§ 2 Hankintaoikaisu hankintapäätökseen VAKEDno-2023-4710, Tukisuhdetoiminnan hankinta (edeltävä asia VD/793/02.08.00.00/2022)

Lataa 

VAKEDno-2023-4710

Päätöspäivämäärä

4.2.2024

Päätöksen tekijä

Lasten, nuorten ja perheiden toimialajohtaja

Päätöksen peruste

Hankintayksikön itseoikaisu

Hankintapäätöksen tiedoksianto

Hankintalain 127 §:n mukaan hankintayksikön tekemä päätös perusteluineen sekä valitusosoitus ja oikaisuohje on annettava tiedoksi kirjallisesti niille, joita asia koskee.

Lasten,​ nuorten ja perheiden palveluiden toimialajohtaja Hanna Mikkonen on tehnyt hankinnasta viranhaltijapäätöksen § 28 VAKEDno-2023- 4710 12.12.2023. Hankintapäätös on annettu tiedoksi 15.12.2023 seuraaville tarjoajille: Attendo Oy, Ava perhepalvelut Oy, Familar Oy, Go Strong Oy, Kiipulasäätiö sr, Neljä Astetta Oy, Pelastakaa Lapset ry, Perhehoitokumppanit Suomessa Oy, SOS-Lapsikyläsäätiö sr, Suomen TukiVerkko ja Varamummola Oy.

Tukiperhe.fi Oy lähetti hankintayksikölle tiedustelun koskien tukisuhdetoiminnan hankintaa. Tukiperhe.fi Oy ei ollut saanut tiedoksiantona hankintapäätöstä, minkä johdosta hankintayksikkö on tarkistanut hankinnan dokumentit uudelleen. Hankintaan liittyvien dokumenttien uudelleen tarkastelussa on käynyt ilmi, että hankintapäätöstä ei ole annettu tiedoksi Tukiperhe.fi Oy:lle eikä myöskään Keski-Uudenmaan Perheasema Purje Oy:lle, Perhekuntoutuskeskus Lauste ry:lle sekä Perhepalvelut Oiva Oy:lle johtuen hankintayksikön virheestä.

Referenssit

Hankintalain 86 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia, joilla varmistetaan, että ehdokkailla ja tarjoajilla on tarvittavat henkilöstö- ja tekniset voimavarat ja kokemusta hankintasopimuksen toteuttamiseksi hankintayksikön edellyttämällä tasolla. Hankintayksikkö voi vaatia, että riittävä kokemus osoitetaan viittaamalla aiemmin toteutettuihin sopimuksiin.

Tarjousten tarkastamisen yhteydessä todettiin referenssien osalta, että osa tarjouksista ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettuja referenssivaatimuksia liitteiden lataamisen osalta.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on hylännyt päätöksellään (VAKEDno-2023- 4710) tukisuhdetoiminnan hankinnassa Tukiperhe.fi Oy:n osakohteissa 1-3, Perhepalvelut Oiva Oy:n osakohteessa 2, Perhekuntoutuskeskus Lauste ry:n osakohteessa 2 ja Keski-Uudenmaan Perheasemapurje Oy:n osakohteessa 3 koska tarjouksen liitteeksi ei ole ladattu vaadittua selvitystä liittyen referensseihin.

Tarjousdokumenttien uudelleen tarkastelussa selvisi, että edellä mainitut tarjoajat on hylätty referenssien osalta virheellisesti. Referenssit tuli ladata tarjouspyynnön yhteyteen ja hankintayksikkö oli tulkinnut virheellisesti edellä mainittujen tarjoajien osalta, että referenssit oli kokonaan jätetty lataamatta. Uudelleen tarkastamisen yhteydessä hankintayksikkö totesi referenssien olevan ladattu asianmukaisesti ESPD-lomakkeiden yhteyteen ja referenssien sisältö vastasi tarjouspyyntöä.

Hankintalain 132 §:n 1 momentissa säädetään hankintaoikaisun tekemisestä. Hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan ja ratkaista asian uudelleen hankintaoikaisulla. Hankintaoikaisua voidaan käyttää myös, jos asiassa on tullut hankintapäätöksen tekemisen jälkeen esiin sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin.

Hankintalain 133 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen omasta aloitteestaan tai asianosaisen vaatimuksesta. Hankintayksikkö voi itse ottaa hankintapäätöksen tai ratkaisun korjattavakseen 90 päivän kuluessa siitä, kun hankintaoikaisun kohteena oleva päätös tai ratkaisu on tehty.

