Kuvaus
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on hankkinut tulostuspalvelut Toshiba Tec Nordic AB:lta, Finland Branch (jäljempänä myös Toshiba) aluehallituksen päätöksellä § 171, 14.9.2022. Sopimus on allekirjoitettu 16.12.2022. Muutoshankkeen laajuuden vuoksi vt. tietohallintojohtaja teki lisäksi päätöksen 26.5.2023 (VAKEDno-2022-354) tulostuspalveluiden projektimuutoksista. Sopimus allekirjoitettiin 6.6.2023.
Hyvinvointialueelle selvisi myöhemmin, että sillä ei ole riittävää määrää laitekohtaisia XDS-arkistolisenssejä (Autostore 8), joita tarvitaan siihen, että palvelu toimii häiriöittä. Ratkaisuna asiaan Toshiba toimitti hyvinvointialueelle vuoden 2025 ajalle 220 Autostore-lisenssiä sekä käyttäjäpohjaisesti hinnoiteltua BECONEX print2process-ylläpitoa. Kyseessä on vuoden välein uusiutuva lisenssi.
Hyvinvointialueella on nyt tarve jatkaa lisenssisopimusta 6 kuukaudella. Toshiba on tarjonnut tarjouksessaan 17.12.2025 hyvinvointialueelle 220 AutoStore 8 Enterprise Device - Term on Prem ( ControlSuite Capture & Workflow) -lisenssiä hintaan 18 172 € (alv 0%).
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) 136 § 1 momentissa säädetään, että hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä. Lainkohdan 136 § 2 momentissa säädetään poikkeuksista 1 momentissa mainittuun pääsääntöön. Hankintalain esitöiden (HE 108/2016 vp) mukaan sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voitaisiin tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä sanotussa momentissa luetelluissa tilanteissa. Muutos olisi sallittu 2 momentissa tarkoitetuissa tilanteissa riippumatta siitä, täyttääkö muutos 1 momentissa määritellyt olennaisuuden tunnusmerkit. Lainkohdan 2 momentin 2 kohdan mukaan olennaisena sopimusmuutoksena ei pidetä muutosta, mikäli alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.
Edellä esitettyjen lisenssien hankkiminen on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kannalta välttämätöntä, jotta tulostuspalvelukokonaisuus toimii kuten sen on tarkoitettu. Kyseisiä lisenssejä ei pysty muun ohella liikesalaisuuksien ja yksinoikeuksien suojaamiseen liittyvistä syistä tarjoamaan kuin nykyinen toimittaja. Palvelun tai toimittajan vaihtaminen aiheuttaisi Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle yhteensopimattomuutta ja kohtuuttomia teknisiä vaikeuksia palvelun ylläpidon ja teknisen toteutuksen osalta ja siten vaarantaisi hyvinvointialueen palvelujen jatkuvuuden. Hankintasopimuksen muutos ei ylitä hankintalain 136 §:n 3 momentissa määriteltyä enimmäismäärää ottaen huomioon 5 momentissa mainittu indeksiehto. Näin ollen kysymys on hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaisesta sallitusta hankintasopimuksen muutoksesta. Tulostuspalvelun lisensseihin sovelletaan osapuolten solmimaa voimassa olevaa sopimusta.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön 47 §:n mukaan mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista.
Oheismateriaali:Toshiba Tec Nordic AB, Finland Branch tarjous 17.12.2025, salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom 20) kohta