Kuvaus
Tausta
Vantaan kaupungilla on ollut sopimus CGI Suomi Oy:n kanssa Pro Consona lastenvalvoja- asiakastietojärjestelmästä (N:o 285626). Sopimus on tullut voimaan 10.2.2017 ja on ollut voimassa toistaiseksi tilaajan kolmen (3) kuukauden ja toimittajan kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Sanottu sopimus on siirtynyt hyvinvointialueelle sote- voimaanpanolain nojalla 1.1.2023.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on päätöksellään § 51, 10.10.2022 hankkinut Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle CGI Suomi Oy:ltä Pro Consona lastenvalvoja-asiakastietojärjestelmän versiopäivityksen (OMNI360-tietojärjestelmä). Hankinnan kokonaiskustannus neljälle (4) vuodelle on ollut 397 942,00 €. Sopimus on allekirjoitettu 13.3.2023.
Pro Consona lastenvalvoja-asiakastietojärjestelmän toiminnallisuudet ovat perustuneet isyyslakiin (11/2015) ja äitiyslakiin (253/2018). Kyseiset lait on sittemmin kumottu 1.1.2023 voimaan tulleella vanhemmuuslailla (2022/775). Vanhemmuuslaki vaatii lastenvalvoja-asiakastietojärjestelmään toiminnallisia muutoksia, jotka tietojärjestelmän toimittaja on aikonut toteuttaa uuteen Pro Consona OMNI360 tietojärjestelmään, joka toimitettaisiin versiopäivityksenä Pro Consona Lastenvalvoja - osuuteen. Päivityksen myötä lastenvalvojan asiakastietojärjestelmän toiminnallisuudet päivittyisivät tukemaan 1) uusinta perheoikeudellisten palveluiden lainsäädäntöä 2) sosiaalipalveluiden kansallisten vaatimusten edellyttämiä rakenteita, sisältöjä ja toiminnallisuuksia 3) helpottamaan asiakastyön prosessin hallintaa ja kirjaamista.
CGI Suomi Oy on 30.1.2025 päivätyssä tarjouksessaan tarjonnut OMNI360-tietojärjestelmään seuraavia muutoksia:
Hyvinvointialueen tulisi hankkia tarjouksen kohteena olevat muutokset, jotta tietojärjestelmä täyttäisi alkuperäisen hankintapäätöksen § 51 mukaiset toiminnallisuudet.
Muutosten kustannukset ilmenevät päätöksen oheismateriaalina olevasta CGI Suomi Oy:n tarjouksesta. Kyseisiä kustannuksia ei ole huomioitu alkuperäisessä hankintapäätöksessä.
Näin ollen on todettava, että alkuperäisen hankinnan laajuudessa ei ole riittävästi huomioitu lainsäädännön aiheuttamia muutoksia eikä niihin liittyviä kustannuksia.
Oikeudelliset perusteet
Hankintalain 137 §:n 1 momentin 1) kohdan mukaan hankintayksikkö voi irtisanoa hankintasopimuksen päättymään välittömästi, jos sopimukseen on tehty hankintalain 136 §:n 1 momentissa tarkoitettu olennainen muutos. Muutoksella otetaan käyttöön ehtoja, jotka, jos ne olisivat alun perin kuuluneet hankintamenettelyyn, olisivat mahdollistaneet muiden kuin alun perin valittujen ehdokkaiden osallistumisen menettelyyn tai muun kuin alun perin hyväksytyn tarjouksen hyväksymisen tai jotka olisivat tuoneet hankintamenettelyyn lisää osallistujia.
CGI Suomi Oy:n tarjouksessaan esittämät muutokset merkitsisivät OMNI360-tietojärjestelmään merkittäviä lisähankintoja. Nämä lisähankinnat olisivat hankintalain 136 §:n 1 momentissa tarkoitettuja olennaisia sopimusmuutoksia, mikä johtaisi hankintalain 137 §:n 1 momentin 1) kohdan mukaiseen menettelyyn. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue arvioi tilanteen siten, että sen on noudattaakseen hankintalain mukaisia oikeusohjeita ja hyvän hallinnon vaatimuksia sillä ei ole muuta mahdollisuutta kuin irtisanoa hankintasopimus.
Hankinnalla on edelleen kiireellinen tarve ja näin ollen hankintayksikön tulee kilpailuttaa se uudelleen siinä laajuudessa, että voimassa olevan lainsäädännön mukaiset toiminnallisuudet tulevat huomioiduiksi uudessa hankinnassa.
Meneillään oleva toimitusprojekti on myös viivästynyt olennaisesti ja siten aiheuttanut huomattavia kustannuksia molemmille sopijapuolille. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue katsoo, että toimitusprojekti on viivästynyt myös viranomaisosapuolen (Terveyden ja hyvinvoinnin laitos) määräysten ja ohjeiden viivästymisen takia. Edellä mainitun takia Vantaan ja Keravan hyvinvointialue ei esitä viivästyksestä seuraamuksia CGI Suomi Oy:lle vaan arvioi kohtuulliseksi, että molemmat sopijapuolet vastaavat omista kustannuksistaan.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista.