Kuvaus
Maakuntien tilakeskus (myöh. myös Tilakeskus) toimii hyvinvointialueista annetun lain (611/2021) muutoksineen jäljempänä ”Hyvinvointialuelaki”) 3 luvun 21 §:n tarkoittamana valtakunnallisena toimitila- ja kiinteistöhallinnon osaamiskeskuksena. Tilakeskuksen omistavat Suomen valtio, hyvinvointialueet, HUS-yhtymä ja Helsingin kaupunki.
Hyvinvointialuelain mukaan Tilakeskuksen tehtävänä on ylläpitää hyvinvointialueiden yhteistä tilatietojärjestelmää ja siihen liittyviä palveluja sekä antaa vuosittain sen omistajille selvitys hyvinvointialueiden tekemistä toimitiloja koskevista investointipäätöksistä ja niiden vaikutuksista hyvinvointialueiden talouteen. Lisäksi hyvinvointialueet, HUS-yhtymä ja Helsingin kaupunki voivat antaa osaamiskeskukselle muita toimitila- tai kiinteistöhallintoa koskevia tehtäviä.
Toteuttaakseen lakien mukaisia tehtäviään tilakeskus ja omistajansa ovat tunnistaneet arvon yhteiselle ylläpidon johtamisjärjestelmälle. Ylläpidon johtamisjärjestelmän on alustavasti suunniteltu koostuvan seuraavista
toiminnallisuuksista, jotka tarkentuvat ja joiden ominaisuudet määritetään tarkemmin hankinnan kohteen kuvauksen tarkentuessa:
• Ennakoiva huolto
• Energia- ja ympäristöjohtaminen
• Palvelupyynnöt
• Laadunhallinta
• Dokumenttien hallinta
• PTS
Hankittava järjestelmä mahdollistaa raportoinnin eri osapuolille, sekä hankittavan järjestelmän kautta, että tilakeskuksen raportointiportaalin kautta.
Näiden sekä muiden kaavailtujen toiminnallisuuksien keskiössä on raportoinnin helpottuminen ja toimintamallien yhtenäistämisen helpottaminen. Lisäksi järjestelmällä parannettaan edellytyksiä tietojen ajantasaisuudelle ja oikea-aikaisuudelle.
Lopullisen hankinnan arvioitu laskennallinen kustannus Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle on 180 000 euroa (alv 0%) ja kilpailutukseen liittyvä kustannus on kattohinnaltaan 10 000 euroa (alv. 0%).
Ylläpidon johtamisjärjestelmän kilpailutukseen ja hankinnan valmisteluun liittyvät kulut jaetaan ensimmäisessä vaiheessa sitoutuvien, esisopimuksen solmineiden, hyvinvointialueiden ja Tilakeskuksen kesken.
Tilakeskus vastaa omalta osaltaan 50 % hankinnan valmistelun ja kilpailutuksen kuluista. Hankintavaiheeseen osallistuvat hyvinvointialueet vastaavat yhteismitallisesti 50 % hankinnan valmistelun ja kilpailutuksen kuluista.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ei ole prosessikustannussyistä eikä volyymihyötyjen kannalta järkevää kilpailuttaa kuvatun kaltaista hankintaa yksin.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, myös hankintalaki) 15 §:n mukaan lakia ei sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään.
Hankintalain 15 §:n 1 momentin mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään. Sidosyksiköllä tarkoitetaan hankintayksiköstä muodollisesti erillistä ja päätöksenteon kannalta itsenäistä yksikköä. Lisäksi edellytyksenä on, että hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa käyttää määräysvaltaa yksikköön samalla tavoin kuin omiin toimipaikkoihinsa ja että yksikkö harjoittaa enintään viiden prosentin ja enintään 500 000 euron osuuden liiketoiminnastaan muiden tahojen kuin niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on. Sidosyksikössä ei saa olla muiden kuin hankintayksiköiden pääomaa.
Hankintalain 15 §:n 5 momentin mukaan hankintayksiköiden katsotaan yhdessä käyttävän määräysvaltaa sidosyksikköön, jos sidosyksikön toimielimet koostuvat kaikkien hankintayksiköiden edustajista ja hankintayksiköt voivat yhdessä käyttää ratkaisevaa päätösvaltaa sidosyksikön strategisiin tavoitteisiin ja tärkeisiin päätöksiin. Lisäksi edellytyksenä on, että sidosyksikkö toimia määräysvaltaa käyttävien hankintayksiköiden etujen mukaisesti.
Maakuntien tilakeskus Oy toimii edellä mainitun lainkohdan mukaisena omistajiensa sidosyksikkönä, jolta tehtäviä hankintoja ei tarvitse hankintalain mukaisesti kilpailuttaa. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue omistaa Maakuntien tilakeskus Oy:n H-lajin osakkeita (4 850 129 - 5 034 420).
Hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Sosiaali- ja terveyspalveluiden palveluhankinnoissa palvelualuejohtaja päättää kuitenkin alle 10 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista.
Oheismateriaali: Esisopimus Ylläpidon johtamisjärjestelmä (Luonnos), 4.8.2025 (ei julkinen)