Kuvaus
Vantaan ja Keravan kaupungeilla oli sopimus CGI Suomi Oy:n kanssa Aura-järjestelmästä. Sopimus on Vantaan osalta tullut voimaan 28.1.2011 ja Keravan osalta 11.1.2011. Em. sopimukset siirtyivät hyvinvointialueelle sote-voimaanpanolain nojalla 1.1.2023. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue ("VAKE") ja CGI Suomi Oy ovat edelleen sopineet muutossopimuksella 26.6.2024 Aura-järjestelmän siirtämisestä selailukäyttöön ajanjaksolle 1.9.2024-31.8.2025. Selailukäyttöä on jatkettu päätöksellä § 23 (12.5.2025, VAKEDno-2022-593) ja tästä on allekirjoitettu muutossopimus sopimusnumerolla 10606959.
Muutossopimus on voimassa, kunnes VAKE:n uusi sähköinen arkisto on käytettävissä ja Aura-palveluiden tiedot voidaan viedä uuteen arkistoon. Sopimuksessa on kuukauden irtisanomisaika. VAKE on valinnut uuden sähköisen pysyväisarkistoratkaisun palveluntarjoajan konsernipalvelujen toimialajohtajan hankintapäätöksellä § 30 (7.5.2025). Pysyväisarkistoratkaisun projekti on saavuttamassa vaiheen, jossa sinne voidaan siirtää hyvinvointialueen säilytettävä Aura-aineistoa. Näin ollen hyvinvointialue on vastaanottanut CGI Suomi Oy:lta tarjouksen T10556672, jonka hyväksymällä hyvinvointialue päättää solmia nk. arkistointisopimuksen ja uuden muutossopimuksen. Muutossopimuksella sovitaan jatkuvien palveluiden palvelutasosta ja vastuurajoituksista 1.7.2026 alkaen mahdollisen viivästymän aikana. Arkistointisopimus koskee palvelun arkistointia ja sen voimassaolosta on todettu seuraavaa: "Sopimus on voimassa siihen saakka, kunnes Sopimuksessa sovittu Konsultointipalvelu on tehty ja siihen liittyvät maksut on suoritettu Toimittajalle." Sanottu tarjous sisältää mm. Aura-järjestelmäkantojen (Vantaa sekä Kerava) määrittelyn ja suunnittelun, arkistoinnin ohjelmistomuutosten toteuttamisen, lokitietojen toimittamisen rajapintaan, Aura-palveluiden päättämisen ja tietojen poiston sekä projektinhallinnan tehtäviä tarjouksen ja arkistointisopimuksen Liite 1 projektisuunnitelman mukaisesti.
Arkistoinnissa tiedot poimitaan tietokannasta, tiedot muokataan arkistoitavaan tietomuotoon, lisätään tietoihin tarvittavat meta-tiedot ja toimitetaan tiedot sovittavaan tiedonsiirtojen rajapintaan, josta lopullinen Kanta-integraatio hoidetaan hyvinvointialueen alihankkijan toimesta. Kanta-integraation toteuttaa Kantaan tietoja välittäväksi hyväksytty palvelu tai palvelun tarjoaja. Arkistointi toteutetaan tietokantatasolta, jossa tiedot tarkistetaan ja tietoja täydennetään (tiedon laadun parantaminen) tarvittavin osin arkistointia varten. Tietokantakäsittely mahdollistaa lähtö- ja kohdetietojen vertailun ja testaamisen, jotta voidaan varmistaa, että kaikki tiedot ovat siirtyneet sähköiseen arkistoon.
Tarjouksen mukaisen työn kustannus on hyvinvointialueelle 21.895,00 euroa (alv. 0 %). Hyvinvointialue joutuu hankkimaan sanotun Kantaintegraatio-urakan toiselta toimittajalta, ja tästä tehdään erillinen päätös.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki) 136 §:n 1 momentissa säädetään, että hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä. Lainkohdan 136 §:n 2 momentissa säädetään poikkeuksista 1 momentissa mainittuun pääsääntöön. Hankintalain 136 §: n 2 momentin 2) kohdan mukaan hankintasopimuksen muuttaminen on sallittua, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.
Sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista teknisistä syistä ja ja aiheuttaisi merkittävää kustannusten päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Aura-palvelun voi alasajaa vain nykyinen järjestelmätoimittaja ja ainoastaan nykyinen toimittaja valmistella tiedot siten, että Aura-järjestelmän tiedot saadaan siirrettyä uuteen sähköiseen pysyväisarkistoon tai Kantaan. Muu väliaikainen ratkaisu aiheuttaisi merkittävää kustannusten päällekäisyyttä hankintayksikölle ja kun Aura-palveluiden arkistoitavien tietojen poiminta on nimenomaisesti ja tarjouksella ilmoitetusti sopimuksellisesti kielletty Auran käyttöliittymän kautta esim. teknisiä ohjelmistopalveluita kuten ohjelmistorobottia käyttämällä ja täysin manuaalisen ratkaisun toteuttaminen on virhealtista sekä kustannukset epäselvät.
Hallintosääntö
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Sosiaali- ja terveyspalveluiden palveluhankinnoissa palvelualuejohtaja päättää kuitenkin alle 10 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista.
Oheismateriaali: CGI Suomi Oy:n tarjous T10556672, 24.2.2026, Muutossopimus 10606959, Muutossopimus 10673885 (luonnos, 26.2.2026), salassapidettävät JulkL 24 § 20) kohta
Päätös
Päätän
1. hankkia Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle CGI Suomi Oy:ltä 6.5.2025 muutossopimusehdotuksen perusteella Aura-arkistointia hintaan 21.895,00 euroa (alv 0%); sekä;
2. todeta, että projekti on sovittu päättymään 30.6.2026, mutta hyvinvointialue varautuu kustannusten osalta siihen, että se mahdollisesti joutuu maksamaan Tilaajasta johtuvasta viivästyksestä aiheutuvat kustannukset kiinteänä kuukausikorvauksena 5 400 euroa (alv 0 %) jokaiselta alkavalta viivästyskuukaudelta (3 kk), jolloin hankinnan laskennallinen kokonaisukustannus on 38 095 euroa (alv 0 %); sekä
3. hankkia erikseen tilattavana optiona erilliset tukitehtävät ja palvelumuutokset ja projektinhallinnan tehtävät Aura-palveluihin tuntityönä voimassaolevan sopimuksen tuntihintojen mukaan;
4. todeta, että sitova sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin allekirjoitettavilla erillisillä kirjallisilla sopimuksilla (muutossopimus 10673885 sekä arkistointisopimus S10556672); sekä
5. todeta, että allekirjoittaessaan tätä hankintaa koskevan muutossopimuksen 10673885 hyvinvointialue ymmärtää, että aiemmalla toimitussopimuksella toimitettu Järjestelmä ei ole enää tuen piirissä 1.7.2026 alkaen, kuitenkin niin että järjestelmä ei ole käytössä 30.9.2026 jälkeen. Näin ollen hyvinvointialue irtisanoo vielä tällä hetkellä voimassaolevan muutossopimuksen 10606959 päättymään 30.6.2026, jolloin siihen pohjaavia, hintaliitteen 1.1 kohdan mukaisilla palveluveloituksilla ei ole perusteita, koska sopimuksen mukaista palvelua ei voida uuden muutossopimuksen luonnoksen sanamuotojen mukaisesti tällä ajalla käyttää enää aiemman sopimuksen mukaisessa tarkoituksessa (katselukäyttö, virallinen SSL-sertifikaatti, 5 pääkäyttäjää).
6. todeta, että hankinnan kustannukset merkitään kustannuspaikalle 514532010.
Tämä päätös on ehdollinen siihen saakka, kun ylemmällä toimielimellä on mahdollisuus käyttää hallintosäännön 29 §:n mukaista otto-oikeuttaan.