Kuvaus
1. Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen (jäljempänä myös "VAKE") Asiakaspalautejärjestelmä.
2. Hankintamenettely
Hankinta on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki) 26 §:n mukainen EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.
Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitukset 18.7.2025, 13.8.2025 (korjausilmoitus) ja 26.8.2025 (korjausilmoitus) HILMA-tietokannassa osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi viitteellä VAKEDno-2024-3740.
3. Sopimuskausi
Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että sopimus tehdään neljän (4) vuoden määräaikaisena, jonka jälkeen sopimuskausi jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Irtisanomisaika hankintayksikön puolelta on kolme (3) kuukautta ja toimittajan osalta kuusi (6) kuukautta.
4. Kohde
Asiakaspalautejärjestelmän avulla VAKE voi jatkossa kerätä, käsitellä ja raportoida monikanavaista asiakaspalautetta hyvinvointialueen palveluista. Asiakaspalautejärjestelmä tulee tukemaan hyvinvointialueen strategiaa ja palveluiden parantamista mahdollistamalla asiakastyytyväisyyden jatkuvan seurannan.
Järjestelmähankinnan yhtenä tavoitteena on kasvattaa asiakaspalautteen volyymia ja parantaa asiakaspalautteen luotettavuutta ja hyödynnettävyyttä palveluiden kehittämisen tukena. Nykyisten palautekanavien lisäksi asiakaspalautetta on tarkoitus kerätä jatkossa VAKEn palveluissa asioivilta asiakkailta palvelutapahtuman jälkeen lähetettävällä tekstiviestillä. Asiakaspalautetta koskevan datan raportointia ja analysointia sekä tiedon hyödyntämistä johtamisen tukena kehitetään.
Hankinnalla haetaan yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa. SaaS-palvelu perustuu tuotepohjaiseen ratkaisuun.
5. Tarjoukset
Tarjoajat saivat esittää tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 29.8.2025 klo 12:00 saakka. Hankintayksikkö vastasi kysymyksiin 13.8.2025, 20.8.2025 ja 1.9.2025.
Määräaikaan 10.9.2025 klo 12.00 mennessä hankintayksikkö vastaanotti neljä (4) tarjousta:
- Confidently International Oy,
- Vitec Roidu Oy,
- Webropol Oy ja
- WheelQ Oy.
6. Tarjousten käsittely
Saatujen tarjousten arviointi toteutettiin hankintalain mukaisesti noudattaen seuraavia vaiheita:
- tarjoajien soveltuvuuden arviointi,
- tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi sekä
- tarjousten vertailu.
7. Tarjoajan soveltuvuus
Tarjoajilta edellytettiin rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen sekä tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvien vaatimusten täyttämistä.
Tilaajan vaatimus liikevaihdosta oli: Tarjoajan (”yleinen”) vuotuinen liikevaihto on seuraava: 500 000 euroa.
Tilaajan vaatimus referenssistä oli: Tarjoajalla tulee olla kokemusta vähintään kolmesta (3) asiakaspalautejärjestelmän ratkaisusta ohjelmistopalveluna (SaaS).
Kaikki tarjoajat katsottiin soveltuviksi tarjoajan liikevaihdolle ja referensseille asetettujen vaatimusten perusteella.
8. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjousten tulee olla laadittu täsmällisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintalain mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta.
Kaikkien tarjousten katsottiin täyttävän tarjouspyynnön vähimmäisvaatimukset.
9. Vertailu
Tarjousten vertailu tehdään Tarjouspyynnön liitteessä 16 ”Vertailuperusteet” kuvatulla tavalla. Tarjousten vertailu on kuvattu liitteessä 1. Kokonaistaloudellisimman tarjouksen tarjouspyynnössä asetettujen vertailukriteerien perusteella on jättänyt Vitec Roidu Oy.
10. Oikeusperusteet
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön § 47 mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Sosiaali- ja terveyspalveluiden palveluhankinnoissa palvelualuejohtaja päättää kuitenkin alle 10 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista.