§ 49 Päätös liukuvan työajan hallintajärjestelmän hankinnasta

Päätöksen peruste

Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosääntö 46 §

Kuvaus

1. Hankinnan kohde         

Hankinnan kohteena on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen liukuvan työajan hallintajärjestelmä.

2. Hankintamenettely     

Hankinta on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki) 26 §:n mukainen EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.

Hankinnasta julkaistiin tietopyyntö 11.8.2025 nro 2025-159242 Hilma-tietokannassa sekä sisäisellä diaarinumerolla VAKEDno-2025-3656

Tarjouspyyntö lähetettiin julkaistavaksi 2.4.2026 ja julkaistiin 3.4.2026 hankintailmoitus nro 2026-045647 HILMA-tietokannassa osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi ja TED-numerolla 232059-2026 sekä sisäisellä diaarinumerolla VAKEDno-2026-1716. Hankinnasta oli myös aiemmin julkaistu tarjouspyyntö VAKEDno-2025-3656, mutta joka oli jouduttu keskeyttämään.

3. Sopimuskausi                

Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että sopimus tehdään kahden (2) vuoden määräaikaisena, minkä jälkeen sopimuskausi jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Irtisanomisaika hankintayksikön puolelta on kolme (3) kuukautta ja toimittajan osalta 6 kuukautta toistaiseksi voimassa olevalla sopimuskaudella.

4. Kohde

Tarjouspyynnön kohteena oli liukuvan työajan hallintajärjestelmän hankinta ohjelmistopalveluna (jäljempänä myös Palvelu) Sopimuksen ja sen liitteiden mukaisesti.

Hankinnalla haettiin yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan Palvelu SaaS palveluna.

Sopimus sisältää tarvittavan käyttöönottoprojektin, käyttöliittymät, ohjelmat, laitteistot, varusohjelmistot, sovitut integraatiot, lisenssit ja ylläpito- ja tukipalvelut Sopimuksen mukaisesti.

Palvelun tulee olla Tilaajan käyttävissä 6 (kuuden) kuukauden sisällä Sopimuksen allekirjoituksesta.

Palvelun käyttötarkoitus kattaa kaikki Palveluun kuuluvat toiminnalliset kokonaisuudet Sopimuksen mukaisessa laajuudessa (Käyttötarkoitus).

Optiona sopimukseen sisältyi tarjouspyynnön liitteenä olleen Vaatimusmäärittelyn välilehdellä ”Optiot" ilmoitetut optiot.

5.      Tarjoukset                       

Tarjoajat saivat esittää tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 20.4.2026 klo 12:00 mennessä. Hankintayksikkö vastaanotti yhden kysymyksen tarjouspyyntöön, johon se vastasi 20.4.2026 klo 12.44.

Määräaikaan 4.5.2026 klo 12.00 mennessä hankintayksikkö sai viisi (5) tarjousta

-      Certego Oy,

-      Cilron Oy,

-      Linkity Oy,

-      Loihde Trust Oy,

-      Saarni Nepton Oy

6. Tarjousten käsittely

Saatujen tarjousten arviointi toteutettiin hankintalain mukaisesti noudattaen seuraavia vaiheita:

-      tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja

-      tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi.

7. Tarjoajan soveltuvuus

Tarjoajilta edellytettiin rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen sekä tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvien vaatimusten täyttämistä. Tarjouspyynnössä referensseiltä vaadittiin seuraavaa:

”Tarjoajalla on oltava vähintään kolme (3) eri referenssiä hankinnan kohdetta toiminnallisesti vastaavasta ratkaisusta viimeisen viiden (5) vuoden ajalta. Referenssien tulee olla otettu hyväksytysti tuotantokäyttöön vähintään yhden (1) vuoden ajaksi viimeisen viiden (5) vuoden aikana, jonka aikana Tarjoaja on vastannut tuotantokäytön tuesta ja ylläpidosta. Viiden (5) vuoden aika lasketaan siitä, milloin tämä tarjous tulee viimeistään jättää. Selvyyden vuoksi todetaan, että tuotantokäyttöönotto on tehty viiden (5) viimeisen vuoden aikana.

