Kuvaus
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on ollut tarpeen kilpailuttaa puitesopimus konsulttipalvelujen hankintaan edellisen, Vantaan kaupungilta siirtyneen puitesopimuksen, umpeutuessa. Nyt tehtävä hankinta tehdään erityisesti valtion erillisrahoitettujen kehittämishankkeiden tarpeisiin. Hankinta mahdollistaa valittujen sopimustoimittajien käyttämisen, mutta ei pidä sisällään mitään velvoitteita hyvinvointialueelle tilata palveluita. Mikäli kyseisiä palveluita tilataan, tehdään se normaalin talousarvion rajoissa siten kuin se on tarkoituksenmukaista ja kokonaistaloudellisesti perusteltua.
Hankinnan kohteena on Konsulttipalvelujen hankinta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle määräaikaiselle sopimuskaudelle siten, että sopimus on voimassa sopimuksen allekirjoittamisesta kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen Tilaaja varaa oikeuden jatkaa sopimusta kahdella optiovuodella, yksi (1) vuosi kerrallaan (1+1 v).
Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjousta osa-aluekohtaisesti konsulttipalveluista henkilötyöpäivän laskutuksen perusteella. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset kuvattiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.
Hankinta on jaettu neljään (4) osa-alueeseen:
1. Palveluiden järjestämisen ja muutoksen tuki
2. Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden laadun, vaikuttavuuden ja kustannuskehityksen tuki
3. Hyvinvointialueen palveluiden ja toimintojen kehittämisen tuki
4. Hyvinvointialueen hankkeiden ja projektien hallinnollinen tuki
Tarjouskilpailutuksen perusteella muodostetaan neljän (4) eri osa-alueen puitejärjestely.
Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on hinta-laatusuhde. Hankinnassa valitaan tarjouspyynnön vaatimukset täyttävistä tarjouksista osa-aluekohtaisesti kokonaistaloudellisesti edullisimmat palveluntuottajat.
Kunkin osa-alueen palveluntuottajiksi valitaan palveluntuottajia alla olevan luettelon mukaisesti. Puitejärjestelyn piiriin otetaan osa-aluekohtaisesti 10-15 (kymmenen tai viisitoista) tarjouspyynnön ehdot täyttävää palveluntuottajaa, mikäli tarjouspyynnön ehdot täyttäviä tarjouksia on saatu vähintään tuo määrä.
Osa-alue 1 / Palveluiden järjestämisen ja muutoksen tuki (15 toimittajaa)
Osa-alue 2 / Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden laadun, vaikuttavuuden ja kustannuskehityksen tuki (15 toimittajaa)
Osa-alue 3 / Hyvinvointialueen palveluiden ja toimintojen kehittämisen tuki (15 toimittajaa)
Osa-alue 4 / Hyvinvointialueen hankkeiden ja projektien hallinnollinen tuki (10 toimittajaa)
Puitejärjestelyn sisällä hankintoja tehdään seuraavasti:
Tilaaja voi halutessaan aina tehdä arvonlisäverottomalta arvoltaan enintään 60 000 euron (alv. 0 %) arvoisia tilauksia hankintatarpeen kannalta soveltuvimmalta puitejärjestelypalveluntuottajalta. Tilaus voidaan tällöin tehdä suoraan yhdeltä puitejärjestelysopimustoimittajalta. Palveluntuottajan valintaan vaikuttavat mm. toimeksiannon vaatima erityisosaaminen, aikataulu ja referenssit.
Tilaaja voi käyttää myös kevennettyä kilpailutusta tuottajan valinnassa. Tilaaja voi kevennettyä kilpailutusta valmistellessa määritellä käyttääkö se valintaperusteena henkilötyöpäivähinnoittelua tai muuta hinnoittelua (esim. tilattavan palvelun kokonaishinnoittelu eli urakkahinnoittelu) vai hyödyntääkö se hankinnassa ns. ranskalaista urakkaa, jossa hyvinvointialue ilmoittaa käytettävän budjetin (esim. 20 000 euroa alv. 0 %) ja kilpailuttaa hankinnan sisällön arvoon nähden kevennettynä kilpailutuksena. Yli 60 000 euron (alv. 0 %) tilauksissa tuottajan valinta perustuu edellä mainitun mukaiseen kevennettyyn kilpailutukseen.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue ei sitoudu mihinkään tilausmääriin, vaan tilaa palveluja tarpeiden mukaisesti.