Edellä mainittuun perustuen hankintayksikkö on päättänyt ottaa asian käsiteltäväksi omasta aloitteestaan hankintaoikaisuna hankintalain 133 §:n 1 momentin mukaisesti. Hankintayksikkö on saanut dokumenttien uudelleen tarkastamisen yhteydessä sellaista uutta tietoa, joka on vaikuttanut hankintapäätöksen tekemisen edellytyksiin ja siten hankintayksikkö on korjannut tukisuhdetoiminnan hankinnan päätöstä tässä kappaleessa mainituilta osin.

Kuvaus

Valmistelija: Hankintajuristi Johanna Pihlaja

Hankintapäätös

Hankinnan kohteena on Tukisuhdetoiminnan palvelujen hankinta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle ajalle 1.1.2024 alkaen. Tukiperhe-​ tai tukiviikonlopputoimintapaikka saa sijaita korkeintaan sadanviidenkymmenen (150) kilometrin etäisyydellä lapsen asuinkunnasta Suomessa.

Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset kuvattiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Hankinta on jaettu kolmeen (1) osakohteeseen. Hankinta toteutetaan dynaamisena tarjousmenettelynä,​ joka on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 2. ”Hankintamenettelyn kuvaus”. Tarjouskilpailun perusteella muodostetaan puitejärjestely siihen valittujen palveluntuottajien kesken.  

Tämä on Tukisuhdetoiminnan hankinnan 1. uudelleenavaus. Nyt avataan seuraavat osakohteet liitteen 2 ”Hankintamenettelyn kuvaus” mukaisesti 

1.      Ei-​ammatillinen tukiperhepalvelu   

2.      Ammatillinen tukiperhepalvelu 

3.      Tukiviikonlopputoiminta 

Tarjoajalla,​ joka ei ole jättänyt tarjousta tai täyttänyt asetettuja soveltuvuusvaatimuksia perustamisvaiheessa,​ on mahdollisuus päästä mukaan tarjousmenettelyyn,​ mikäli asetetut vaatimukset täyttyvät.  

Jo toimittajarekisteriin valitut palveluntuottajat: Dynaamisen tarjousmenettelyn perustamisvaiheessa tai sen jälkeen uudelleen avaamisen yhteydessä jo menettelyyn valitut palveluntuottajat voivat dynaamisen tarjousmenettelyn avaamisen yhteydessä:  

- Alentaa tarjoamansa palvelun hintaa 

- Jättää tarjouksen uuden osakohteen osalta  

Osakohteet 2. ja 3. ovat uusia perustettavia osakohteita. Tilaaja asettaa valitut palveluntuottajat osakohteittain etusijajärjestykseen kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen perusteella. Kokonaistaloudellisesti edullisimpana tarjouksena pidetään tarjousta,​ joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin. Etusijajärjestys annetaan tarjouksen jättäneille tiedoksi hankintapäätöksessä.  

Puitejärjestelyssä oleva palveluntuottaja valitaan kunkin asiakkaan kohdalla yksilöllisen tarpeen,​ harkinnan ja palvelun soveltuvuuden perusteella. Ensisijainen toimittaja on ko. osa-​alueessa tai kevennetyssä kilpailutuksessa yksilöidyn tilauksen osalta halvimman tarjouksen jättänyt. Muilta valituilta toimittajilta tullaan tilaamaan,​ mikäli ensisijainen toimittaja ei kykene toimittamaan tai ensisijaisen toimittajan palvelu ei sovellu yksittäiseen tilaustarpeeseen.

Asiakkaiden ohjautumisessa palveluntuottajille otetaan aina huomioon asiakkaan tarpeet,​ palveluntuottajan osaaminen sekä näiden kohtaaminen. Hankintalain (1397/2016) 110 §:n mukaan suorahankintaa voidaan käyttää yksittäisissä tapauksissa sosiaali-​ tai terveyspalvelujen hankinnoissa,​ jos palvelun tarjoajan vaihtaminen olisi ilmeisen kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksenmukaista asiakkaan kannalta merkittävän hoito-​ tai asiakassuhteen turvaamiseksi.

Tilaaja varaa oikeuden järjestää palvelua sopimuskauden aikana myös palvelusetelillä tai muulla lainsäädännön velvoitteet täyttävällä tavalla.  Tilaaja ei sitoudu tiettyihin tilaus-​ tai hankintamääriin.   

Hankinnan ennakoitu arvo sopimuskauden ajalle on noin 9 600 000 €. 

Sosiaali-​ ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain 16 §:n mukainen perustelu 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen strategiassa ja siihen sisältyvässä palvelustrategiassa asetetaan muun ohella palvelujen järjestämistä linjaavat tavoitteet ja palveluiden verkoston periaatteet. Hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkiminen yksityiseltä palveluntuottajalta on tarpeen palveluiden tarkoituksenmukaiseksi järjestämiseksi ja asiakkaiden palvelutarpeisiin vastaavien palveluiden riittävän saatavuuden takaamiseksi hyvinvointialueella.  