1. Vähintään yhden (1) referensseistä tulee olla julkishallinnon asiakkuus.
2. Vähintään yhden (1) referensseistä tulee sisältää 200 käyttäjää liukuvan työajan käsittelyn piirissä.
3. Vähintään yhden (1) referensseistä tulee sisältää liittymä Personec F/F.K. ESS HR-järjestelmästä tai Personec F/F.K/F2 palkanlaskentajärjestelmään.
4. Vähintään yhden (1) referensseistä tulee sisältää SSO-kirjautumisen.”

Hankintayksikkö tarkisti tarjoajien referenssit.

Tarjoajien ilmoittamat referenssit vastasivat tarjouspyynnön niille asetettuja vaatimuksia.

8. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Tarjousten pitää olla laadittu täsmällisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.  Hankintalain mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta.

Tarjouspyynnön liitteessä vaatimusmääritykset on ilmoitettu että ”Tarjotun ratkaisun on täytettävä jokainen pakolliseksi esitetyistä vaatimuksista. Mikäli tarjottu ratkaisu täyttää esitetyn vaatimuksen, tarjoaja valitsi välilehden valikosta vaihtoehto ”Kyllä” tai ”Kehityskohde”. Mikäli palvelu ei täytä vaatimusta, valitsi ”Ei”. Yksikin Ei-vastaus tai yhdenkin kentän tyhjäksi jättäminen pakollisiksi merkittyjen vaatimusten osalta voi olla tarjouksen hylkäysperuste.”

Kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.

9. Vertailu

Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan alla määritellyn mukaisesti Kokonaistoimituksen laatutekijöiden ja tarjoushinnan perusteella. Eniten vertailupisteitä saanut tarjous valitaan. Vertailupisteet lasketaan kahden (2) desimaalin tarkkuudella.

9.1 Hintavertailu

Hinnan painoarvo vertailussa on 70 %. Vertailuhintana käytetään tarjouspyynnön liitteenä olleen hintaliitteen mukaista vertailuhintaa. Laskennallinen vertailuhinta määritetään seuraavien kriteerien mukaisesti: Tarjoushinnaltaan edullisin tarjous saa 70 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = edullisimman tarjouksen tarjoushinta (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen tarjoushinnalla (Y) ja kerrottuna 70 pisteellä. Laskukaava: X/Y * 70 pistettä.

Edullisimman vertailuhinnan on tarjonnut Certego Oy. Certego Oy saa näin ollen 70 vertailupistettä, Loihde Trust 67.26 pistettä, Cilron Oy 54.03 pistettä, Saarni Nepton Oy 44.20 pistettä ja Linkity Oy 30.01 pistettä.

9.2 Laatuvertailu

Laadun painoarvo vertailussa on 30 %. Eniten laatupisteitä saanut tarjous saa 30 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = asianomaisen tarjouksen saamat laatupisteet (Y) jaettuna eniten laatupisteitä saaneen tarjouksen laatupisteillä (X) ja kerrottuna 30 pisteellä (laskukaava: Y/X * 30 pistettä). Tilaajalla on tarvittaessa oikeus pyytää lausunto Tarjoajien tarjouksista oman arviointinsa perustaksi ulkopuoliselta riippumattomalta asiantuntijalta. Laatua arvioidaan ja vertaillaan tarjouspyynnön Liitteessä 16 (Tarjousten laadun vertailukriteerit) esitettyjen laatukriteereiden perusteella. Liitteessä 14 Laatuarvioitavat demot kerrottiin tarkemmin käyttötapausarviointien kulusta ja sekä arvioinnista.

