§ 66 Hankintapäätös sähköisen asioinnin hankinnasta

Päätöksen peruste

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 100 § 2 mom ja 40 § 2 mom 2) kohta

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosääntö 47 §

Kuvaus

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue käyttää sähköisessä asioinnissa twoday Oy:ltä (ent. Visma Consulting Oy) hankittua sähköisen asioinnin palvelua. Tietohallintojohtaja on tehnyt sähköisen asioinnin hankinnasta päätöksen § 38/2022 15.9.2022, VAKEDno-2022-401. Sopimus on allekirjoitettu 23.10.2022. Lisälisensseistä, 25 kpl, on tehty erillinen hankintapäätös, §40 17.5.2023.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen nykyinen sähköisen asioinnin sopimus twoday Oy:n kanssa on voimassa 23.10.2024 asti. Sähköisen asioinnin palvelu hankittiin hankintalain 25 § mukaisen kansallisen kynnysarvon alittavana pienhankintana kahdeksi vuodeksi. Hankintayksikön tarkoituksena oli kilpailuttaa hankittava palvelu sopimuksen päättymiseen mennessä. Hankintayksikkö on suunnitellut sähköisen asioinnin kilpailutusta ja kartoittanut eri vaihtoehtoja, miten se toteutetaan. Suunnittelutyö on kuitenkin vielä kesken ja hankintayksikön on välttämätöntä hankkia sähköisen asioinnin palvelut siksi aikaa, kunnes sähköisen asioinnin uusi palveluntuottaja on valittu.

twoday Oy on tarjonnut 2.9.2024 päivätyn tarjouksen mukaisesti sähköisen asioinnin 20 peruskäyttäjän määrällä palvelua hintaan 990,00 €/kk, ylimenevät käyttäjät hintaan 15,00 €/kk/käyttäjä, sisältäen jatkuvan palvelun ylläpidon, teknisen tuen, järjestelmän päivitykset sekä käyttäjähallinnan. Neljän (4) vuoden laskennalliset kokonaiskustannukset ovat 65 620 € (alv 0 %), missä on huomioitu 25 lisäkäyttäjän hinta.

Erikseen tilattavat lisätyöt hintaan 900 €/henkilötyöpäivä (alv 0 %).

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen on välttämätöntä hankkia sähköisen asioinnin palvelut ulkopuoliselta palveluntuottajalta, koska kyseisiä palveluita ei ole mahdollista toteuttaa omana työnään. Hankinta toteutetaan kansallisena suorahankintana hankintalain 100 §:n 2 momentin ja 40 §:n 2 momentin 2) kohdan mukaisesti. twoday Oy on toteuttanut käytössä olevan teknisen ratkaisun ja kyseisen ratkaisun mukaista palvelua ei voi teknisestä ja yksinoikeuksien suojaamiseen liittyvästä syystä toimittaa vain alkuperäinen sopimuskumppani. Toimittajan vaihtaminen aiheuttaisi lisäksi yhteensopimattomuutta ja suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia järjestelmän käytössä ja ylläpidosta. Hankinta toteutetaan väliaikaisena järjestelynä siihen saakka, kunnes uusi palveluntuottaja on valittu.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista.

Oheismateriaali: twoday Oy tarjous 2.9.2024, (salassapidettävä JulkL 24 § 1 mom 20 kohta)

Päätös

Päätän

1.       hankkia twoday Oy:ltä 2.9.2024 päivätyn tarjouksen mukaisesti sähköisen asioinnin palvelut hintaan 990 euroa €/kk (alv 0 %) ja lisäkäyttäjät 15 €/kk/käyttäjä ja

2.       todeta, että hankinnan laskennalliset kokonaiskustannukset neljän (4) vuoden kustannukset ovat yhteensä 65 520 € (alv 0 %);

3.       todeta, että kustannukset maksetaan menokohdalta 510100020, toimintokoodi: 6001 ja

4.       todeta, että sopimus solmitaan siihen saakka, kunnes sähköisen asioinnin palvelu on kilpailutettu ja uusi palveluntuottaja valittu kummankin osapuolen kolmen (3) kuukauden irtisanomisella.

Tämä päätös on ehdollinen siihen saakka, kun ylemmällä toimielimellä on mahdollisuus käyttää hallintosäännön 29 §:n mukaista otto-oikeuttaan. Sitova sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella sopimuksella.