Kuvaus
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen HR-palvelut tarvitsevat toimintaansa varten oman palvelunhallinnan ympäristön, palvelukanavan. Palvelunhallinta tarkoittaa sitä tukea,valvontaa ja ylläpitoa,jota IT-palvelut kuten laitteet,palvelimet ja sovellukset tarvitsevat toimiakseen ja toteutuakseen sovitulla tasolla. Kehittääkseen omaehtoisesti palveluprosessejaan ja saadakseen alustasta erilaisia työnkulkujaan palvelevan, on hyvinvointialueen HR-palveluiden välttämätöntä hankkia ServiceNow-instanssi siihen liittyvine lisensseineen ja ylläpitopalveluineen.
Sosiaali-ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta annettu laki (616/2021) asettaa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen organisaatiouudistukselle hyvin lyhyen siirtymäajan.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on 19.5.2022 päätöksellään (VAKEDno-2022-194, § 13) hankkinut ServiceNow-instanssin lisensseineen pääasiassa tietohallintonsa käyttöön. Päätöksen kohteena oli Vantaan kaupungin julkisena hankintana 2018-2019 kilpailuttama kaupungin IT-integraattoripalvelut, jonka toimittajaksi Vantaan kaupunki päätöksellään § 13 20.5.2019 oli valinnut Sofigate Oy:n. Tämä alkuperäinen hankintasopimus tuli voimaan 1.11.2019. Vantaan kaupungin tarjouspyyntöön sekä Vantaan kaupungin ja Sofigate Oy:n väliseen hankintasopimukseen sisältyi myös ITSM-työvälineen hankinta tarvittavine lisensseineen.
On havaittu, että yllämainitun hyvinvointialueen päätöksen mukainen lisenssimäärä ei riitä hyvinvointialueen HR-palvelujen palvelunhallinnan tarpeisiin eikä ilman omaa käyttöönottoprojektia mahdollista oman kanavan käyttöönottoa. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen on siten tarpeellista tehdä uusi tätä palvelukokonaisuutta koskeva päätös, jossa HR-toteutus on huomioitu.
ServiceNow on ITSM-työväline,joka on markkinoilla johtava työnkulkualusta ja jolla voidaan automatisoida erilaisia työnkulkuja ja palveluhallinnanprosesseja,kuten käyttäjien palvelupyyntöjä organisaation eri tukiyksiköiden palveluihin. ServiceNow on myös toimittajayhteistyön palvelunhallinnan seurannan ja raportoinnin väline. ServiceNow mahdollistaa tehokkaan ja laadukkaan IT-palvelunhallinnan nykytilanteessa,mutta on tarpeellinen myös tulevaisuuden kehitystä ajatellen. ServiceNow on lisäksi liiketoimintaa tukeva järjestelmä,joka on integroitavissa Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen liiketoiminta-ja tukisovelluksiin. ServiceNow toteuttaa käytännössä palvelunhallintatoimiston palveluprosesseja ja näin varmistetaan luotettavat ja tehokkaat palveluprosessit. Palveluhallinnan ympäristö mahdollistaa lisäksi Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen omien palveluiden,prosessien määrittelyn ja kehittämisen.
Vantaan kaupungin ja Sofigate Oy:n välisessä sopimuksessa oli ehto,että tilaajalla on oikeus siirtää tai jakaa sopimus tai sen osat oikeuksineen kolmannelle tilaajan organisaatiomuutoksen johdosta seuraavasti:
Tilaajaa koskevan Olennaisen organisaatiomuutoksen johdosta Tilaajalla on oikeus siirtää Sopimus tai sen osat sen tuomine oikeuksineen ja velvollisuuksineen sekä liitteineen toisiin julkis-tai muihin yhteisöihin,joihin Tilaajan tehtävät siirtyvät Toimittajalle tehtävällä kirjallisella ilmoituksella.
Mikäli Olennainen organisaatiomuutos on osittainen,Osapuolet neuvottelet organisaatiomuutoksen vaikutuksista esimerkiksi Ratkaisuun, Jatkuvaan palveluun, laskutukseen sekä immateriaalioikeuksiin.
