§ 66 Päätös palkanlaskentapalvelun ja HR-järjestelmäpalvelun optioiden käyttöönotosta

Päätöksen peruste

Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 136 § 2 mom 1)

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosääntö 47 § 

Kuvaus

Konsernipalvelujen toimialajohtaja teki 7.3.2025 (§ 19, VAKEDno-2024-2159) päätöksen koskien Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Palkanlaskentapalvelu- ja HR-järjestelmäratkaisuhankintaa. Hyvinvointialue hankki tuolloin päätöksellä tarjouspyynnön pakollisen laajuuden ja sopimuksen mukaisen palvelun sisältäen lisätyöt sekä lisäkoulutukset sekä käyttöönottoprojektin ilman tarjouspyynnössä mainittuja vapaaehtoisia optioita.

Nyt Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on tunnistanut tarpeen eräiden vapaaehtoisten optioiden käyttöönotolle. Tarjouspyynnössään hyvinvointialue oli määritellyt mm. OSS koulutuskalenterin (vapaaehtoinen optio 1), vapaaehtoinen optio 3:n (vaatimus IN14, kuittaus onnistuneesta maksusta) sekä vapaaehtoinen optio 4:n (vaatimus IN19) ja vapaaehtoinen optio 7:n (vaatimus IN31, HR-järjestelmäarkistointi) tällaisiksi optioiksi.

Pakollisiksi optioksi hyvinvointialue oli määrittänyt sähköisen allekirjoituspalvelun sekä palkkalaskelmien välityksen (verkkopalkka), jotka hyvinvointialue mainitulla päätöksellään hankki, mutta joiden käyttöönotosta päättämisen ajoitti myöhemmäksi. Näiden toiminnallisuuksien sopimuskauden aikaiset laskennalliset kustannukset ovat siten jo huomioitu aiemmassa päätöksessä (allekirjoitus 79 200 euroa (alv. 0 %), verkkopalkkalaskelma 97 300 euroa (alv. 0 %).  Koskien IN24 vaatimusta toimittajan oman operaattorin integraation ylläpidon tulee sisältyä palkanlaskentajärjestelmän Ohjelmistopalvelun hintaan.

Azets Insight Oy on tarjonnut koulutuskalenterin käyttöönoton tarjouksessaan (Vapaaehtoinen optio 1) hintaan 7125 euroa (alv. 0 %) ja jatkuvan palvelun laskennallinen kustannus on sopimuskaudelle 158 400 euroa (alv. 0 %) 5500 käyttäjän mukaan laskettuna. Vapaaehtoinen optio 3 sisälsi vaatimuksessa IN14 (CashManagement - Palkanlaskenta) kuvattujen tietojen viennin Toimittajan rajapinnasta. Vapaaehtoiset optiot 3 ja 4 ovat toteutushinnaltaan yhteensä 2850 euroa (alv. 0 %). Vapaaehtoisen optio 7:n toteutushinta on myös 2850 euroa.

Hankintalain mukaan sopimuksen muuttaminen on sallittua, silloin kun se perustuu hankintamenettelyn aikana tiedossa olleisiin ja hankinta-asiakirjoissa mainittuihin sopimusehtoihin tai niiden muuttamista koskeviin ehtoihin, niiden rahallisesta arvosta riippumatta, ja nämä ehdot ovat selkeät, täsmälliset ja yksiselitteiset, eivätkä ne muuta hankintasopimuksen tai puitejärjestelyn yleistä luonnetta. Hankintayksikkö on etukäteen tunnistanut hankinnan kohteen tyyppisille ratkaisuille luonteenomaisen optiotarpeen ja täsmällisesti kuvannut em. toiminnallisuudet tarjouspyynnössä tällaisiksi optioiksi, jotka ovat hintaliitteellä yksiselitteisesti osa sopimusta.

Näin ollen kysymys on hankintalain 136 § 2 momentin 1 kohdan mukaisesta sallitusta hankintasopimuksen muutoksesta. Toimituksessa noudatetaan Vantaan ja Keravanhyvinvointialueen ja Azets Insight Oy:n välisen nykyisen sopimuksen ehtoja. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista.

Päätöksen oheismateriaali: Azets Insight tarjous 3.2.2025 / Sopimuksen liite 5 Hintaliite (salassapidettävä JulkL 24 § 20)

Päätös

Päätän, että  

1. Azets Insight Oy:ltä hankitaan edellä esitetyt (6kpl) Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Palkanlaskenta- ja HR-järjestelmäpalvelun optiot ja todeta, että

2. Palkanlaskelmien välitys ja sähköinen allekirjoitus olivat jo huomioitu hankintapäätöksen ja sopimuksen kokonaislaajuudessa (7.3.2025, § 19); ja todeta että

3. siten tällä päätöksellä hankittavien optioiden sopimusmuutoksen laskennallinen kokonaisarvo 48 kuukaudelle on 171 225 € (alv 0 %), sisältäen käyttöönotot 12 825 euron ja jatkuvan palvelun laskennalliset kustannukset 158 400 euron verottomalla arvolla; sekä todeta että

4. jatkuvan palvelun kustannukset maksetaan menokohdalta 512300010 (HR ja työnantajapalvelut), käyttöönottojen menokohtana on ICT Kehittäminen (512600010), mikäli toteutus vuoden 2025 puolella 512200050, Koulutuskalenterioption jatkuva palvelu maksetaan menokohdalta 512600020 (Palvelut ja Sovellukset)

Tämä päätös on ehdollinen siihen saakka, kun ylemmällä toimielimellä on mahdollisuus käyttää hallintosäännön 29 §:n mukaista otto-oikeuttaan.