Kuvaus
1. Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen työvuorosuunnittelun ja optimoinnin sekä työajanseurannan ratkaisu ohjelmistopalveluna tarjouspyynnön liitteenä olevien vaatimusmäärittelyjen ja muiden liitteiden mukaisesti.
2. Hankintamenettely
Hankinta on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki) 26 §:n mukainen EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.
Hankinnasta, diaarinumero VAKEDno-2024–1896, julkaistiin hankintailmoitus nro 2024-016152 HILMA-tietokannassa 31.10.2024 osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi ja EU-hankintailmoitus TED-numerolla 668268-2024.
3. Hankinnan jakaminen
Hankintaa ei ole kokonaisuus huomioiden jaettu eri osa-alueisiin.
4. Sopimuskausi
Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että sopimus tehdään kolmen (3) vuoden määräaikaisena, minkä jälkeen sopimuskausi jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Irtisanomisaika hankintayksikön puolelta on kuusi (6) kuukautta ja toimittajan kaksitoista (12) kuukautta.
5. Lisätietokysymykset
Tarjoajat saivat esittää tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 18.11.2024 klo 12:00 mennessä. Lisätietokysymyksiä tuli 25 kpl. Lisätietokysymyksiin vastattiin 29.11.2024.
6. Hankintamenettelyn keskeyttäminen
Tarjousten jättämisen, 9.12.2024, jälkeen hankintayksikkö huomasi, että hankinta-asiakirjoissa vertailuperusteiden painoarvot poikkesivat toisistaan siten, että tarjouspyynnössä painoarvo laadun osalta oli 60 % ja hinnan osalta 40 %. Sen sijaan eForms-lomakkeella painoarvot oli ilmoitettu toisin päin siten, että hinnan painoarvo oli 60 % ja laadun painoarvo 40 %. Tarjouspyyntöasiakirjassa painoarvot olivat oikein hankintayksikön tarkoittamalla tavalla mutta eForms-lomakkeella virheellisesti. Tämän takia hankinta-asiakirjoissa on olennainen ristiriita.
7. Oikeusperusteet
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Säännöksen esitöiden (HE 108/2016 vp s. 223) mukaan pykälä on säilynyt muuttumattomana aiemmin voimassa olleeseen julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 73 a §:ään nähden. Julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 73 a §:n esitöiden (HE 182/2010 vp s. 22 ja 23) mukaan keskeyttämisen syyn arvioinnissa hankintayksikön tulee kiinnittää huomiota siihen, perustuuko hankintamenettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin, ja siihen, vaikuttaisiko ratkaisu syrjivästi ehdokkaisiin tai tarjoajiin. Koska harkintamenettelyn tulee pääsääntöisesti johtaa hankintasopimuksen tekemiseen, ei hyväksyttävää olisi hankintamenettelyn aloittaminen ilman aikomusta tehdä hankintasopimusta esimerkiksi markkinatilanteen kartoittamiseksi. Säännöksen esitöissä (HE 182/2010 vp s. 22) on edelleen todettu, että oikeuskäytännössä hankintamenettelyn keskeyttämiseen on suhtauduttu suhteellisen sallivasti eikä säännöksellä ole ollut tarkoitus tiukentaa vallitsevaa tulkintakäytäntöä. Talousvaliokunnan mietinnössä (TaVM 48/2010 vp s. 4) on lisäksi todettu oikeuskäytännössä katsotun, ettei hankintamenettelyn keskeyttäminen edellytä vakavien tai poikkeuksellisten seikkojen olemassaoloa.
Hankintamenettelyn keskeyttämisen perusteita arvioidaan kuitenkin aina tapauskohtaisesti ja hankintayksiköllä tulee olla hyväksyttävä syy hankinnan keskeyttämiseen. Hankintamenettelyn keskeyttämisen on katsottu olevan perusteltua muun muassa siinä tapauksessa, että tarjouspyyntö on ollut virheellinen, hankintamenettelyssä on tapahtunut jokin muu virhe, hankinnassa on saatu vain yksi hyväksyttävä tarjous, rahoitustilanne on muuttunut, hankintatarve on muuttuminen tai olosuhteet ovat muutoin muuttuneet hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen. Oikeuskäytännössä on niin ikään katsottu, että keskeyttämispäätös voidaan tehdä myös hankintapäätöksen tekemisen jälkeen taikka esimerkiksi markkinaoikeusvalituksen vireille tultua.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue toteaa, että vertailuperusteiden painoarvojen ristiriita hankinta-asiakirjoissa on olennainen ja aiheuttaa epäselvyyttä tarjouksia vertailtaessa. Ristiriitaa ei ole mahdollista tässä vaiheessa hankintamenettelyä korjata keskeyttämättä hankintamenettelyä ja järjestämättä uutta hankintamenettelyä.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista.
8. Esitys
Päätöksessä mainituilla perusteilla esitetään, että meneillään oleva hankintamenettely keskeytetään ja hankinnasta käynnistetään uusi hankintamenettely.