Kuvaus
1. Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen suunterveydenhuollon varastonhallinta SaaS-palveluna.
2. Hankintamenettely
Hankinta on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki) 26 §:n mukainen EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.
Hankinnasta diaarinumero VAKEDno-2023-1935 julkaistiin hankintailmoitus nro 2024-008151 HILMA-tietokannassa 11.4.2024 osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi ja EU-hankintailmoitus TED-numerolla 216735-2024.
3. Sopimuskausi
Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että sopimus tehdään kolmen (3) vuoden määräaikaisena, minkä jälkeen sopimuskausi jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Irtisanomisaika hankintayksikön puolelta on kuusi (6) kuukautta ja toimittajan kaksitoista (12) kuukautta.
4. Kohteen kuvaus
Hankinnan kohteena on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen suunterveydenhuollon varastonhallintapalveluiden hankinta tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Kilpailutuksella on haettu yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan palvelu SaaS-palveluna.
Kokonaispalvelun tulee sisältää tarvittavat käyttöliittymät, ohjelmat, laitteistot, varusohjelmistot, lisenssit ja ylläpito- ja tukipalvelut.
Vaatimusmäärittelyn mukaisen palvelun 1.vaiheen tulee olla käytettävissä kolmen (3) kuukauden sisällä sopimuksen allekirjoittamisesta, eli 2024 neljä (4) yksikköä, toisessa vaiheessa 2025 viisi (5) yksikköä ja kolmannessa vaiheessa 2026 kaksi (2) yksikköä.
Pakolliset optiot on ilmoitettu tarjouspyynnön vaatimusmäärityksessä.
5. Tarjoukset
Tarjoajat saivat esittää tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 25.4.2024 klo 12:00 mennessä. Kysymyksiä ei tullut.
Määräaikaan 13.5.2024 klo 12.00 mennessä hankintayksikkö sai yhden (1) tarjouksen OneClinic Logistics Oy:ltä.
6. Tarjousten käsittely
Saadun tarjouksen arviointi toteutettiin hankintalain mukaisesti noudattaen seuraavia vaiheita:
- tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja
- tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi.
7. Tarjoajan soveltuvuus
Tarjoajilta edellytettiin rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen sekä tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvien vaatimusten täyttämistä.
OneClinic Logistics Oy täytti tarjoajan soveltuvuuden vaatimukset.
8. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjousten pitää olla laadittu täsmällisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintalain mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta.
Tarjouspyynnön liitteessä vaatimusmääritykset on ilmoitettu että ”Tarjotun ratkaisun on täytettävä jokainen pakolliseksi esitetyistä vaatimuksista. Mikäli tarjottu ratkaisu täyttää esitetyn vaatimuksen, tarjoaja valitse välilehden valikosta vaihtoehto ”Kyllä”. Mikäli palvelu ei täytä vaatimusta, valitse ”Ei”. Yksikin Ei-vastaus tai yhdenkin kentän tyhjäksi jättäminen pakollisiksi merkittyjen vaatimusten osalta voi olla tarjouksen hylkäysperuste.”
OneClinic Logistics Oy:n tarjous oli tarjouspyynnön mukainen.
9. Vertailu
Koska vain yksi (1) tarjoaja jätti tarjouksen, ei tarjouksien vertailua tehty.
10. Esitys
Hankintayksikkö esittää, että OneClinic Logistics Oy valitaan edellä esitetyillä perusteella Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Suunterveydenhuollon varastonhallintapalvelun toimittajaksi.
11. Oikeusperusteet
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Sosiaali- ja terveyspalveluiden palveluhankinnoissa palvelualuejohtaja päättää kuitenkin alle 10 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista.
Päätös
Päätän, että
1. OneClinic Logistics Oy valitaan edellä esitetyillä perusteella Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Suunterveydenhuollon varastonhallintapalvelun toimittajaksi ja todetaan, että
2. palvelu otetaan tuotantoon vaiheittain siten, että ensimmäisessä vaiheessa 2024 otetaan käyttöön neljä (4) yksikköä, toisessa vaiheessa 2025 viisi (5) yksikköä ja kolmannessa vaiheessa 2026 kaksi (2) yksikköä sekä että
3. palvelujen vaiheittaisen käyttöönoton takia
- vuoden 2024 käyttöönoton kustannukset ovat 115 400 € (alv 0 %),
- vuoden 2025 käyttöönoton kustannukset ovat 10 100 € (alv 0 %) ja jatkuvat kustannukset ovat 38 400 € (alv 0 %) ja
- vuoden 2026 käyttöönoton kustannukset ovat 8 100 € (alv 0 %) ja jatkuvat kustannukset ovat 52 800 € (alv 0 %) ja
- vuoden 2027 käyttöönoton kustannukset ovat 1 240 € (alv 0 %) ja jatkuvat kustannukset ovat 58 800 € (alv 0 %) ja
- vuodesta 2028 lähtien jatkuvat kustannukset ovat 62 000 €/v (alv 0 %).
Totean lisäksi, että
4. Sopimuksen ennakoitu kokonaisarvo 48 kuukaudelle on 472 900 € (alv 0 %), sisältäen lisätyöt 42 500 € (alv 0 %), optiot 71 560 € (alv 0 %) sekä lisäkoulutukset hintaan 12 000 € (alv 0 %). Optioiden ja lisäkoulutusten hankkimisesta tehdään erilliset päätökset tarvittaessa; sekä
5. Sopimus syntyy vasta myöhemmin tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Neljälle (4) ensivaiheen yksikölle palvelukustannukset jyvittyvät kustannuspaikoittain seuraavasti:
Keravan yksikkö (Sampola): 522532020 Keravan yksikön hammaslääkäripalvelut, Suun terveydenhuolto
Pohjoinen yksikkö (Koivukylä): 522531020 Pohjoisen yksikön hammaslääkäripalvelut, Suun terveydenhuolto
Tikkurilan yksikkö (Tikkurila): 522522010 Tikkurilan palveluyksikön yhteiset, Suun terveydenhuolto
Itäinen yksikkö (Länsimäki): 522521010 Itäisen palveluyksikön yhteiset, Suun terveydenhuolto
Yleisten kokonaispalveluun liittyvien kustannusten menokohta on 522500020 Suun terveydenhuolto, Yhteiset toiminnot