Kuvaus
Hankinnan kohteena on vakuutusmeklaripalvelu, jossa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on voimassa oleva sopimus sopimuskaudelle 4.2.2022-31.12.2024. Koska sopimuskausi on päättymässä, hankinta on kilpailutettu uudelleen siten, että uusi sopimuskausi alkaa 1.1.2025 ja on toistaiseksi voimassa oleva.
Palvelu kattaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen vakuutuskannan hallinnoinnin ja ylläpidon, vahinkoasioissa avustamisen, mahdolliset erillistoimeksiannot, vakuutustarpeiden analysoinnin sekä vakuutuskannan kilpailuttamisen. Tarjoajan tulee nimetä työhön vastaava vakuutusmeklari, joka vastaa pääosin palvelun tuottamisesta.
Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset kuvattiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.
Hankintayksikkö valitsee yhden (1) palveluntuottajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska hankinnan kohde muodostaa luontevan hankintakokonaisuuden, jonka jakaminen tekisi hankinnan ja sopimuksen toteuttamisesta hankalaa. Täten mainittu hankintakokonaisuus johtaa kokonaistaloudelliseen edullisuuteen hyvinvointialueelle.
Tilaaja ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin, eikä sopimus tuota tilaajalle määräostovelvoitetta.
Hankintamenettely
Hankinta oli kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA ilmoituskanavassa 11.11.2024. Tarjousten jättöpäivämäärä oli 2.12.2024.
Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.
Tarjousaikana tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 19.11.2024 klo 12:00 mennessä ja esitettyihin kysymyksiin vastattiin 21.11.2024.
Tarjousten jättämisen määräaikaan, 2.12.2024 klo: 9.00, mennessä saapui yhteensä kaksi (2) tarjousta.
Tarjouksen jättivät Novum Oy sekä Rewenda Oy, joka ilmoitti fuusioituvansa Söderberg & Partners Osakeyhtiöön 1.1.2025.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Kaikki tarjoajat täyttivät soveltuvuusvaatimukset koskien referenssejä sekä nimettyjen asiantuntijoiden koulutustasoa, työkokemusta sekä ammatillista pätevyyttä.
Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus
Hankintalain 79 §:n mukaan ennen tarjousten valintaa hankintayksikön on tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Tarjouspyynnön mukaisesti tarjoajalla tuli olla käytössään vakuutusmeklarin hallinnoima sähköinen tietojärjestelmä, jolle oli asetettu seuraava vaatimus:
”Palveluntuottaja tuottaa tilaajan käyttöön sähköisen tietojärjestelmän, jossa on tilaajan vakuutustiedot, vahinkotiedot ja vahinkoihin liittyvät asiakirjat sekä muut keskeiset vakuutusdokumentit. Tietojärjestelmä voi olla esimerkiksi verkkopalvelu tai ehdon täyttävä muu sovellus, mutta ei kuitenkaan sähköposti, jaettu tiedostokansio tai vakuutusyhtiöiden järjestelmä. Käyttäjätunnusten määrää ei saa rajoittaa. ”
Tarjouksessaan Novum Oy vakuutti täyttävänsä esitetyn vaatimuksen sähköisestä tietojärjestelmästä. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue pyysi Novum Oy:ltä lisätietona tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinniksi kuvaamaan tarjouksen sisältämää sähköistä tietojärjestelmää. Novum Oy:n toimittaman lisätietoselvityksen perusteella Vantaan ja Keravan hyvinvointialue pyysi vielä erillistä järjestelmän esittelyä, jotta tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus voidaan varmentaa.
Saadun lisäselvityksen ja esittelyn perusteella todettiin, että Novum Oy:n tarjoama sähköinen tietojärjestelmä on Microsoft SharePoint tiedostokirjasto, joka on luonteeltaan jaettu tiedostokansio eikä tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti esimerkiksi verkkopalvelu tai ehdon täyttävä muu sovellus ja siten Novum Oy:n tarjous on tarjouspyynnön vastainen.
Rewenda Oy:n tarjous täytti myös tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset.
Tarjousvertailu
Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Laatu on huomioitu tarjoajien nimeämiin vakuutusmeklareihin kohdistuvissa koulutus- ja referenssivaatimuksissa.
Lopullinen vertailuhinta muodostuu seuraavien tekijöiden summasta: vakuutusmeklaripalvelun vuosihinta kerrottuna neljällä, vakuutusten kilpailuttaminen julkisena hankintana -projektin hinta sekä erillistoimeksiantojen tuntihinta kerrottuna viidelläkymmenellä.
Halvimman vertailuhinnan tarjouksessaan antanut tarjoaja on tarjouskilpailun voittaja, ja valitaan palveluntuottajaksi.
Hintavertailu:
-
Rewenda Oy, vertailuhinta 55550 €
Tarjouskilpailun voitti Rewenda Oy.
Sovelletut oikeusohjeet
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)
Hallintolaki (434/2003)
Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006)