§ 25 Lääkinnällisen kuntoutuksen asiakkaiden silmälasien, optikkopalvelujen ja henkilökunnan erityistyölasien sekä suojatyölasien, sisältäen työnäöntarkastuksen hankinta

Päätöksen peruste

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön 47 §:n mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista,​ sopimuksista ja sitoumuksista. Asiasta päättäminen kuuluu em. määräyksen nojalla terveysasemapalvelujen palvelualuejohtajan toimivaltaan.

Kuvaus

Tausta

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on voimassa olevat sopimukset koskien lääkinnällisen kuntoutuksen asiakkaiden silmälasien, optikkopalvelujen ja henkilökunnan erityistyölasien sekä suojatyölasien, sisältäen työnäöntarkastuksen hankintaa. Sopimukset päättyvät 31.12.2024 ja tämän vuoksi hankinta on kilpailutettu uudelle sopimuskaudelle 1.1.2025 alkaen.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena ovat lääkinnällisen kuntoutuksen asiakkaille myöntämät silmälasit, piilolinssit ja optikkopalvelut sekä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen työntekijöilleen myöntämät näyttöpäätetyössä tarvittavat erityistyölasit ja suojatyölasit, sisältäen työnäöntarkastuksen Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle ajalle 1.1.2025-31.12.2026. Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen Sopimusta voidaan jatkaa toistaiseksi voimassa olevana, kuitenkin niin, että sopimuskausi on enintään neljä (4) vuotta.

Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjousta lääkinnällisen kuntoutuksen asiakkaiden silmälaseista, piilolinsseistä ja optikkopalveluista sekä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen työntekijöiden erityistyölaseista ja suojalaseista sekä optikkopalveluista. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset kuvattiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Hankinta on jaettu neljään (4) osa-alueeseen:

Osa-alue 1: Silmälasit ja optikkopalvelut lääkinnällisen kuntoutuksen asiakkaille

Osa-alue 2: Piilolinssit ja optikkopalvelut lääkinnällisen kuntoutuksen asiakkaille

Osa-alue 3: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen henkilökunnan erityistyölasit ja optikkopalvelut

Osa-alue 4: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen henkilökunnan suojatyölasit ja optikkopalvelut

Osa-alueissa 1 ja 2 järjestetään puitejärjestelyt. Osa-alueen 1 puitejärjestelyyn valitaan enintään neljä (4 kpl) Toimittajaa ja osa-alueen 2 puitejärjestelyyn valitaan enintään kolme (3 kpl) Toimittajaa, mikäli tarjouspyynnön ehdot täyttäviä tarjouksia on saatu vähintään ilmoitettu määrä.

Osa-alueisiin 3 ja 4 valitaan kumpaankin yksi (1) Toimittaja. Tilaaja ei sitoudu hankittaviin määriin.

Hankintamenettely

Hankinta oli kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA ilmoituskanavassa 7.11.2024. Tarjouspyyntöön tehtiin korjausilmoitus 22.11. ja tarjousten jättöpäivämäärä oli 4.12.2024. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.

Tarjousaikana tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 15.11.2024 klo 16:00 mennessä ja esitettyihin kysymyksiin vastattiin 22.11.2024.

Tarjousten jättämisen määräaikaan,​ 4.12.2024 klo: 15:00,​ mennessä saapui yhteensä neljä (4) tarjousta. Tarjouksen jättäneet tarjoajat osa-alueittain on päätöksen liitteenä olevassa vertailutaulukossa (Liite 1).

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 

Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajan soveltuvuudelle asetetut soveltuvuusvaatimukset. 

Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus

Hankintalain 79 §:n mukaan ennen tarjousten valintaa hankintayksikön on tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.   

Kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjoukset täyttivät myös tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjousvertailu

Hankinnassa valitaan tarjouspyynnön vaatimukset täyttävistä tarjouksista kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on halvin hinta. Hinta on ainoa vertailuperuste, koska tuotteiden laatuvaatimukset ovat tarjouspyynnön ehdottomina vaatimuksina.  

Tarjoushinnat vertaillaan osa-aluekohtaisesti. Vertailuhinta muodostuu yksittäisten tarjoushintojen summasta osa-aluekohtaisesti. Hintavertailu ilmenee liitteestä 1 Vertailutaulukko.

Osa-alueissa 1 ja 2 halvimman kokonaishinnan tarjouksessaan antanut tarjoaja on osa-alueen voittaja, ja valitaan etusijajärjestyksessä osa-alueen 1. toimittajaksi. Toiseksi halvimman kokonaishinnan tarjouksessaan antanut tarjoaja valitaan etusijajärjestyksessä osa-alueen 2. toimittajaksi jne. Osa-alueissa 3 ja 4 halvimman kokonaishinnan tarjouksessaan antanut tarjoaja on osa-alueen voittaja ja Sopimustoimittaja.

Sovelletut oikeusohjeet

Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)

Hallintolaki (434/2003)

Päätös

Päätän valita Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle Lääkinnällisen kuntoutuksen asiakkaiden silmälasien, optikkopalvelujen ja henkilökunnan erityistyölasien sekä suojatyölasien, sisältäen työnäöntarkastuksen Sopimustoimittajaksi seuraavat Toimittajat:

Osa-alue 1 Silmälasit ja optikkopalvelut lääkinnällisen kuntoutuksen asiakkaille: Specsavers Finland Oy, Instru optiikka Oy, Synsam Group Finland Oy ja Silmäasema Optiikka Oy

Osa-alue 2 Piilolinssit ja optikkopalvelut lääkinnällisen kuntoutuksen asiakkaille: Instru optiikka Oy ja Silmäasema Optiikka Oy

Osa-alue 3 Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen henkilökunnan erityistyölasit ja optikkopalvelut: Synsam Group Finland Oy

Osa-alue 4 Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen henkilökunnan suojatyölasit ja optikkopalvelut: Instru optiikka Oy

Hankinnan enimmäiskokonaisarvo laskettuna neljän vuoden ajalle on noin 210 000 euroa (alv. 0 %).

Tämä päätös on ehdollinen siihen saakka, kun ylemmällä toimielimellä on mahdollisuus käyttää hallintosäännön 29 §:n mukaista otto-oikeuttaan. Sitova sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella sopimuksella.