Kuvaus
1. Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on henkilöstöetujärjestelmä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen käyttöön
2. Hankintamenettely
Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjouspyyntö lähetettiin julkaistavaksi 5.11.2025 ja julkaistiin 7.11.2025. Hankintayksikkö Hankintayksikkö korvasi Liite 03 Hintaliitteen uudella korjatulla hintaliitteellä, koska aiemman version laskentataulukon kaavat eivät toimineet tarkoitetusti. Ehdot, hintarivit ja muu liitteen sisältö pysyi ennallaan. Tätä koskeva ilmoitus julkaistiin 11.11.2025 nro 2025-033881 HILMA-tietokannassa osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi ja TED-numerolla 750886-2025 sekä sisäisellä diaarinumerolla VAKEDno-2025-5131.
3. Sopimuskausi
Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että sopimus tehdään kolmen (3) vuoden määräaikaisena, minkä jälkeen sopimuskausi jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Irtisanomisaika hankintayksikön puolelta on kuusi (6) kuukautta ja toimittajan osalta 12 kuukautta toistaiseksi voimassa olevalla sopimuskaudella.
4. Kohde
Tarjouspyynnön kohteena oli henkilöstöetujen maksuvälinepalvelusta kokonaisratkaisuna, sisältäen mm. maksamisratkaisun, järjestelmän ja sen hallinnointipalvelun, ylläpidon ja ohjelmistopäivitykset. Sähköiseen maksuvälinepalveluun sisältyy edun piiriin kuuluvien työntekijätietojen hallinnointi, raportointi ja edun käyttö sekä käytön laajuuden seuranta sähköisin menetelmin. Hankinnan kohteena olevan henkilöstöetujen sähköisen maksuvälineen tulee olla mobiiliratkaisu ja siinä tulee olla integraatio hyvinvointialueen HR-järjestelmään. Palveluntuottajaksi valitaan yksi (1) palveluntuottaja. Palvelun on oltava käytettävissä viimeistään 1.4.2026. Hankintayksikkö ilmoitti tarjouspyynnössä ne ominaisuudet, toiminnallisuudet sekä sopimusehdot, jotka tarjottavan henkilöstöetujärjestelmäratkaisun tulee ehdottomasti täyttää ja laatu tulee varmistetuksi, kun tarjous täyttää kaikki sille asetetut vaatimukset. Näin ollen hankintayksikkö valitsi tarjouspyyntöön halvimman hinnan ainoaksi vertailuperusteeksi.
5. Tarjoukset
Tarjoajat saivat esittää tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 20.11.2025 16:00:00 mennessä. Hankintayksikkö ei vastaanottanut kysymyksiä tarjouspyyntöön.
Määräaikaan 8.12.2025 klo 12.00 mennessä hankintayksikkö sai kaksi (2) tarjousta
- Edenred Oy ja
- Epassi Oy.
6. Tarjousten käsittely
Saatujen tarjousten arviointi toteutettiin hankintalain mukaisesti noudattaen seuraavia vaiheita:
- tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja
- tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi.
7. Tarjoajan soveltuvuus
Tarjoajilta edellytettiin rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen sekä tekniseen pätevyyteen liittyvien vaatimusten täyttämistä. Tarjouspyynnössä referensseiltä vaadittiin seuraavaa:
Tarjoajalla on oltava vähintään kolme (3) eri referenssiä tarjottavasta ratkaisusta viimeisen viiden (5) vuoden ajalta. Referenssien tulee olla otettu hyväksytysti tuotantokäyttöön vähintään yhden (1) vuoden ajaksi viimeisen viiden (5) vuoden aikana, jonka aikana Tarjoaja on vastannut tuotantokäytön tuesta ja ylläpidosta. Viiden (5) vuoden aika lasketaan siitä, milloin tämä tarjous tulee viimeistään jättää. Selvyyden vuoksi todetaan, että tuotantokäyttöönotto on tehty viiden (5) viimeisen vuoden aikana.
1. Vähintään yhden (1) referensseistä tulee olla julkishallinnon asiakkuus.
2. Vähintään yhden (1) referensseistä tulee sisältää 3500 käyttäjää.
3. Vähintään yhden (1) referensseistä tulee sisältää liittymä HR- ja palkanlaskentajärjestelmään.
Hankintayksikkö tarkisti tarjoajien referenssit. Kumpikin tarjoaja täytti referenssi- ja muut soveltuvuusvaatimukset.
8. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjousten pitää olla laadittu täsmällisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintalain mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen.ja tarjouksessa tulee olla mukana kaikki siltä edellytetyt liitteet. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta.
Tarjouspyynnön liitteessä 04 Tekniset vaatimusmääritykset on ilmoitettu että ”Tarjotun ratkaisun on täytettävä jokainen pakolliseksi esitetyistä vaatimuksista. Mikäli tarjottu ratkaisu täyttää esitetyn vaatimuksen, tarjoaja valitsi välilehden valikosta vaihtoehto ”Kyllä”, mikäli palvelu ei täytä vaatimusta, tarjoaja valitsi ”Ei”. Yksikin Ei-vastaus tai yhdenkin kentän tyhjäksi jättäminen pakollisiksi merkittyjen vaatimusten osalta voi olla tarjouksen hylkäysperuste.”
Hankintayksikkö pyysi täsmennykset 11.12.2025 klo 12 mennessä Edered Oy:ltä ja Epassi Oy:ltä. Molemmat täsmensivät tarjoustaan (korjasivat teknisluonteiset puutteet) annettuun määräaikaan mennessä. Hankintayksikkö selvitti myös Hankintalain 96 § mukaisesti perusteet poikkeuksellisen alhaiselle hinnalle. Tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.
9. Vertailu
Hankintayksikkö valitsi tarjouspyyntöön halvimman hinnan ainoaksi vertailuperusteeksI edellä esitetyillä syillä. Näin ollen hinnan painoarvo on 100 % ja siten edullisin saanut tarjous valitaan.
Vertailuhintana käytetään neljän (4) vuoden (Hintaliite) vertailuhintaa.
| Tarjoaja |
Edenred Oy |
Epassi Oy |
| Vertailuhinta |
15 000 euroa |
0 euroa |
Edullisimman hinnan on tarjonnut Epassi Oy.
Hankintayksikkö toteaa edellä esitetyn perusteella, että Epassi Oy on voittanut Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen henkilöstöetujärjestelmää koskeneen tarjouskilpailun.
11. Oikeusperusteet
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön § 47 mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Sosiaali- ja terveyspalveluiden palveluhankinnoissa palvelualuejohtaja päättää kuitenkin alle 10 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista.
Oheismateriaali: Tarjoukset Edenred Oy, 8.12.2025, Epassi Oy 5.12.2025, sekä niiden täsmennykset (salassa pidettävät JulkL 24 § 1 mom 20 kohta) Tarjouspyyntö VAKEDno-2025-5131, Julkinen