VAKEDno-2023-2055
Sopimus SAP-järjestelmän palveluista, 26.6.2023
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 136 § 2 mom 2) kohta
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosääntö 47 §
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue käyttää taloushallinnossa Fujitsu Finland Oy:ltä hankittua SAP-palvelua ja siihen liittyviä lisenssejä. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hyvinvointijohtaja on tehnyt SAP muutosprojektista hankintapäätöksen § 14/2022, 31.5.2022 VAKEDno-2022-209. Tietohallintojohtaja on tehnyt hankintapäätöksen § 33/2022, 8.9.2022 VAKEDno-2022-373 SAP-järjestelmän jatkuvista palveluista § 56/2022, 13.10.2022 VAKEDno-2022-485 Kuti raportoinnin konversiosta XBRL-muotoon. Tämän lisäksi tietohallintojohtaja on tehnyt hankintapäätöksen Valtionkonttorin vaatiman raportoinnin muutostöistä § 3/2023, 13.1.2023 VAKEDno-2023-139. Konsernipalveluiden toimialajohtaja on tehnyt hankintapäätöksen SAP-järjestelmän palveluista 1.6.2023 VAKEDno-2023-2055 ja sopimus on allekirjoitettu 26.6.2023.
On käynyt ilmi, että hyvinvointialueella on ollut palvelussa lisenssimetriikan ylitys SAP ProcessOrchestrator-järjestelmän osalta verrattuna sopimukseen ja Fujitsu Finland Oy on täten tehnyt tarjouksen lisenssimäärän kasvattamiseksi vastaamaan lisenssilaskennan mukaista käyttöä. Neuvottelujen lopputuloksena esitettiin, että palvelussa käytössäolevia lisenssejä ja määriä muutetaan siten, että ProcessOrchestrator-lisenssivaade poistuu. Vantaan ja Keravan nykyisin käytössäolevat ECC-lisenssit (ERP Central Component) konvertoidaan uudemman sukupolven S/4HANA -käyttäjälisensseiksi (High-Performance Analytic Appliciance) ja hankitaan samalla HANA-tietokantalisenssi mahdollistamaan S/4HANAn käyttö myöhemmin, mikäli käyttö jatkuu.
Fujitsu Finland Oy on 8.4.2025 päivätyssä tarjouksessaan tarjonnut hyvinvointialueelle sanottua lisenssikonversiota siten, että sopimuskonversio tarjotaan hintaan 148 761.77 euroa (alv. 0 %) ja jatkuvan palvelun lisenssien ylläpitokustannus nousee 118 597.00 eurosta 149 889.82 euroon vuodessa. Hankinnan laskennallinen arvo neljälle vuodelle on täten (125 171.28+148 761.77) 273 933.05 euroa (alv. 0 %).
Oikeudelliset perusteet
Hankittavia lisenssejä ei voida teknisesti tai taloudellisesti erottaa sopimustoimituksesta aiheuttamatta hankintayksikölle huomattavaa haittaa. Palvelu kohdistuu olemassa olevaan sovellukseen, mistä johtuen palvelun pystyy yksinoikeuksien ja liikesalaisuuksien suojaamiseen liittyvistä syistä toteuttamaan ainoastaan nykyinen sovellustoimittaja. Toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen materiaalin ja komponenttien hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta ja suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia järjestelmän käytössä ja ylläpidossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Sosiaali- ja terveyspalveluiden palveluhankinnoissa palvelualuejohtaja päättää kuitenkin alle 10 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista.
Oheismateriaali: Fujitsu Finland Oy:n tarjous sopimuskonversiosta 8.4.2025 (salassapidettävä JulkL 24 § 1 mom 20 kohta)
Päätän, että
1. Fujitsu Finland Oy:ltä hankitaan 8.4.2025 päivätyn tarjouksen mukaisesti edellä mainittu sopimuskonversio hintaan 148 761.77 euroa (€ (alv 0 %); sekä todeta, että
2. jatkuvan palvelun lisenssikustannukset nousevat 31 292,82 euroa / vuosi (alv. 0 %); sekä todeta, että
3. kustannukset maksetaan menokohdalta 512600020 (Tietohallinto, jatkuvat palvelut); sekä todeta, että
4. sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella muutossopimuksella.
Tämä päätös on ehdollinen siihen saakka, kun ylemmällä toimielimellä on mahdollisuus käyttää hallintosäännön 29 §:n mukaista otto-oikeuttaan. Sitova sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella sopimuksella.