Tilaajan tässä Sopimuksessa määritellyt immateriaalioikeudet kattavat myös julkis-tai muuhun yhteisön, johon Tilaajan tehtävät siirtyvät. Tämä Sopimus voi siirtyä Olennaisen organisaatiomuutoksen johdosta toisiin julkis- tai muuhun yhteisöihin, joihin Tilaajan tehtävät siirtyvät osittain myös siten,että tämä Sopimus jää edelleen voimaan myös alkuperäisten Osapuolten välillä. Tällöin Osapuolet neuvottelevat tämän Sopimuksen sekä siirtyvien osien, että jäävän osan vaikutuksista esimerkiksi Ratkaisuun, Jatkuvaan palveluun, laskutukseen sekä immateriaalioikeuksiin.
Lisäksi alkuperäisessä Vantaan kaupungin ja Sofigate Oy:n välisessä hankintasopimuksessa sovelletaan JIT 2015 sopimusehtoja. JIT 2015 Yleisten ehtojen kohdassa 15 Sopimuksen siirto todetaan seuraavaa:
(1) Tilaajalla on oikeus siirtää sopimukseen liittyvät oikeutensa ja velvollisuutensa kolmannelle,jolle tilaajan hoitamat tehtävät kokonaan tai osittain siirtyvät tai siirretään, ottaen kuitenkin huomioon mitä kohdassa 16.1 valmisohjelmiston siirrosta todetaan. Siirrosta on ilmoitettava toimittajalle etukäteen kirjallisesti.
Sofigate Oy on 19.8.2022 päivätyssä tarjouksessaan tarjonnut Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle palveluportaalin HR-palvelukanavaa ja siihen liittyviä töitä siten, että käyttöönottokustannukset ovat 126.900,00 euroa (alv 0 %) ja lisenssikustannukset neljälle vuodelle ovat yhteensä 58.500,00 euroa (alv 0 %). Lisenssikustannukset perustuvat Sofigate Oy:n tarjouksessaan esittämiin hintoihin ja Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tekemiin arvioihin käyttäjämääristä. Lisenssimääräksi HR-palveluihin on arvioltu yhteensä 20 lisenssiä. 15
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) 136 §:n 1 momentissa säädetään,että hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä. Lainkohdan 136 §:n 2 momentissa säädetään poikkeuksista 1 momentissa mainittuun pääsääntöön. Hankintalain 136 §:n 2 momentin 1) kohdan mukaan hankintasopimuksen muuttaminen on sallittua,kun se perustuu hankintamenettelyn aikana tiedossa olleisiin ja hankinta-asiakirjoissa mainittuihin sopimusehtoihin tai niiden muuttamista koskeviin ehtoihin,niiden rahallisesta arvosta riippumatta,ja nämä ehdot ovat selkeät, täsmälliset ja yksiselitteiset,eivätkä ne muuta hankintasopimuksen tai puitejärjestelyn yleistä luonnetta.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen on välttämätöntä hankkia HR-palvelukanava tarvittavine lisensseineen ulkopuoliselta palveluntuottajalta. Vantaan kaupungin ja Sofigate Oy:n välisessä alkuperäisessä hankintasopimuksessa on todettu, että Vantaan kaupungilla on oikeus siirtää sopimus osittain tai kokonaan sen tuomine oikeuksineen ja velvollisuuksineen sekä liitteineen tilaajan organisaatiomuutoksien perusteella julkishallinnolliselle kolmannelle osapuolelle. Lisäksi sopimuksen liitteenä olevissa yleisissä sopimusehdoissa on sopimuksen osittaisen siirron mahdollistava lauseke. Näin ollen sopimus on siirrettävissä hyvinvointialueelle siltä osin kuin sosiaali- ja terveystoimi sekä pelastustoimi siirtyvät hyvinvointialueelle, kun sopimuksen ehdot pysyvät alkuperäisen sopimuksen mukaisina.
Oheismateriaali:
Sofigate Oy:n tarjous 18.9.2022, salassapidettävä JulkL 24 § 1 mom 20) kohta