Kuvaus
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue käyttää palvelussaan Sofigate Oy:n ServiceNow palvelunhallintasovellusta, jolla on toteutettu Vakka portaali. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on päätöksillään § 13, 19.5.2022 (VAKEDno-2022-194), § 32, 08.09.2022 (VAKEDno-2022-374) sekä § 67, 20.10.2022 (VAKEDno-2022-509) hankkinut ServiceNow IT-palveluhallintasovelluksen ja sovellukseen liittyvät asiantuntija-, ylläpito- ja kehittämispalvelut Sofigate Oy:ltä sekä § 85 27.12.2024 (VAKEDno-2022-194) ServiceNow IT Service Management lisenssien päivittämisen ServiceNow Pro Plus -lisensseiksi. Hankintasopimus tuli voimaan 14.10.2022.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen on olennaista hankkia ServiceNow IT- palvelunhallintavälineellä tehdylle Vakka-portaalille kehittämispalvelua Sofigate Oy:ltä, jotta voidaan varmistaa hyvinvointialueen IT-palvelunhallintapalveluiden jatkuvuus, toimintavarmuus, lisenssien täysimääräinen käyttö sekä työnkulkujen tehostuminen.
Tarjous
Sofigate Oy on 14.1.2025 päivätyssä tarjouksessaan tarjonnut Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle ServiceNow IT-palvelunhallintavälineeseen kohdistuvaa jatkokehittämistä mm. AI Search toiminnon optimoinnin, Now Assist Q&A toiminnallisuuden konfiguroinnin sekä palvelunhallintavälineen integroitumisen Microsoft 365:een. Lisäksi Sofigate on tarjouksellaan tarjonnut Task Intelligencen käyttöönottoa, standardivastausten automatisointia, sekä tiettyjä genAI ominaisuuksia Workspace-osuuteen. Hankinnan kokonaishinta tarjouksessa kuvatuille käyttöönotoille sekä työlle on yhteensä 57 834 € (alv 0 %), sisältäen n. 63 henkilötyöpäivää.
Oikeudelliset perusteet
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki) 136 § 1 momentissa säädetään, että hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä. Lainkohdan 136 § 2 momentissa säädetään poikkeuksista 1 momentissa mainittuun pääsääntöön. Hankintalain esitöiden (HE 108 /2016 vp) mukaan sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voitaisiin tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä sanotussa momentissa luetelluissa tilanteissa. Muutos olisi sallittu 2 momentissa tarkoitetuissa tilanteissa riippumatta siitä, täyttääkö muutos 1 momentissa määritellyt olennaisuuden tunnusmerkit. Lainkohdan 2 momentin 2 kohdan mukaan olennaisena sopimusmuutoksena ei pidetä muutosta, mikäli alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.
Edellä esitettyjen palveluiden hankkiminen on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kannalta merkityksellistä, jotta voidaan varmistaa hyvinvointialueen IT- palvelunhallintapalveluiden häiriöttömyys ja jatkuvuus. Palvelun tai toimittajan vaihtaminen aiheuttaisi Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle yhteensopimattomuutta ja kohtuuttomia teknisiä vaikeuksia ylläpidon osalta. Hankintasopimuksen muutos ei ylitä hankintalain 136 §:n 3 momentissa määriteltyä enimmäismäärää ottaen huomioon 5 momentissa mainittu indeksiehto. Näin ollen kysymys on hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaisesta sallitusta hankintasopimuksen muutoksesta. Sovellustukipalveluihin sovelletaan osapuolten voimassa olevaa sopimusta IT-palvelunhallintasovelluksesta.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Sosiaali- ja terveyspalveluiden palveluhankinnoissa palvelualuejohtaja päättää kuitenkin alle 10 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista.
Oheismateriaali: Sofigate Oy:n tarjous, 14.1.2025, salassapidettävä JulkL 24 § 1 mom 20) kohta