Hankintamenettely
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on julkaissut 20.12.2023 EU-hankintailmoituksen HILMA-portaalissa, Internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, sekä Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosan sähköisessä TED-portaalissa. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta.
Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.
Tarjousaikana tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 3.1.2024 klo 10:00 mennessä ja esitettyihin kysymyksiin annettiin vastaukset 8.1.2024.
Tarjousten jättämisen määräaikaan, 19.1.2024 klo 12:00 mennessä saapui kaksikymmentä kolme (23) tarjousta. Tarjouksen jättivät osa-alueittain seuraavat tarjoajat:
Osa-alue 1 / Palveluiden järjestämisen ja muutoksen tuki: Delfoi Oy, Deloitte Consulting Oy, FCG Finnish Consulting Group Oy, Flovio Oy, Futurice Oy, Gesund Partners Oy, Gofore Lead Oy, KPMG Oy Ab, Loihde Advance Oy, Medielli Oy, Mynavigo Oy, NHG Finland Oy, Savoa Partners Oy, SOS lapsikyläsäätiö sr, Tietoevry Finland Oy, Timo Kivisto Consulting Oy, Uuke Oy ja Valor Partners Oy
Osa-alue 2 / Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden laadun, vaikuttavuuden ja kustannuskehityksen tuki: BCB Medical Oy, Creatido Oy, Deloitte Consulting Oy, FCG Finnish Consulting Group Oy, Futurice Oy, Gesund Partners Oy, Gofore Lead Oy, KPMG Oy Ab, Loihde Advance Oy, Medielli Oy, Mynavigo Oy, Netum Oy, NHG Finland Oy, Savoa Partners Oy, Timo Kivisto Consulting Oy ja Uuke Oy
Osa-alue 3 / Hyvinvointialueen palveluiden ja toimintojen kehittämisen tuki: Delfoi Oy, Deloitte Consulting Oy, FCG Finnish Consulting Group Oy, Flovio Oy, Futurice Oy, Gesund Partners Oy, Gofore Lead Oy, KPMG Oy Ab, Medielli Oy, Mynavigo Oy, NHG Finland Oy, QMS Nordic Oy, Savoa Partners Oy, Sotemuotoilu Oy, Tietoevry Finland Oy, Timo Kivisto Consulting Oy ja Uuke Oy
Osa-alue 4 / Hyvinvointialueen hankkeiden ja projektien hallinnollinen tuki: Deloitte Consulting Oy, Flovio Oy, Futurice Oy, Gesund Partners Oy, Gofore Lead Oy, KPMG Oy Ab, Mynavigo Oy, Netum Oy, NHG Finland Oy, QMS Nordic Oy, Savoa Partners Oy, Tietoevry Finland Oy ja Uuke Oy.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Tarjoajia koskevat seuraavat soveltuvuusvaatimukset tarkastetaan ennen hankintasopimuksen tekemistä: Tilaajavastuulain mukaiset työantajan velvoitteet, rahoituksellinen ja taloudellinen tilanne. Selvitykset pyydetään lähtökohtaisesti vain tarjousvertailussa valituksi tulevilta tarjoajilta, pois lukien ne vaatimukset, joissa on erikseen mainittu, että selvitys on ladattava tarjoukseen.
Hankintayksikkö tulee tarkastamaan hankintalain 80 §:n mukaiset pakolliset poissulkuperusteet ennen hankintasopimuksen tekemistä.
Referenssit
Hankintalain (1397/2016) 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84—86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Tarjoajalla on oltava hankinnan kohde, laajuus ja laatu huomioon ottaen riittävästi kokemusta vastaavan tyyppisistä ja kokoisista hankinnoista viimeksi kuluneelta kolmelta (3) vuodelta. Referenssikohteita on oltava vähintään yksi (1). Referenssiselvityksessä tuli esittää ainoastaan ne referenssit, jotka ovat vastaavia hankittavan palvelun kannalta.
