Kuvaus
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on tehty 27.12.2023 viranhaltijapäätös maksuliikenteen järjestämisestä sekä siihen liittyvistä hyväksymis‑ ja käyttöoikeusvaltuuksista (VAKEDno‑2023‑2950). Maksuliikenteeseen liittyvissä palveluntarjoajissa ja järjestelmäkokonaisuudessa tapahtuneiden muutosten sekä organisaation henkilöstöä koskevien muutosten vuoksi, edellä viitatun päätöksen sisältöä on tarpeen päivittää. Tämän päätöksen tarkoituksena on saattaa maksuliikennettä koskevat menettelyt, hyväksymisprosessit ja käyttöoikeudet vastaamaan ajantasaista toimintaympäristöä. Tämä päätös korvaa aiemman viranhaltijapäätöksen VAKEDno‑2023‑2950 siltä osin kuin päätökset ovat keskenään ristiriidassa.
Hyvinvointialueella on käytössä Nomentia Oy:n Cash Management -maksuliikennejärjestelmä, jota käytetään maksuliikenteen, kassaennusteiden ja niihin liittyvän raportoinnin toteuttamiseen. Järjestelmään tuodaan maksuaineistoja eri lähdejärjestelmistä liittymillä, luodaan manuaalisesti yksittäismaksuja (ns.manuaalimaksu) sekä sisäänluetaan csv-muotoisia maksuainestoja. Lisäksi noudetaan saapuvia viite- ja tilioteaineistoja ja maksupalautteita eri yhteistyöpankeista ja arkistoidaan maksuliikenteen tositteet.
Maksuliikenteen järjestämisessä noudatetaan hyvinvointialueen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteita. Keskeisiä keinoja ovat tehtävien eriyttäminen, hyväksymisvaltuuksien rajaus, käyttöoikeuksien hallinta, jäljitettävyys lokitietojen avulla sekä poikkeamien käsittely talouspalveluiden ohjeiden mukaisesti. Käyttäjien tunnistautuminen perustuu monivaiheiseen tunnistautumiseen, ja käyttöoikeudet myönnetään vain tehtävien hoidon kannalta välttämättömässä laajuudessa.
Maksuaineistojen liittymät
Maksuliikennejärjestelmässä käytössä olevat maksuliittymät 1.4.2026 alkaen ovat seuraavat;
· palkat Personnec F
· palkat Populus (poistuu vuoden 2026 aikana)
· matka-ja kulukorvaukset Bezala_travel
· SAP ERP-liittymä
· manuaalisesti sisäänluettavat .csv-tiedostot
Nämä edellä luetellut maksuliikennejärjestelmään nousevat maksuaineistot vaativat kaksi erillistä hyväksyntää maksuliikennejärjestelmässä ennen aineiston siirtoa pankkiin maksatusta varten. Maksuaineistojen hyväksyjinä maksuliikennejärjestelmässä voivat toimia talouspalveluista jokin seuraavista;
- talouspalvelupäällikkö
- konsernilaskennan päällikkö
- rahoituspäällikkö
- rahoitussihteeri
- kirjanpidon erityisasiantuntija
- kirjanpitäjä (2 kpl)
- pääkirjanpitäjä
- kirjanpidon palveluesihenkilö
- sovellusvastaava (2 kpl)
Lisäksi yli 10.000,00 euron manuaalisesti luotavat maksuaineistot edellyttävät kahta hyväksyjää, joista toisen tulee olla jokin seuraavista; rahoituspäällikkö, konsernilaskennan päällikkö, talouspalvelupäällikkö, kirjanpidon erityisasiantuntija tai kirjanpidon palveluesihenkilö.