Kuvaus
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle siirtyi sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta annetun lain (616/2021) mukaisesti Vantaan ja Keravan kaupunkien ja Polycon Oy:n väliset Effector-sopimukset.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietohallintojohtaja on tehnyt jaosta ja käyttöönotosta päätöksen § 60 14.10.2022 VAKEDnro-2022-477. Sopimus on allekirjoitettu 10.2.2023.
Hyvinvointialue pyrkii uudistamaan ja sujuvoittamaan hoitotarvikejakelun prosesseja, vähentämään manuaalisia työvaiheita ja kehittämään niihin liittyvää varastonhallintaa. Tavoitteena lisäksi on, että järjestelmäuudistuksen myötä saadaan nykyistä parempia raportteja tiedolla johtamisen tueksi. Nykyinen Effector-ympäristö koostuu seuraavista osista:
- vake-effector (integraatiot ja niihin liittyvät toiminnot)
- Polyconin tarjoama SaaS-palvelu (Effector sekä palse.fi-portaali ja sen taustapalvelut) sekä niiden useista liittymistä, sisältäen:
- HL7 / Apotti (asiakkaiden henkilötiedot),
- AD (LDAPS),
- suomi.fi-tunnistautuminen ja asiointivaltuudet,
- suomi.fi-viestit (käyttöönotossa),
- Rondo (ostolaskut) ja
- tietoallas.
Asiointikanavia on tavoite kehittää siten, että asiakkaat voivat tehdä jakelupäätöksen mukaiset tilaukset Palse.fi verkkopalvelussa. Jakelukanavien suhteen aiotaan luopua lokerikkojakelusta. Apuvälinelainauksen suhteen VAKE olisi ottamassa käyttöön nk. Kuljetusmääräykset, UDI-koodit ja Palse.fi portaalissa laina-aikojen jatkaminen, huoltopyynnöt, sähköinen lainaustositteet, sähköiset asiakaskyselyt sekä raportoinnin näiden uusien toimintojen osalta
Lisäksi projektin aikana on tarkoitus varmistaa, että apuvälinelainaus saa otettua käyttöön laskujen automaattinen asiatarkastuksen, verokoodien lisäämisen ja yksilöllisten apuvälineiden maksusitoumuksen.
Polycon Oy on 14.8.2026 ja 21.8.2026 päivättyjen tarjousten nro 3737 ja nro 3742 mukaisesti tarjonnut palvelinsiirtoa, jossa Effectorin taustapalvelu siirretään SaaS-ympäristöön ensin testi- ja sitten tuotantoympäristön osalta ja lopuksi poistetaan vanhat palvelimet. Palvelinsiirto koskee vain VAKE:n hallinnoimaa palvelinta. Tämän asiantuntijatyön kustannus on 6.493.20 euroa (alv. 0 %, kuuden htp mukaan laskettuna).
Polycon on lisäksi tarjonnut nykyisen Effector -ärjestelmän osaksi tulevaa Effector Hoitotarvikejakelujärjestelmää ja sen käyttöönottotöitä siten, että käyttöönottokustannukset ovat 29.219.40 euroa (alv. 0 %, 27 htp mukaan laskettuna), ja palvelun käynnistämisen hinta 23 375,00 euroa (alv. ) ja ylläpidon kustannus 990,00 euroa (per kk, alv. 0 %). Polycon Oy on lisäksi tarjonnut palveluun seuraavia laajennuksia:
Hoitotarvikkeiden asiakastilaus, Hoitotarvikkeiden sähköinen tilaus palse.fi-portaalissa, Posti toimitustavaksi palse.fi-portaaliin, sekä optiona Viestit-toiminnallisuus. VAKEn laajennustarpeen mukainen käyttöönoton kustannus on näiltä osin yhteensä 24.550 euroa (alv. 0 %) ja ylläpidon kustannus on 736,00 euroa (per kk, alv. 0 %). Option kustannus on 5.900 euroa ja ylläpidon osalta 115 euroa (per kk, alv. 0 %).
Lisäksi VAKElla on tarve suoratoimitettavien hoitotarvikkeiden tilaamiselle, jonka kustannus on 16.233 euroa (alv. 0 %, 15 htp mukaan laskettuna), palvelun käynnistämiskustannus on 19.830 euroa (alv. 0 %). ja ylläpidon kustannus 420 euroa (per kk, alv. 0 %) sekä Entra ID-integraatiolle, jonka käynnistämiskustannus on 7.900 euroa (alv. 0 %), käyttöönoton kustannus 5411 euroa (5 htp mukaan laskettuna, alv. 0 %) sekä ylläpidon osalta 336.40 euroa (alv. 0 %). Entra ID:n käyttöönoton myötä AD-integraation ylläpitomaksu päättyy.
Lisäksi Polycon Oy on tarjonnut Nimiketuonti -integraatiota ja Hoitotarviketilaus -integraatiota ja näihin liittyvää asiantuntijatyötä yhteishintaan 10.822 euroa (10 htp mukaan laskettuna, käynnistämishintaan 29.510 euroa (alv. 0 %) ja ylläpidon hintaan 625 euroa (alv. 0 %).
Lisäksi Polycon Oy on optiona tarjonnut Integraation potilastietojärjestelmään 18.000 euron (alv. 0 %) käynnistämishinnalla ja 10.822 euron käyttöönottohinnalla (10 htp:n mukaan laskettuna, alv. 0 %) sekä 390 euron ylläpitohinnalla. Toisena optiona Polycon Oy on tarjonnut Effector-DataCycle-integraatiota hoitotarvikelaskuille 4.900 euroa, käyttöönoton kustannus 8.657.60 euroa (alv. 0 %), 190 euron ylläpitohinnalla (alv. 0 %).
Oikeudelliset perusteet
Hankintalain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.
Hankintayksikkö on selvittänyt markkinoiden tarjoamaa asiakkaiden hoitotarvikejakelujärjestelmän osalta osana taloushallinnon ERP tietopyyntöä ja sen pohjalta saanut vahvistuksen käsitykselleen, ettei toista hankintayksikön tarpeita vastaavaa toteutusta ole tarjottavana markkinoilla ilman merkittävää asiakaskohtaista määrittely- ja konfigurointityötä ja uusien liittymien rakentamista yleisiin materiaalinhallintavälineisiin. Näin ollen teknisistä syistä hankintayksikkö katsoo suorahankinnan edellytysten olevan voimassa.
Edellämainituista syistä hankintayksikkö tekee asiassa suorahankinnan. Toimituksessa noudatetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ja Polycon Oy:n välistä, solmittavaa projektisopimusta sekä nykyisten sopimusten ehtoja.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista.
Oheismateriaali: Polycon Oy:n tarjoukset 3737, 3742, 3748 (salassa pidettävät JulkL 24 § 1 mom 20 kohta)