§ 3 Virkakorttikoteloiden hankinta

Päätöksen peruste

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön 47 §:n mukaan palvelualuejohtaja päättää alle miljoonan euron hankinnoista,​ sopimuksista ja sitoumuksista. Asiasta päättäminen kuuluu em. määräyksen nojalla palvelualuejohtajan toimivaltaan. 

Kuvaus

Asian valmistelija: Hankintavastaava Emma Reijonen 

Tausta 

Hankinnan tarkoituksena on hankkia virkakorttikotelot Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen henkilöstölle. Tilaajan arvion mukaan, tuotteita tilataan 600-1000 kappaletta. Tilaaja ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin.  

Hankinnan kohde 

Hankinnan kohteena on virkakorttikotelot Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen henkilöstölle.  

Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjousta virkakorttikoteloista sekä optiona tarjouspyynnön mukaisesta brodeeratusta/painetusta tekstistä. Hankinta on kertahankinta. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset kuvattiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Tarjoajilta pyydettiin tarjousta sähköpostitse.  

Sopimus tullaan tekemään yhden toimittajan kanssa. Tilaaja ei sitoudu tiettyihin tilaus- tai hankintamääriin.   

Hankintamenettely  

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on lähettänyt 17.12.2024 (korjattu tarjouspyyntö 19.12.2024) tarjouspyynnön tarjoajille sähköpostitse. Tarjousta pyydettiin kahdelta tarjoajalta. Hankintaan ei sovelleta hankintalakia, (1397/2016) sillä kysymyksessä on kansallisen kynnysarvon alittava tavarahankinta. Tarjousten jättämisen määräaika oli 27.12.2024 klo 14:00.  

Tarjousten jättämisen määräaikaan mennessä saapui yhteensä kaksi tarjousta. Tarjouksen jättivät seuraavat toimittajat: Fanttiset Oy ja HEF Group Oy. Tarjousten saapumisen jälkeen tarkennettiin tarjouspyynnön vähimmäisvaatimuksia koevedoksen toimittamisen osalta, ja tarjoajia pyydettiin täsmentämään, vaikuttaako koevedoksen toimittaminen hintaan. Tämän jälkeen tarjouspyynnön vähimmäisvaatimuksia täsmennettiin vielä option osalta. Vaatimusten tarkennusten perusteella sekä HEF Group Oy että Fanttiset Oy toimittivat päivitetyt tarjoukset.  

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 

Hankintayksikkö tarkastaa tarjouspyynnön mukaisesti tilaajavastuulain vaatimusten täyttymisen valitulta toimittajalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. 

Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus 

Kaikki tarjoajien tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset. 

Tarjousvertailu 

Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, hinnaltaan halvin. Sopimuskumppaniksi valitaan halvimman hinnan tarjonnut tarjoaja.   

Lopullinen vertailuhinta muodostuu virkakorttikotelon sekä brodeeratun/painetun tekstin yhteenlasketusta summasta.   

Halvimman kokonaishinnan tarjouksessaan antanut tarjoaja on tarjouskilpailun voittaja, ja valitaan toimittajaksi.  

Vertailun lopputulos on seuraava: 

1. HEF Group Oy: vertailuhinta 23,45 € 

2. Fanttiset Oy: vertailuhinta 27,00 € 

Tarjouskilpailun voitti HEF Group Oy. 

Päätös

Päätän hankkia Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle virkakorttikotelot HEF Group Oy:lta. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on noin 23 450 € sisältäen option (alv % 0). 

Sitova sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella sopimuksella. 

Hankintasopimus  

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.