Kuvaus
Asianvalmistelija: hankinnan erityisasiantuntija Maarit Ruokokoski
Viite: VAKEDno-2024-858 tarjouspyyntö ja hankintailmoitus 19.4.2024
1 HANKINNAN KOHDE
Hankinnan kohteena on Tikkurilan valmiusaseman kiinteistöhuollon hankinta.
2 HANKINTAMENETTELY
Kyseessä on avoimella menettelyllä kilpailutettu kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintailmoitus julkaistiin HILMA-ilmoituskanavassa 19.4.2024.
Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset oli toimitettava 17.5.2024 kello 10.00 mennessä sähköisesti hankintaportaalin kautta. Yhtään tarkentavaa kysymystä ei tullut määräaikaan mennessä.
Tarjousten jättämisen määräaikaan, 27.5.2024 klo 10.00, mennessä saapui kolme (3) tarjousta.
3 TARJOAJIEN SOVELTUVUUDEN TARKISTAMINEN
Hankintalain (1397/2016) 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84—86 §:ssä tarkoitettuja
vaatimuksia. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Tarjouspyynnössä asetettiin seuraavat vähimmäisvaatimukset referenssien osalta: ”Tarjoajalla on oltava referenssit vastaavanlaisten teollisuuskiinteistöjen kiinteistöhuollon ja ulkoalueiden talvikunnossapidon tuottamisesta. Referenssiksi hyväksytään kolme (3) referenssikohdetta viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta. Kukin referenssikohde on oltava laajuudeltaan, palvelukuvaukseltaan ja kiinteistötyypiltään vastaava tämän hankinnan kiinteistön kanssa.”
Tarjousten tarkastamisessa todettiin referenssien osalta että:
Palmia Oy:n referenssit olivat vastaavanlaisten ulkoalueiden talvikunnossapidon tuottamisesta, mutta ne eivät sisältäneet teollisuuskiinteistöjen kiinteistöhuoltoa.
Huoltolinja Oy:n yksi referenssi oli vastaavanlaisen ulkoalueiden talvikunnossapidon tuottamisesta, mutta se tai muutkaan referenssit eivät olleet teollisuuskiinteistöjen kiinteistöhuollosta.
ESP Suomi Oy:n referenssit olivat riittävät.
4 HANKINTAMENETTELYN KESKEYTTÄMINEN
Hankintalain (1397/2016) 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään 123 §:ssä.
Hankintayksikön tulee kiinnittää huomiota hankinnan keskeyttämisen syyn arvioinnissa siihen, perustuuko hankintamenettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin ja siihen, vaikuttaako ratkaisu syrjivästi ehdokkaisiin tai tarjoajiin. Koska hankintamenettelyn tulee pääsääntöisesti johtaa hankintasopimuksen tekemiseen, hankintamenettelyn aloittaminen ilman aikomusta tehdä hankintasopimusta esimerkiksi markkinatilanteen kartoittamiseksi ei ole sallittavaa. Oikeuskäytännön mukaan hankintamenettelyn keskeyttämistä ei ole pidetty julkisista hankinnoista annettujen säännösten vastaisena, kun tarjouskilpailun keskeyttäminen perustui todellisiin syihin (esim. KHO 28.9.2006 taltio 2514).
Sekä kotimaisessa että Unionin oikeuskäytännössä todellisina syinä on pidetty muun muassa sitä, että Hankintayksikkö saa vain yhden tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen eikä kilpailua ole syntynyt.
Hankinnan keskeyttämiselle on yllä mainittujen perustelujen johdosta hankintasäännösten tarkoittama todellinen ja perusteltu syy. Ratkaisu ei vaikuta syrjivästi tarjoajiin.
5 TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS
Hankintayksikkö ei vielä ole päättänyt, tullaanko hankinta kilpailuttamaan uudelleen vai järjestetäänkö kyseinen palvelu kokonaan muulla tavoin, joten on perusteltua pitää saadut tarjoukset salassa julkisuuslain (621/1999) 24 §:n 1 momentin 17 kohdan perusteella, kunnes hankintayksikkö on tehnyt hankintapäätöksen uudesta hankintamenettelyssä tai päättänyt jättää hankintamenettelyn toteuttamatta. Salassapidolla pyritään turvaamaan tarjoajien tasapuolinen kohtelu mahdollisessa tulevassa kilpailutuksessa.