Referenssistä tulee ilmetä referenssin yhteyshenkilön yhteystiedot, sopimuskausi, tarjoajan osuus hankinnassa, palvelun pääpiirteinen sisältö sekä hankinnan arvo (alv 0 %). Tarjoajan tuli ladata selvityksen referensseistä tarjouksensa liitteeksi tarjouspyynnön liitteellä 3 Referenssit, ohjeiden mukaan täytettynä, tarjouspyynnön kohdassa "Muut ehdot"-"Referenssit".
Kaikki tarjoajat täyttivät soveltuvuudelle asetetut vaatimukset referenssien osalta.
Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus
Osa-aluekohtaiset nimetyn asiantuntijan vähimmäisvaatimukset / referenssit
Tarjouspyynnön mukaisesti Tarjoajan nimeämällä asiantuntijalla tuli olla kolmen (3) vuoden kokemus vastaavista sosiaali- ja terveysalan kehittämistehtävistä / -projekteista, joista vähintään kahden (2) kehittämistehtävän/-projektin tulee olla viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta.
Tarjouspyynnön jokaisessa liitteissä (4-7), johon tarjoaja on tehnyt tarjouksen, tuli täyttää asiantuntijan referenssit omille riveille: Referenssi 1 ja Referenssi 2.
Tarjousten tarkastamisessa todettiin nimetyn asiantuntijan referenssien osalta että:
Tietoevry Care Consulting Oy:n tarjous ei ollut tarjouspyynnön mukainen liite 5 / osa-alueessa 2. Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden laadun, vaikuttavuuden ja kustannuskehityksen tuki
- Tarjoajan ilmoittaman asiantuntijan toista (2) referenssiä ei ole ilmoitettu tarjouslomakkeen liitteessä 5.
Tietoevry Care Consulting Oy:n ilmoituksen mukaan Liitteessä 7 / osa-alue 4: Hyvinvointialueen hankkeiden ja projektien hallinnollinen tuki
- Tarjoajan ilmoittama nimetty asiantuntija ei ole enää yrityksen palveluksessa.
Hankintalain 79 §:n mukaan ennen tarjousten valintaa hankintayksikön on tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Edellä mainituin perustein Hankintayksikkö hylkää Tietoevry Care Consulting Oy:n tarjouksen osa-alueessa 2 (liite 5) ja osa-alueessa 4 (liite 7).
Muut tarjoajat täyttivät asiantuntijoita koskevat soveltuvuudelle asetetut vaatimukset referenssien osalta.
Tarjousvertailu
Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, hinta- laatusuhteeltaan paras. Sopimuskumppaniksi valitaan tarjouspyyntöasiakirjoissa kuvatuin perustein parhaan hinta-laatusuhteen tarjonnut tarjoaja.
Vertailuhinta muodostuu sekä hinnasta 30 % että laadusta 70 %. Tarjoajan oli siten mahdollista saada hintapisteitä yhteensä 30 ja laatupisteitä 70.
Konsulttipalveluiden hankintaa koskevan tarjouskilpailun perusteella muodostetaan puitejärjestely valittujen palveluntuottajien kesken osa-aluekohtaisesti aiemmin kuvatun mukaisesti.
Nimetyn asiantuntijan osa-aluekohtaiset vaatimukset / pisteytys
Tarjouspyynnön liitteissä (4,5,6,7) on osa-aluekohtaisesti kuvaus asiantuntijoiden työkokemus ja koulutusvaatimuksista.
Vähimmäisvaatimuksen ylittävä kokemus on mukana tarjousten vertailussa. Lomakkeella on kerrottu, miten kokemus ja koulutus pisteytetään. Lomakkeelta tulee käydä yksiselitteisesti esille pisteeseen oikeuttavan kokemuksen ja koulutuksen kuvaus.
Mikäli kuvauksesta ei käy yksiselitteisesti esille pisteeseen oikeuttava kokemus tai koulutus esimerkiksi kokemuksen keston tai roolin tai muun osalta, hankintayksikkö varaa oikeuden antaa tarjoajalle kyseisestä kohdasta nolla pistettä. Hankintayksikkö on merkinnyt tarjoajien nimettyjen asiantuntijoiden pisteet ja perustelut vertailutaulukkoon (liite 1).
Tarjousvertailu ilmenee liitteestä 1, vertailutaulukko.
Sovelletut oikeusohjeet
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)
Hallintolaki (434/2003)
Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006)