Kuvaus
Tausta
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on voimassa oleva sopimus Järvenpään paloaseman (Asponkatu 9, 04440 Järvenpää) kiinteistöhuollosta, joka päättyy 31.12.2024 ja tämän vuoksi hankinta on kilpailutettu ajalle 1.1.2025-31.12.2026. Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimusta voidaan jatkaa toistaiseksi voimassa olevana.
Järvenpään paloaseman kiinteistöhuoltoon kuuluu kiinteistön perushuolto sisältäen teknisen huollon ja ulkoalueiden kunnossapidon. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset kuvattiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Tilaaja ei sitoudu hankittaviin määriin.
Hankintamenettely
Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA ilmoituskanavassa 17.10.2024 ja tarjouspyynnöstä tehtiin korjausilmoitus 1.11.2024. Tarjousten jättöpäivämäärä oli 11.11.2024. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.
Tarjousaikana tarjoajilla oli mahdollisuus esittää kysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 1.11.2024 klo 10:00 mennessä ja esitettyihin kysymyksiin vastattiin 1.11.2024. Tarjouspyyntöön ei tehty täsmennyksiä.
Tarjouspyyntöön tehtiin teknisiä korjauksia. Vaatimus: Käytetäänkö hankinnan toteutuksessa alihankintaa? Pakollinen Kyllä -vastausvaihtoehto muutettiin Kyllä/Ei valinnaksi ja, mikäli tarjoaja vastasi Kyllä, vain silloin vaadittiin selvitys tarjouksen liitteeksi alihankkijoista ja miltä osin hankinta aiotaan toteuttaa alihankintana. Vaatimus: Käyttääkö tarjoaja voimavara-alihankkijoita, joiden resursseihin se vetoaa täyttääkseen hankintayksikön asettamat ehdottomat vaatimukset? Pakollinen Kyllä -vastausvaihtoehto muutettiin Kyllä/Ei valinnaksi ja mikäli tarjoaja vastasi Kyllä, vain silloin vaadittiin selvitys tarjouksen liitteeksi miltä osin voimavara-alihankkijan resursseja käytetään tarjouspyynnön ehdottomien vaatimusten täyttymisessä. Vaatimus: Tehdäänkö tarjous hankintalain 92 §:n mukaisena ryhmittymänä? Pakollinen Kyllä -vastausvaihtoehto muutettiin Kyllä/Ei valinnaksi ja, mikäli tarjoaja vastasi Kyllä, vain silloin vaadittiin selvitys tarjouksen liitteeksi ryhmittymästä ja kuvaus vastuun jakautumisesta ryhmittymän jäsenten kesken. Vaatimus: Tarjous sisältää liikesalaisuustietoja? Pakollinen Kyllä -vastausvaihtoehto muutettiin Kyllä/Ei valinnaksi ja mikäli tarjoaja vastasi Kyllä, vain silloin vaadittiin tarjouksen liitteeksi myös julkiset versiot liikesalaisuustietoja sisältävien liitteiden lisäksi.
Tarjousten jättämisen määräaikaan, 11.11.2024 klo 10:00, mennessä saapui yhteensä neljä (4) tarjousta. Tarjouksen jättivät Mestaritoiminta Oy (Y-tunnus 2119604-9), LT Kiinteistöhuolto Oy (Y-tunnus 3155934-1), Huoltolinja Oy (Y-tunnus 3164015-8) ja Are Oy (Y-tunnus 0989493-6).
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Referenssit
Hankintalain (1397/2016) 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84—86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Tarjouspyynnön mukaisesti tarjoajalla tuli olla vähintään kaksi (2) vuoden (1) kestänyttä vastaavanlaista referenssikohdetta viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta ennen tarjouksen jättämistä.
Tarjoajalla oli oltava hankinnan kohteen laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi kokemusta kiinteistönhuollon (sis. kiinteistön perushuollon, teknisen huollon ja ulkoalueiden kunnossapidon) tuottamisesta.
Tarjousten tarkastamisessa todettiin että, Huoltolinja Oy:n esittämät referenssit olivat puutteelliset, koska Huoltolinja Oy ei yksilöinyt vaaditusti tarjouksessaan kahta referenssiä, jotka molemmat ovat kestäneet vähintään vuoden (sis. kiinteistön perushuollon, teknisen huollon ja ulkoalueiden kunnossapidon). Edellä mainituin perustein Hankintayksikkö hylkää Huoltolinja Oy:n tarjouksen. Muut tarjoajat täyttivät soveltuvuudelle asetetut vaatimukset referenssien osalta.
Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus
Hankintalain 79 §:n mukaan ennen tarjousten valintaa hankintayksikön on tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta. Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet, että he täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kelpoisuusehdot.
Tarjousvertailu
Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan painoarvo on 100 %. Palvelua koskevat ehdottomat vähimmäislaatuvaatimukset on kuvattu tarjouspyyntöasiakirjoissa. Hankintalain 115 §:n edellyttämänä perusteluna voidaan siten todeta, että hankintayksikkö käyttää halvinta hintaa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena, koska se on varmistunut hankinnan kohteen laatutekijöistä asettamillaan vähimmäisvaatimuksilla.
Tarjoajan vertailuhinta muodostuu yhteenlasketusta hinnasta siten, että kiinteistön perushuollon ja teknisen huollon sekä ulkoalueiden kunnossapidon yhteenlasketut kuukausihinnat muodostavat vertailuhinnan. Halvimman kokonaishinnan tarjouksessaan antanut tarjoaja on tarjouskilpailun voittaja, ja valitaan Palveluntuottajaksi. Vertailuhinnat (alv 0 %) Are Oy 1.943,00 €/kuukausi, L&T Kiinteistöhuolto Oy 3.414,51 €/kuukausi ja Mestaritoiminta Oy 1.448,00 €/kuukausi.
Sovelletut oikeusohjeet
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)
Hallintolaki (434/2003)
Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006)