Kuvaus
1. Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Sähköisen pysyväisarkiston hankinta SaaS palveluna.
2. Hankintamenettely
Hankinta on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki) 26 §:n mukainen EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.
Hankinnasta julkaistiin ennakkoilmoitus 3.10.2024 nro 2024-014822 Hilma-tietokannassa ja TED-numero 594826-2024 sekä sisäisellä diaarinumerolla VAKEDno-2024-408.
Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus 15.11.2024 nro 2024-016846 HILMA-tietokannassa osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi ja TED-numero 704702-2024 sekä sisäisellä diaarinumerolla VAKEDno-2024-408.
3. Hankinnan jakaminen
Hankintaa ei ole, kokonaisuus huomioiden, jaettu eri osa-alueisiin.
4. Sopimuskausi
Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että sopimus tehdään neljän (4) vuoden määräaikaisena, minkä jälkeen sopimuskausi jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Irtisanomisaika hankintayksikön puolelta on kuusi (6) kuukautta ja toimittajan kaksitoista (12) kuukautta.
5. Lisätietokysymykset
Tarjoajat saivat esittää tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 28.11.2024 klo 12:00 mennessä. Hankintayksikkö vastasi lisätietokysymyksiin 1.12.2024.
6. Hankintapäätös
Hankintayksikkö on päätöksellään § 1 13.1.2025 valinnut Disec Oy Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sähköisen pysyväisarkistopalvelun toimittajaksi ja hylännyt twoday Oy:n tarjouksen soveltumattomana.
7. Hankintaoikaisuvaatimukset
twoday Oy on tehnyt 20.1.2025 hankintaoikaisuvaatimuksen, jonka Vantaan ja Keravan hankintayksikkö on hylännyt päätöksellään § 2 27.1.2025.
CGI Suomi Oy on 28.1.2025 vireille tulleessa hankintaoikaisussaan vaatinut, että hankintayksikkö oikaisee hankintapäätöksen kumoamalla sen. CGI Suomi Oy on hankintaoikaisuvaatimuksessaan väittänyt, että vertailupisteiden vähentäminen hankintayksikön tarjouspyynnössä vaaditun projektin ja käyttöönoton riippuvuuksien kuvaamisen puuttumisen osalta ja tämän seurauksena annettujen pisteiden osalta on virheellinen.
twoday Oy on 29.1.2025 tehnyt hankintapäätöksestä valituksen markkinaoikeuteen.
8. Hankintamenettelyn keskeyttäminen
Tarjousten jättämisen, 11.12.2024 ja hankintapäätöksen § 1 13.1.2025 sekä hankintaoikaisusta tehdyn päätöksen § 227.1.2025, jälkeen hankintayksikkö on huomannut, että tarjouspyynnössä oli epäselvyyksiä laadun vertailussa ja referenssivaatimuksissa.
Laatupisteiden vaatimuksia ei ollut avattu riittävän tarkalle tasolle, jotta niiden perusteella tarjoajat olisivat pystyneet todentamaan tiedot tarjousten vertailua varten.
Referenssivaatimuksissa oli epäselvyyttä sen osalta, mikä referenssi hyväksytään vastaavaksi referenssiksi. Hankintayksikkö lisäksi oli hylännyt tarjouksen yhteyshenkilöksi merkityltä henkilöltä saatujen tietojen perusteella. Hankintayksikön olisi tullut varata tarjoajalle tilaisuus ottaa kantaa oma-aloitteisesti hankkimiinsa referenssitietoihin.
9. Oikeusperusteet
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Säännöksen esitöiden (HE 108/2016 vp s. 223) mukaan pykälä on säilynyt muuttumattomana aiemmin voimassa olleeseen julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 73 a §:ään nähden. Julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 73 a §:n esitöiden (HE 182/2010 vp s. 22 ja 23) mukaan keskeyttämisen syyn arvioinnissa hankintayksikön tulee kiinnittää huomiota siihen, perustuuko hankintamenettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin, ja siihen, vaikuttaisiko ratkaisu syrjivästi ehdokkaisiin tai tarjoajiin. Koska harkintamenettelyn tulee pääsääntöisesti johtaa hankintasopimuksen tekemiseen, ei hyväksyttävää olisi hankintamenettelyn aloittaminen ilman aikomusta tehdä hankintasopimusta esimerkiksi markkinatilanteen kartoittamiseksi. Säännöksen esitöissä (HE 182/2010 vp s. 22) on edelleen todettu, että oikeuskäytännössä hankintamenettelyn keskeyttämiseen on suhtauduttu suhteellisen sallivasti eikä säännöksellä ole ollut tarkoitus tiukentaa vallitsevaa tulkintakäytäntöä. Talousvaliokunnan mietinnössä (TaVM 48/2010 vp s. 4) on lisäksi todettu oikeuskäytännössä katsotun, ettei hankintamenettelyn keskeyttäminen edellytä vakavien tai poikkeuksellisten seikkojen olemassaoloa.
Hankintamenettelyn keskeyttämisen perusteita arvioidaan kuitenkin aina tapauskohtaisesti ja hankintayksiköllä tulee olla hyväksyttävä syy hankinnan keskeyttämiseen. Hankintamenettelyn keskeyttämisen on katsottu olevan perusteltua muun muassa siinä tapauksessa, että tarjouspyyntö on ollut virheellinen, hankintamenettelyssä on tapahtunut jokin muu virhe, hankinnassa on saatu vain yksi hyväksyttävä tarjous, rahoitustilanne on muuttunut, hankintatarve on muuttuminen tai olosuhteet ovat muutoin muuttuneet hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen. Oikeuskäytännössä on niin ikään katsottu, että keskeyttämispäätös voidaan tehdä myös hankintapäätöksen tekemisen jälkeen taikka esimerkiksi markkinaoikeusvalituksen vireille tultua.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue toteaa, että vertailuperusteiden ja referenssien epäselvyys hankinta-asiakirjoissa sekä menettelyvirhe tarjousten käsittelyssä on olennainen ja aiheuttaa epäselvyyttä tarjouksia vertailtaessa. Tässä vaiheessa hankintamenettelyä ei ole mahdollista korjata referenssivaatimuksia ja vertailuperusteita keskeyttämättä hankintamenettelyä ja järjestämättä uutta hankintamenettelyä.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista.