Kuvaus
Hankinnan kohteena on kuljetuskaluston öljyjen ja voiteluaineiden hankinta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle sekä Vantaan kaupungille. Molemmat tilaajat tekevät omat hankintapäätökset ja sopimukset. Sopimuskausi on 15.7.2024-14.7.2026, minkä jälkeen sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana.
Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjousta öljyistä ja voiteluaineista mm. kuorma-autojen, työkoneiden, lakaisulaitteiden, sirotteluautomaattien, aurojen sekä muun kuljetuskaluston ja ajoneuvojen käyttöön. Hankintaa ei ole jaettu osiin, sillä osiin jakaminen ei ole hankinnan kohteen kannalta luontevaa. Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi (1) toimittaja. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset kuvattiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.
Tilaaja ei sitoudu hankittaviin määriin.
Hankintamenettely
Hankinta oli EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA ilmoituskanavassa 30.4.2024. Tarjousten jättöpäivämäärä oli 31.5.2024.
Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.
Tarjousaikana tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 13.5.2024 klo: 15:00 mennessä.
Tarjousten jättämisen määräaikaan, 31.5.2024 klo: 15:00, mennessä saapui yhteensä viisi (5) tarjousta. Tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat: Kemeko Oy, Motoral Oy, Nordica Oils Finland Oy, Oy Teboil Ab ja Vimelco Oy.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankinnassa ei ollut määritelty soveltuvuusvaatimuksia. Hankintayksikkö tulee tarkastamaan hankintalain 80 §:n mukaiset pakolliset poissulkuperusteet ennen hankintasopimuksen tekemistä.
Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus
Hankintalain 79 §:n mukaan ennen tarjousten valintaa hankintayksikön on tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Kemeko Oy:n, Motoral Oy:n ja Vimelco Oy:n tarjoukset eivät olleet tarjouspyynnön mukaisia. Kemeko Oy:n, Motoral Oy:n ja Vimelco Oy:n tarjouksissa oli puutteita liitteessä 1 Hinta- ja tuoteliite. Liitteen ohjeistuksen mukaan ” Tarjoajan tulee täyttää kaikkiin hinta- ja tuoteliitteen keltaisen värisiin soluihin pyydetty tieto. Tarjoajalla EI ole mahdollisuutta jättää tuoterivejä tyhjäksi. Mikäli Tarjoaja jättää tyhjiä tuoterivejä, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta.” Kemeko Oy, Motoral Oy ja Vimelco Oy olivat tarjouksissaan jättäneet hinta- ja tuoteliitteeseen tyhjiä soluja, minkä takia tarjoukset suljetaan pois tarjouskilpailusta.
Edellä mainituin perustein Hankintayksikkö hylkää Kemeko Oy:n, Motoral Oy:n sekä Vimelco Oy:n tarjoukset sillä perusteella, että tarjoukset eivät ole olleet tarjouspyynnön mukaisia hinta- ja tuoteliitteen osalta.
Kaikki muut tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset ja otettiin mukaan tarjousvertailuun.
Tarjousvertailu
Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on halvin hinta. Sopimuskumppaniksi valitaan halvimman tarjonnut tarjoaja. Hankinnan kohteen laatutekijät on varmistettu hankinnalle asetetuilla vähimmäisvaatimuksilla.
Vertailuhinta muodostuu kaikkien tarjouspyynnöllä vaadittujen tuotteiden tarjottujen hintojen yhteissummasta. Halvimman kokonaishinnan tarjouksessaan antanut tarjoaja on tarjouskilpailun voittaja, ja valitaan Sopimustoimittajaksi.
Hintavertailu ilmenee liitteestä 1 Vertailutaulukko.
Sovelletut oikeusohjeet
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)
Hallintolaki (434/2003)