koska ilmoitetun referenssin tuotantoonotto on tapahtunut toimittajan mielestä referenssissä vaaditun mukaisesti.
Hankintayksikkö käsittelee hankintaoikaisuvaatimuksen.
twoday Oy:n oikaisupyynnön päätöksen perustelut
twoday Oy on esittänyt tarjouksensa liitteenä referenssin, minkä Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on hylännyt.
Referenssien osalta hankintayksikkö on vaatinut, että
”Tarjoajalla on oltava vähintään kolme (3) eri referenssikohdetta hankinnan kohdetta toiminnallisesti vastaavasta ratkaisusta viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta. Tarjottavien referenssien tulee olla otettu hyväksytysti tuotantokäyttöön vähintään yhden (1) vuoden ajaksi viimeisen kolmen (3) vuoden aikana, jonka aikana Tarjoaja on vastannut tuotantokäytön tuesta ja ylläpidosta. Kolmen (3) vuoden aika lasketaan siitä, milloin tämä tarjous tulee viimeistään jättää. Selvyyden vuoksi todetaan, että toteutus on tehty kolmen (3) viimeisen vuoden aikana.
1. Vähintään yhden (1) referensseistä tulee olla sähköisestä pysyväisarkistosta, mikä sisältää vähintään 10 GB aineistoja. Palvelu tulee olla toimitettu SaaS palveluna.
2. Vähintään yhden (1) referensseistä tulee olla julkishallinnon pysyväisarkiston palvelusta. Palvelu tulee olla toimitettu SaaS palveluna. Palvelussa tulee olla toteutettu AD-liittymä ja TOS-liittymä. Arkistossa ei saa olla rajoitteita arkiston koolle eikä yksittäisen tallennettavan asiakirjan koolle.
3. Vähintään yhden (1) referensseistä tulee olla julkishallinnon pysyväisarkiston palvelusta. Palvelu tulee olla toimitettu SaaS palveluna. Palvelussa tulee olla toteutettu AD-liittymä, TOS-liittymä ja 1 muu liittymä (esim. asiakirjahallintajärjestelmään). Arkistoon on tallennettu mm. asiat/asiakirjat ja kuvatietoja sekä manuaalisesti että integraation kautta. Arkistoon on myös tallennettu lokitietoja. Arkistossa ei saa olla rajoitteita arkiston koolle eikä yksittäisen tallennettavan asiakirjan koolle.
Tilaaja pidättää itsellään oikeuden arvioida referenssin vastaavuus tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatun hankinnan kanssa. Tilaajalla on oikeus tarkistaa referenssi.”
twoday Oy on ilmoittanut tarjouksessaan referenssinä vaaditut kolme (3) referenssiä.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on tarkistanut kaikkien tarjouksien referenssit.
twoday Oy:n ilmoittamista referensseistä hyväksyttiin referenssit 1. ja 2. tarkistuksen jälkeen. Kolmannen referenssin sopimuskausi on alkanut 29.10.2018.
twoday Oy pyytää oikaisua tehtyyn tulkintaan hylätyn referenssin osalta.
twoday Oy on tuonut esille oikaisupyynnössään, että 3. referenssinä esitetystä palvelusta sopimus on tehty 29.10.2018 ja että se olisi otettu tuotantoon 1.5.2022. Varsinaisessa tarjouksessa tarjoaja oli tuonut esille vain, että sopimus on alkanut 29.10.2018 ja jatkuu. Toteutus on tarjoajan tarkennuksen mukaan tapahtunut noin neljän (4) vuoden aikana.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on tarkistanut referenssin. Referenssiasiakkaan yhteyshenkilö on ilmoittanut 17.12.2024, että referenssi on otettu tuotantoon 16.9.2019.
Edellä mainitun perusteella referenssin tarkastuksessa on tullut esille, että tuotantoonotto ei ole tapahtunut kolmen (3) viime vuoden aikana eikä tarjoajan tarkennuksien perusteella referenssiä ei ole toteutettu kolmen (3) viime vuoden aikana.
Referenssi (3. referenssi) ei täytä tarjouspyynnössä esitettyjä vaatimuksia, eikä hankintayksikkö voi hankintaoikaisua käsitellessään jälkikäteen muuttaa tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia.
Oheismateriaali: twoday Oy:n hankintaoikaisuvaatimus 20.1.2025, (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom 20 kohta)