Hankintayksikkö on huomioinut hankintaa määritellessään järjestämislain (612/2021) vaatimukset palveluiden järjestämisvastuusta ja asiakkaiden palveluiden yhdenvertaisesta toteutumisesta. Hankinta täyttää järjestämislain 12 §:ssä asetetut edellytykset palvelujen hankkimiseksi yksityisiltä palveluntuottajilta. Hankintayksikkö tulee varmistamaan palveluntuottajan kanssa tehtävällä sopimuksella järjestämislain 15 §:ssä asetetut vaatimukset. Hankintayksikkö varmistaa kyseisellä sopimuksella myös,​ että Palveluntuottajan mahdolliset alihankkijat täyttävät järjestämislaissa 14 §:ssä säädetyt yksityistä Palveluntuottajaa koskevat vaatimukset.

Sopimuskaudella tilaaja seuraa sopimuksenmukaista palvelun tuottamista ja sopimusvelvoitteiden täyttämistä. Hankintayksikkö on varautunut sopimusehdoilla palveluiden jatkuvuuden hallintaan sekä potentiaalisimpiin häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin.

Hankintamenettely ja hankinnan kuvaus

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on julkaissut 1.11.2023 hankintalain (1397/2016) liitteen E:n mukaisen sosiaalipalvelut ja muut erityispalvelut-​hankintailmoituksen HILMA-​portaalissa. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.  

Tarjousaikana tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 10.11.2023 klo 12:00 mennessä ja esitettyihin kysymyksiin vastattiin 14.11.2023.  Tarjousten jättämisen määräaikaan,​ 28.11.2023 klo 12:00,​ mennessä saapui yhteensä viisitoista (15) tarjousta. 

Tarjouksen jättivät seuraavat toimittajat: Attendo Oy (1755463-​2),​ Ava perhepalvelut oy (2796987-​4),​ Familar Oy (2300134-​8),​ Go Strong Oy (2682149-​9),​ Keski-​Uudenmaan Perheasemapurje Oy (1833239-​6),​ Kiipulasäätiö sr (0147520-​0),​ Neljä Astetta Oy (2009251-​2),​ Pelastakaa Lapset ry (0116788-​1),​ Perhehoitokumppanit Suomessa Oy (2180366-​2),​ Perhekuntoutuskeskus Lauste ry (0774963-​9),​ Perhepalvelut Oiva Oy (3122821-​9),​ SOS-​Lapsikyläsäätiö sr (0813692-​2),​ Suomen TukiVerkko (2498583-​6),​ Tukiperhe.fi Oy (2915723-​9) ja Varamummola Oy (2801187-​9) 

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 

Hankintalain 85 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia,​ joilla varmistetaan,​ että ehdokkailla ja tarjoajilla on hankintasopimuksen toteuttamiseen tarvittavat taloudelliset ja rahoitusta koskevat voimavarat. Tätä varten hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia vähimmäisliikevaihdosta tai varojen ja velkojen välisestä suhteesta. Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84—86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Ehdokkaat tai tarjoajat,​ jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia,​ on suljettava tarjouskilpailusta. 

Tarjoajat ovat tarjouksessaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset. Hankintayksikkö tarkastaa tarjouspyynnön mukaisesti vaatimusten täyttymisen valituilta toimittajilta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. 

Referenssit 

Tarjouspyynnön mukaisesti Tarjoajalla tuli olla hankinnan tarjottavaa osakohdetta vastaavaa referenssi. Tarjouspyynnössä oli vaadittu lataamaan tarjottavista osakohteiden osalta selvitys referensseistä seuraavasti:  

Osakohde 1: Ei-​Ammatillinen tukiperhetoiminta: ”Referenssit palvelukuvauksen mukaisesta perhehoidon tuottamisesta sekä selvitys palvelutoiminnan vastuuhenkilön kokemuksesta tukisuhdetoiminnasta. Tarjoajalla tulee olla vähintään yksi (1) vuosi kokemusta palvelukuvauksen mukaisesta perhehoidon tuottamisesta tai tarjoajan tulevan palvelutoiminnan toiminnasta vastaavalla henkilöllä tulee olla vähintään kaksi (2) vuotta kokemusta lastensuojelussa tai lapsiperheiden sosiaalipalveluissa kokoaikaisessa työskentelyssä. Liite tulee nimetä: Referenssit / Yrityksen nimi.” 

Osakohde 2: Ammatillinen tukiperhetoiminta: ”Referenssit palvelukuvauksen mukaisesta perhehoidon tuottamisesta sekä selvitys palvelutoiminnan vastuuhenkilön kokemuksesta tukisuhdetoiminnasta. Tarjoajalla tulee olla vähintään yksi (1) vuosi kokemusta palvelukuvauksen mukaisesta perhehoidon tuottamisesta tai tarjoajan tulevan palvelutoiminnan toiminnasta vastaavalla henkilöllä tulee olla vähintään kaksi (2) vuotta kokemusta lastensuojelussa tai lapsiperheiden sosiaalipalveluissa kokoaikaisessa työskentelyssä. Liite tulee nimetä: Referenssit / Yrityksen nimi.” 

