§ 13 Hankintamenettelyn keskeytyspäätös Sähköisen pysyväisarkiston hankinnasta SaaS-palveluna

Lataa 

VAKEDno-2024-408

Päätöspäivämäärä

24.2.2025

Päätöksen tekijä

Konsernipalvelujen toimialajohtaja

Kuvaus

 

1.     Hankinnan kohde       

Hankinnan kohteena on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Sähköisen pysyväisarkiston hankinta SaaS palveluna.

 

2.     Hankintamenettely   

Hankinta on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki) 26 §:n mukainen EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.

Hankinnasta julkaistiin ennakkoilmoitus 3.10.2024 nro 2024-014822 Hilma-tietokannassa ja TED-numero 594826-2024 sekä sisäisellä diaarinumerolla VAKEDno-2024-408.

Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus 15.11.2024 nro 2024-016846 HILMA-tietokannassa osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi  ja TED-numero 704702-2024 sekä sisäisellä diaarinumerolla VAKEDno-2024-408.

 

3.     Hankinnan jakaminen

Hankintaa ei ole, kokonaisuus huomioiden, jaettu eri osa-alueisiin.

 

4.     Sopimuskausi           

Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että sopimus tehdään neljän (4) vuoden määräaikaisena, minkä jälkeen sopimuskausi jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Irtisanomisaika hankintayksikön puolelta on kuusi (6) kuukautta ja toimittajan kaksitoista (12) kuukautta.

 

5.     Lisätietokysymykset

Tarjoajat saivat esittää tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 28.11.2024 klo 12:00 mennessä. Hankintayksikkö vastasi lisätietokysymyksiin 1.12.2024.

 

6.     Hankintapäätös

Hankintayksikkö on päätöksellään § 1 13.1.2025 valinnut Disec Oy Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sähköisen pysyväisarkistopalvelun toimittajaksi ja hylännyt twoday Oy:n tarjouksen soveltumattomana.

 

7.     Hankintaoikaisuvaatimukset

twoday Oy on tehnyt 20.1.2025 hankintaoikaisuvaatimuksen, jonka Vantaan ja Keravan hankintayksikkö on hylännyt päätöksellään § 2 27.1.2025.

CGI Suomi Oy on 28.1.2025 vireille tulleessa hankintaoikaisussaan vaatinut, että hankintayksikkö oikaisee hankintapäätöksen kumoamalla sen. CGI Suomi Oy on hankintaoikaisuvaatimuksessaan väittänyt, että vertailupisteiden vähentäminen hankintayksikön tarjouspyynnössä vaaditun projektin ja käyttöönoton riippuvuuksien kuvaamisen puuttumisen osalta ja tämän seurauksena annettujen pisteiden osalta on virheellinen.

twoday Oy on 29.1.2025 tehnyt hankintapäätöksestä valituksen markkinaoikeuteen.

 

8.     Hankintamenettelyn keskeyttäminen

Tarjousten jättämisen, 11.12.2024 ja hankintapäätöksen § 1 13.1.2025 sekä hankintaoikaisusta tehdyn päätöksen § 227.1.2025, jälkeen hankintayksikkö on huomannut, että tarjouspyynnössä oli epäselvyyksiä laadun vertailussa ja referenssivaatimuksissa.

Laatupisteiden vaatimuksia ei ollut avattu riittävän tarkalle tasolle, jotta niiden perusteella tarjoajat olisivat pystyneet todentamaan tiedot tarjousten vertailua varten.

Referenssivaatimuksissa oli epäselvyyttä sen osalta, mikä referenssi hyväksytään vastaavaksi referenssiksi. Hankintayksikkö lisäksi oli hylännyt tarjouksen yhteyshenkilöksi merkityltä henkilöltä saatujen tietojen perusteella. Hankintayksikön olisi tullut varata tarjoajalle tilaisuus ottaa kantaa oma-aloitteisesti hankkimiinsa referenssitietoihin. 

 

9.     Oikeusperusteet

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Säännöksen esitöiden (HE 108/2016 vp s. 223) mukaan pykälä on säilynyt muuttumattomana aiemmin voimassa olleeseen julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 73 a §:ään nähden. Julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 73 a §:n esitöiden (HE 182/2010 vp s. 22 ja 23) mukaan keskeyttämisen syyn arvioinnissa hankintayksikön tulee kiinnittää huomiota siihen, perustuuko hankintamenettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin, ja siihen, vaikuttaisiko ratkaisu syrjivästi ehdokkaisiin tai tarjoajiin. Koska harkintamenettelyn tulee pääsääntöisesti johtaa hankintasopimuksen tekemiseen, ei hyväksyttävää olisi hankintamenettelyn aloittaminen ilman aikomusta tehdä hankintasopimusta esimerkiksi markkinatilanteen kartoittamiseksi. Säännöksen esitöissä (HE 182/2010 vp s. 22) on edelleen todettu, että oikeuskäytännössä hankintamenettelyn keskeyttämiseen on suhtauduttu suhteellisen sallivasti eikä säännöksellä ole ollut tarkoitus tiukentaa vallitsevaa tulkintakäytäntöä. Talousvaliokunnan mietinnössä (TaVM 48/2010 vp s. 4) on lisäksi todettu oikeuskäytännössä katsotun, ettei hankintamenettelyn keskeyttäminen edellytä vakavien tai poikkeuksellisten seikkojen olemassaoloa.

Hankintamenettelyn keskeyttämisen perusteita arvioidaan kuitenkin aina tapauskohtaisesti ja hankintayksiköllä tulee olla hyväksyttävä syy hankinnan keskeyttämiseen. Hankintamenettelyn keskeyttämisen on katsottu olevan perusteltua muun muassa siinä tapauksessa, että tarjouspyyntö on ollut virheellinen, hankintamenettelyssä on tapahtunut jokin muu virhe, hankinnassa on saatu vain yksi hyväksyttävä tarjous, rahoitustilanne on muuttunut, hankintatarve on muuttuminen tai olosuhteet ovat muutoin muuttuneet hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen. Oikeuskäytännössä on niin ikään katsottu, että keskeyttämispäätös voidaan tehdä myös hankintapäätöksen tekemisen jälkeen taikka esimerkiksi markkinaoikeusvalituksen vireille tultua.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue toteaa, että vertailuperusteiden ja referenssien epäselvyys hankinta-asiakirjoissa sekä menettelyvirhe tarjousten käsittelyssä on olennainen ja aiheuttaa epäselvyyttä tarjouksia vertailtaessa. Tässä vaiheessa hankintamenettelyä ei ole mahdollista korjata referenssivaatimuksia ja vertailuperusteita keskeyttämättä hankintamenettelyä ja järjestämättä uutta hankintamenettelyä.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista.

 

Päätöksen peruste

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 26 § ja 125 §

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosääntö 47 §

Päätös

Päätän

  1. keskeyttää Sähköisen pysyväisarkiston hankinnan SaaS-palveluna hankintamenettelyn ja käynnistää kilpailutuksen uudelleen; ja
  2. todeta että, kun hankintamenettely keskeytetään, CGI Suomi Oy:n hankintaoikaisuvaatimusta ei käsitellä.

 

Tämä päätös on ehdollinen siihen saakka, kun ylemmällä toimielimellä on mahdollisuus käyttää hallintosäännön 29 §:n mukaista otto-oikeuttaan.

Allekirjoitus

toimialajohtaja Mikko Hokkanen

Organisaatiotieto

Tietohallinto