§ 1 Vainajien kuljetusten hankinta

Päätöksen peruste

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön 47 §:n mukaan toimialajohtaja päättää yli 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Asiasta päättäminen kuuluu em. määräyksen nojalla toimialajohtajan tai hänen määräämänsä tai valtuuttamansa toimivaltaan. 

Kuvaus

Tausta 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on voimassa oleva sopimus vainajien kuljetuksista, joka on päättynyt 31.12.2024 ja tämän vuoksi hankinta on kilpailutettu uudelle sopimuskaudelle 1.3.2025 alkaen. 

Hankinnan kohde 

Hankinnan kohteena ovat vainajien kuljetukset Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kylmäsäilytystiloihin. Kuljetusten piiriin kuuluvat myös ajot lääketieteellisiin ruumiinavauksiin Helsinkiin ja usean vainajan siirtokuljetukset eri kylmiöiden välillä sekä yksittäisten vainajien siirtokuljetukset toiselta hyvinvointialueelta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kylmiöihin tai lääketieteellisiin ruumiinavauksiin Helsinkiin. Hankinta ei koske poliisin tilaamia vainajan kuljetuksia. 

Sopimuskausi on 1.3.2025 – 28.2.2026. Sopimusta voidaan jatkaa kahdella (2) yhden (1) vuoden optiokaudella. 

Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjousta vainajien kuljetuksista Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kylmäsäilytystiloihin. Kuljetusten arvioitu määrä vuositasolla on noin 600 kappaletta. Tilaaja ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset kuvattiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. 

Jättämällä tarjouksen valittu palveluntuottaja sitoutuu allekirjoittamaan hankintasopimuksen ja toimittamaan palvelun 100 % toimitustakuulla. Kilpailutuksen tuloksena valitaan yksi (1) palveluntuottaja ja yksi (1) varapalveluntuottaja, jonka kanssa sopimus allekirjoitetaan vain siinä tapauksessa, että varsinainen palveluntuottaja ei pysty tuottamaan sopimuksen mukaisesti palvelua. 

Mikäli tarjouskilpailussa valituksi tullut palveluntuottaja ei allekirjoita sopimusta tai aloita toimintaansa sopimuskauden alkaessa 1.3.2025, on Tilaajalla oikeus jättää sopimus allekirjoittamatta ja / tai purkaa sopimus päättymään välittömästi ilman irtisanomisaikaa. Lisäksi Tilaajalla on oikeus hankkia palvelu varapalveluntuottajalta tai muulta kolmannelta taholta ja periä tästä aiheutuvat kaikki ylimääräiset kulut palveluntuottajalta.  

Hankintamenettely  

Hankinta oli EU kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA ilmoituskanavassa 11.11.2024. Tarjousten jättöpäivämäärä oli 13.12.2024. 

Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. 

Tarjousaikana tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 26.11.2024 klo 12:00 mennessä ja esitettyihin kysymyksiin vastattiin 28.12.2024. 

Tarjousten jättämisen määräaikaan 26.11.2024 klo 12.00 mennessä saatiin kolme (3) tarjousta. Tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat: Hautauspalvelu Aaltonen & Siren Oy (3406605–9), Hautaustoimisto Havu (2740478–5) ja Hämeenlinnan Hautauspalvelu Calla Oy (2390883–9). 

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 

Hankintayksikkö tulee tarkastamaan hankintalain 80 §:n mukaiset pakolliset poissulkuperusteet ennen hankintasopimuksen tekemistä.  

Referenssit 

Hankintalain (1397/2016) 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84—86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta. 

Tarjouspyynnössä on vaadittu, että Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa referenssiluettelo, jossa on lyhyt kuvaus tärkeimmistä tilaaja-asiakkaista hankinta-arvoineen ja ajankohtineen. Lisäksi palvelun vastuuhenkilöllä tulee olla vähintään yhden (1) vuoden kokemus vainajien kuljetuspalvelujen järjestäjänä. 

Tarjousten tarkastamisessa todettiin referenssien osalta, että kaikki tarjoajat täyttivät soveltuvuudelle asetetut vaatimukset referenssien osalta. 

Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus 

Hankintalain 79 §:n mukaan ennen tarjousten valintaa hankintayksikön on tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen. 

Kaikki tarjoajat täyttivät hankintayksikön tarjouspyynnössä asettamat vähimmäisvaatimukset.  