Osakohde 3: Tukiviikonlopputoiminta: ”Referenssit palvelukuvauksen mukaisesta tukiviikonlopputoiminnan tuottamisesta sekä selvitys palvelutoiminnan vastuuhenkilön kokemuksesta tukisuhdetoiminnasta. Tarjoajalla tulee olla vähintään yksi (1) vuosi kokemusta palvelukuvauksen mukaisesta tukiviikonlopputoiminnan tuottamisesta tai tarjoajan tulevan palvelutoiminnan toiminnasta vastaavalla henkilöllä tulee olla vähintään kaksi (2) vuotta kokemusta lastensuojelussa tai lapsiperheiden sosiaalipalveluissa kokoaikaisessa työskentelyssä. Liite tulee nimetä: Referenssit / Yrityksen nimi.” 

Tarjousten tarkastamisessa todettiin referenssien osalta,​ että seuraavat tarjoajat eivät täyttäneet tarjouspyynnössä asetettuja referenssivaatimuksia: Tukiperhe.fi Oy osakohteissa 1–3 ei ole ladattu vaadittavaa selvitystä, Perhepalvelut Oiva Oy osakohteessa 2 ei ole ladattu vaativaa selvitystä, Perhekuntoutuskeskus Lauste ry osakohteessa 2 ei ole ladattu vaativaa selvitystä ja Keski-​Uudenmaan Perheasemapurje Oy osakohteessa 3 ei ole ladattu vaativaa selvitystä.

Jo toimittajarekisteriin valitut palveluntuottajat: Dynaamisen tarjousmenettelyn perustamisvaiheessa tai sen jälkeen uudelleen avaamisen yhteydessä jo menettelyyn valitut palveluntuottajat voivat dynaamisen tarjousmenettelyn avaamisen yhteydessä alentaa tarjoamansa palvelun hintaa tai jättää tarjouksen uuden osakohteen osalta (Osakohteet 2. ja 3. olivat uusia osakohteita.)  

Tarjousten tarkistamisessa todettiin,​ että SOS-​Lapsikyläsäätiö sr. on jättänyt tarjouksen osakohteesta 1 tarjousmenettelyn perustamisvaiheessa. Jo toimittajarekisteriin valittu palveluntuottaja voi tarjousmenettelyn avaamisen yhdessä alentaa tarjoamansa palvelun hintaa tai jättää tarjouksen uuden osakohteen osalta. SOS-​Lapsikyläsäätiö sr. on antanut uuden tarjouksen osakohteessa 1,​ mutta ei ole alentanut tarjoamansa palvelun hintaa. Täten annettu tarjous on tarjouspyynnön vastainen.

Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus 

Hankintalain 79 §:n mukaan ennen tarjousten valintaa hankintayksikön on tarkistettava,​ että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-​asiakirjoissa asetettujen vaatimusten,​ ehtojen ja perusteiden mukainen. Ehdokkaat tai tarjoajat,​ jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia,​ on suljettava tarjouskilpailusta.  Kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjoukset täyttivät myös tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset. 

Tarjousvertailu 

Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous,​ jossa hinnan painoarvo on 100 %. Palvelua koskevat ehdottomat laatuvaatimukset ovat kuvattu tarjouspyynnön palvelukuvauksessa.  

Päätös

Hankintayksikkö korjaa alkuperäisen hankintapäätöksen VAKEDno-2023-4710 itseoikaisuna perusteluissa kuvatuilta osin. Päätän

·         valita osakohteeseen 1 päätöksen liitteen 1 mukaiset Palveluntuottajat

·         valita osakohteeseen 2 päätöksen liitteen 1 mukaiset Palveluntuottajat

·         valita osakohteeseen 3 päätöksen liitteen 1 mukaiset Palveluntuottajat.

Päätän hylätä tarjouspyynnön vastaisina seuraavat tarjoukset: Osakohteessa 1: SOS-​Lapsikyläsäätiö sr (0813692-​2).

Tämä päätös on ehdollinen siihen saakka,​ kun ylemmällä toimielimellä on mahdollisuus käyttää hallintosäännön 29 §:n mukaista otto-​ oikeuttaan. Sitova sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella,​ vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella sopimuksella.

Hankintasopimus

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä,​ kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen ja valitusosoituksen tiedoksi. 

Allekirjoitus

Hanna Mikkonen, Lasten, nuorten ja perheiden palvelujen toimialajohtaja

Organisaatiotieto

Hankinta