9.2.1 Asiantuntijoiden osaaminen ja kokemus

Ehdotettujen asiantuntijoiden osaamisen ja kokemuksen arviointi Liitteen 15 mukaisesti. Tarjottavan henkilöstön minimivaatimukset ylittävä osaaminen ja kokemus (Asiantuntijalomake-liitteen asiantuntijat): Asiantuntijoiden pisteet suhteutetaan siten että eniten Liitteestä 15 pisteitä saanut tarjoaja saa 10 pistettä ja muut suhteutettuna siihen. (Laskukaava: tarjouksen asiantuntijalomakkeen pisteet / korkeimman pisteluvun saanut tarjous*10)

Hankintayksikkö katsoi, yhden kalenterivuoden aikana on mahdollisuus kerryttää relevanttia osaamista tai kokemusta enintään 1.0 htv.

Certego Oy:n asiantuntijoiden kokemus ja osaaminen täytti kaikki Liitteessä asetetut pakolliset vaatimukset ja ylittäviltä osin osaaminen pisteytettiin seuraavasti per asiantuntijarooli (projektipäällikkö, sovellusasiantuntija, TES-asiantuntija, testausasiantuntija, integraatioasiantuntija): 3+3+3+3+3 pistettä, yhteensä 15 ja suhteutettuna 10 pistettä

Cilron Oy saavutti pisteet 3+3+2+3+3, yhteensä 14 ja suhteutettuna 9.33 pistettä.

Linkity Oy:n pisteet olivat 3+3+2+3+1, integraatioasiantuntijan kokemus ja osaaminen arvioitiin vasten vähimmäisvaatimukset ylittäviä vaatimuksia yhden pisteen veroiseksi. yhteensä 12, suhteutettuna 8.

Loihde Trust Oy:n asiantuntijat täytti kaikille rooleille asetetut ja ylittävät vaatimukset ja pisteet olivat siten 3+3+3+3+3, yhteensä 15 ja suhteutettuna 10.

Saarni Nepton Oy:n TES-asiantuntijan kokemuksessa oli pieni vajavaisuus vaatimuksiin nähden, asiantuntijoiden osaaminen ja kokemus täytti vaatimukset ja ylittäviltä osin pisteytettiin seuraavasti: 3+3+2,5+3+3, yhteensä 14.5 ja suhteutettuna 9.67.

9.2.2  Käytettävyysarviointi

Hankintayksikkö toteutti käytettävyysarvioinnin neljän (4) käyttötapauksen perusteella Liitteen 14 mukaisesti kaikille tarjouksen jättäneille. (Laskukaava: tarjouksen laatuarvioitavien demojen arvioinnin pisteet / korkeimman pisteluvun saanut tarjous*25)

•       Tarjouspyynnön Liitteessä 14 todettiin, että Demon pisteytys perustuu raadin antamiin pisteisiin

•       Jokainen demo arvioidaan ja pisteytetään yksi kerrallaan, kunnes kaikki demot on arvioitu ja pisteytetty.

•       Pisteytys perustuu kunkin raadin jäsenen omaan kokemukseen ja arviointiin käyttötapauksen toteutuksesta.

•       Jokainen raadin jäsen antaa käyttötapauksen eri vaiheille 0-3 pistettä seuraavasti:

•       0 pistettä: Käyttötapauksen vaiheen kulkua ja sen sisältämiä vaiheita ei pystytä demoamaan (esim. toiminnallisuus puuttuu kokonaan ratkaisusta).

•       1 piste: Käyttötapauksen vaihe voidaan demota, mutta siinä on huomattavia puutteita käytettävyydelle asetettua kriteeristöä ja/tai käyttötapauskuvausta vasten.

•       2 pistettä: Käyttötapauksen vaihe voidaan demota, mutta siinä on joitakin puutteita käytettävyydelle asetettua kriteeristöä ja/tai käyttötapauskuvausta vasten.

•       3 pistettä: Käyttötapauksen vaihe voidaan demota, se täyttää käytettävyydelle asetetun kriteeristön hyvin ja käyttötapauksen vaihe voidaan viedä läpi kuvauksen mukaisesti.

