VAKEDno-2022-424
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 136 § 2 mom 2) kohta
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosääntö 47 §
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue käyttää laskujen kierrätyksessä CGI Suomi Oy:n (jäljempänä myös CGI) toimittamaa DataCycle360 (ent. Rondo) -järjestelmää, joka siirtyi Vantaan kaupungilta hyvinvointialueelle.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietohallintojohtaja on tehnyt kyseisestä siirrosta ja käyttöönotosta päätöksen §19 26.9.2022 VAKEDnro-2022-424.
Hyvinvointialueen ostolaskujen ympäristössä on tällä hetkellä versio 2023, joka ei ole enää tuettu versio. CGI Suomi Oy on tarjonnut DataCycle360-järjestelmän päivitystä vuoden 2025 versioon. Tämän myötä mm. tietoturvapäivitykset ovat ajantasaiset ja mahdollisten järjestelmäongelmien korjaus kuuluu palveluun. Tarjous sisältää päivityksen käyttöönoton suunnittelua, käyttöönoton aikataulutuksen, käyttöönoton suunnitelman, toiminnallisen määrittelyn dokumentin päivitys sekä käyttöönoton ohjausta itse päivityksen lisäksi. CGI Suomi Oy antaa hyväksymistestaukseen ja tuotannon tukeen tarvittavan tuen (1kk), joka veloitetaan erikseen toteutuneen mukaan siltä osin kun se ei kuulu sopimuksen mukaiseen palveluun. Myös mahdollisten projektipalaverien erillislaskutus tapahtuu vastaavasti sopimushinnoilla. Tarjotun lisäkoulutusoption käyttötarve (Asiakaskohtainen versiokoulutus etänä) ilmoitetaan myöhemmin, mutta on sisällytetty tähän hankintapäätökseen.
Oikeudelliset perusteet
Kyseessä on alkuperäiseen hankintasopimukseen sisältymätön lisäpalvelu, joka hankitaan alkuperäiseltä toimittajalta. Lisäpalvelua ei voida teknisesti tai taloudellisesti erottaa pääsopimuksesta aiheuttamatta hankintayksikölle huomattavaa haittaa. Lisäpalvelu kohdistuu olemassa olevaan sovellukseen, mistä johtuen työn pystyy yksinoikeuksien ja liikesalaisuuksien suojaamiseen liittyvistä syistä toteuttamaan ainoastaan nykyinen sovellustoimittaja. Toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen materiaalin hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta ja suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia järjestelmän käytössä ja ylläpidossa.
Hankintasopimuksen muutos ei ylitä hankintalain 136 § 3 momentissa määriteltyä enimmäismäärää ottaen huomioon 5 momentissa mainittu indeksiehto. Näin ollen kysymys on hankintalain 136 § 2 momentin 2 kohdan mukaisesta sallitusta hankintasopimuksen muutoksesta. Toimituksessa noudatetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ja CGI Suomi Oy:n välisen nykyisen sopimuksen (S10377394) ehtoja.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista.
Oheismateriaali: CGI Suomi Oy:n tarjous T10589395 16.5.2024, (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom 20 kohta)
Päätän
1. hankkia CGI Suomi Oy:ltä 16.5.2024 päivätyn tarjouksen T10589395 mukaisesti Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle Datacycle360 versiopäivityksen hintaan 15 157 € (alv 0 %) sisältäen mm. käyttöönoton koordinoinnin ja versiopäivitysten viennit testi- ja tuotantoympäristöihin ja koulutukset; ja todeta, että
2. sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella muutossopimuksella; sekä todeta, että
3. kustannukset maksetaan menokohdalta 512600020 (ICT Jatkuvat palvelut).