Tarjousvertailu 

Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan painoarvo on 100 %. Palvelua koskevat ehdottomat laatuvaatimukset ovat kuvattu tarjouspyynnön palvelukuvauksessa ja sen liitteissä. Tapauksessa, jossa vertailuluvut ovat samat, ratkaistaan tarjoajien etusijajärjestys arpomalla tai muulla hankintayksikön päättämällä syrjimättömällä menettelyllä.  

Tarjoushinta tuli ilmoittaa kiinteänä, kahden desimaalin tarkkuudella ilman arvonlisäveroa. Tarjoushintaan tulee sisältyä kaikki tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisista ehdoista ja palveluntuottajan vastuista aiheutuvat kustannukset. Tarjoushinta pyydettiin seuraavasti: 

• Yhden (1) vainajan kuljetus Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kylmiöön virka-aikana (ma - pe 8–16) ja vainajan tietojen kirjaus Tilaajan osoittamaan järjestelmään. Tarjoushinta 1 on XX € / kuljetus. 

• Yhden (1) vainajan kuljetus Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kylmiöön virka-ajan ulkopuolella (pe 16 - ma 08, ma - pe 16–08) ja vainajan tietojen kirjaus Tilaajan osoittamaan järjestelmään. Tarjoushinta 2 on XX € / kuljetus 

• Yhden (1) vainajan yhdensuuntainen kuljetus Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kylmiöstä lääketieteelliseen ruumiinavaukseen Helsinkiin tai takaisin virka-aikana (ma – pe 8–16) ja vainajan tietojen kirjaus Tilaajan osoittamaan järjestelmään. Tarjoushinta 3 on XX € / kuljetus  

• Usean vainajan siirtokuljetukset eri kylmiöiden välillä virka-aikana (ma – pe 8–16) ja vainajan tietojen kirjaus Tilaajan osoittamaan järjestelmään. Tarjoushinta 4 on XX € / kuljetus  

• Vainajan siirtokuljetus toiselta hyvinvointialueelta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kylmiöön tai lääketieteelliseen ruumiinavaukseen Helsinkiin ja vainajan tietojen kirjaus Tilaajan osoittamaan järjestelmään. Tarjoushinta 5 on XX € / kuljetus (Naapurihyvinvointialueet). Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen naapurihyvinvointialueet ovat: Helsinki, Länsi-Uusimaa, Itä-Uusimaa ja Keski-Uusimaa.  

• Vainajan siirtokuljetus toiselta hyvinvointialueelta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kylmiöön tai lääketieteelliseen ruumiinavaukseen Helsinkiin ja vainajan tietojen kirjaus Tilaajan osoittamaan järjestelmään. Tarjoushinta 6 on XX € / km (Muut hyvinvointialueet). Kilometrihinnalle on asetettu kattohinta 5 € / km. 

Vertailuhinta on tarjoushintojen summa, jossa tarjoushinnoilla on painotukset: 

• Tarjoushinnan 1 painoarvo on 80 %  

• Tarjoushinnan 2 painoarvo on 5 %  

• Tarjoushinnan 3 painoarvo on 5 %  

• Tarjoushinnan 4 painoarvo on 5 %  

• Tarjoushinnan 5 painoarvo on 3 %  

• Tarjoushinnan 6 painoarvo on 2 %. 

Halvimman kokonaishinnan tarjouksessaan antanut tarjoaja on tarjouskilpailun voittaja, ja valitaan palveluntuottajaksi. Toiseksi halvimman kokonaishinnan tarjouksessaan antanut tarjoaja valitaan varapalveluntuottajaksi. 

Tarjousvertailu ilmenee liitteestä 1, vertailutaulukko.pdf. 

Sovelletut oikeusohjeet 

Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)  

Hallintolaki (434/2003) 

Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) 

Päätös

Päätän hankkia Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle vainajien kuljetukset Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kylmäsäilytystiloihin ajalle 1.3.2025 – 28.2.2026. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on noin 1 000 000 euroa (alv. 0 %)  

Päätän valita Hautaustoimisto Havu Oy:n palveluntuottajaksi ja Hämeenlinnan Hautauspalvelu Calla Oy:n varapalveluntuottajaksi. 

Tämä päätös on ehdollinen siihen saakka, kun ylemmällä toimielimellä on mahdollisuus käyttää hallintosäännön 29 §:n mukaista otto-oikeuttaan. Sitova sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella sopimuksella. 

Hankintasopimus  

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen ja valitusosoituksen tiedoksi.