Jokaisen arvioijan antamat pisteet lasketaan yhteen, jolloin saadaan arvioinnin tarjoajakohtaiset pisteet. Enimmäispistemäärä on 72 (4 käyttötapausta x 3 pistettä x 6 arvioijaa).

Eniten pisteitä saanut toimittaja saa 25 vertailupistettä ja muut suhteutettuna siihen. Mikäli toimittajan yksittäinenkin käyttötapaus saa kaikilta arvioijilta 0 pistettä (käyttötapauksessa raadin keskiarvo 0), hylätään toimittajan tarjous.

Käyttötapausarvioinnin pisteet perustuvat raadin antamiin pisteisiin. Jokainen demo arvioidaan ja pisteytetään yksi kerrallaan, kunnes kaikki demot on arvioitu ja pisteytetty. Pisteytys perustuu kunkin raadin jäsenen omaan kokemukseen ja arviointiin käyttötapauksen toteutuksesta.

Certego Oy:n saamat käyttötapausten yhteenlasketut pisteet olivat 44 pistettä, tämän laatukohdan mukaisina vertailupisteinä siten 22.92;

Cilron Oy:n saamat käyttötapausten yhteenlasketut pisteet olivat 47 tarkoittaen vertailupisteinä 24.48;

Linkity Oy:n saamat käyttötapausten yhteenlasketut pisteet olivat 45 tarkoittaen vertailupisteinä 23.44;

Loihde Oy:n saamat käyttötapausten yhteispisteet olivat 45, tarkoittaen vertailupisteinä 23.44;

ja Saarni Nepton Oy:n saamat käyttötapausten yhteispiteet olivat 48, tarkoittaen tämän laatukohdan mukaisina vertailupisteinä 25.

9.2.3 Laatupisteet yhteensä

Tarjousten laadun vertailupisteet on 30, johon yllä mainittujen vaatimuskohtien yhteispisteet suhteutetaan kahden desimaalin tarkkuudella (tarjouksen laatupisteet /korkeimman pisteluvun saanut tarjous*30)

Laatupisteitä on eniten saanut Saarni Nepton Oy. Suhteutettujen pisteiden osalta Saarni Nepton Oy saa näin 30 pistettä, Cilron Oy 29.26 pistettä, Loihde Trust Oy 28.94 pistettä, Certego Oy 28.49 pistettä ja Linkity Oy:n pisteet ovat 27.21.

10. Kaikki pisteet yhteensä

Eniten pisteitä on saanut Certego Oy. 

Hankintayksikkö toteaa edellä esitetyn perusteella, että Certego Oy on voittanut Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen liukuvan työajan hallintajärjestelmän tarjouskilpailun.

11. Oikeusperusteet

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön § 46 mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Sosiaali- ja terveyspalveluiden palveluhankinnoissa palvelualuejohtaja päättää kuitenkin alle 10 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista.

Päätös

Päätän,

1.         valita Certego Oy:n edellä esitetyillä perusteilla Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen liukuvan työajan hallintajärjestelmän toimittajaksi;

2.         sekä todeta, että sopimuksen kokonaisarvo 48 kuukaudelle on 110.080,00 € (alv 0 %) sisältäen pakolliset optiot, 12htp verran lisätöitä sekä lisäkoulutukset sekä käyttöönottoprojektin; sekä todeta, että

3.         hyvinvointialue varaa mahdollisuuden (tilaajan optio) hankkia erillisellä tilausmenettelyllä lisäksi sopimuskaudella 30 htp verran lisätöitä sopimuksen mukaisen hinnaston mukaisesti; sekä todeta, että

4.         käyttöönottoprojektin kustannukset maksetaan menokohdalta 514532010 (projektinumero ITK046) ja jatkuvan palvelun kustannukset menokohdalta 514620000.

Tämä päätös on ehdollinen siihen saakka, kun ylemmällä toimielimellä on mahdollisuus käyttää hallintosäännön 29 §:n mukaista otto-oikeuttaan. Sitova sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella sopimuksella.