VAKEDno-2022-477
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 136 § 2 mom 2) kohta
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosääntö 47 §
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle siirtyi sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta annetun lain (616/2021) mukaisesti Vantaan ja Keravan kaupunkien ja Polycon Oy:n väliset Effector-sopimukset.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietohallintojohtaja on tehnyt jaosta ja käyttöönotosta päätöksen § 60 14.10.2022 VAKEDnro-2022-477. Sopimus on allekirjoitettu 10.2.2023.
Polycon Oy on 14.5.2024 päivätyn tarjouksen nro 3200 mukaisesti tarjonnut Effector-sovelluksen uusien ostopalveluiden käyttöönottoa hintaan 24 744,75 euroa (alv 0 %), sisältäen 15 htp toteutuneen mukaan laskutettavaa asiantuntijatyötä, sopimustietojen tuonnin Effectoriin csv-tiedoston avulla, aika- ja kappaleperusteiset samalla ostopalvelumääritelmällä. Jatkuvan palvelun sopimuskustannus kasvaa lisätoiminnallisuuksien (tarjouksessa 1.2 ja 1.3) myötä 167,50 € /kk (alv 0 %). Hankinnan laskennallinen kustannus näin ollen neljän (4) vuoden osalta yhteensä 32 784,75 € (alv 0 %).
Oikeudelliset perusteet
Kyseessä on alkuperäiseen hankintasopimukseen sisältymätön lisäpalvelu, joka hankitaan alkuperäiseltä toimittajalta. Lisäpalvelua ei voida teknisesti tai taloudellisesti erottaa pääsopimuksesta aiheuttamatta hankintayksikölle huomattavaa haittaa. Lisätyö kohdistuu olemassa olevaan sovellukseen, mistä johtuen työn pystyy yksinoikeuksien ja liikesalaisuuksien suojaamiseen liittyvistä syistä toteuttamaan ainoastaan nykyinen palveluntoimittaja. Toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan vaihtoehtoisen materiaalin hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta ja suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia ja hallinnollista lisätyötä palvelun käytön ja ylläpidon osalta.
Hankintasopimuksen muutos ei ylitä hankintalain 136 § 3 momentissa määriteltyä enimmäismäärää ottaen huomioon 5 momentissa mainittu indeksiehto. Näin ollen kysymys on hankintalain 136 § 2 momentin 2 kohdan mukaisesta sallitusta hankintasopimuksen muutoksesta. Toimituksessa noudatetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ja Polycon Oy:n välisen nykyisen sopimuksen ehtoja.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista.
Oheismateriaali: Polycon Oy:n tarjous 14.5.2024, (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom 20 kohta)
Päätän
1. hankkia Polycon Oy:ltä 14.5.2024 päivätyn tarjouksen nro 3200 mukaisesti Effector-sovelluksen uusien ostopalveluiden käyttöönoton hintaan 24 744,75 € (alv 0 %) ja todeta, että
2. jatkuvat kustannukset lisääntyvät 167,50 €/kk (alv 0 %) ja että kustannukset 48 kk osalta ovat yhteensä 32 784,75 € (alv 0 %) ja että
3. sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella muutossopimuksella; sekä todeta, että
4. käyttöönoton kustannukset maksetaan menokohdalta 510100020 ja jatkuvat kustannukset 512600020.