Kuvaus
-
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Palkanlaskentapalvelu ja HR-järjestelmäratkaisu.
-
Hankintamenettely
Hankinta on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki) 26 §:n mukainen EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.
Hankinnasta julkaistiin tietopyyntö 10.5.2024 nro 2024-145990 Hilma-tietokannassa sekä sisäisellä diaarinumerolla VAKEDno-2024-2159.
Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus 19.12.2024 nro 2024-018253 HILMA-tietokannassa osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi ja TED-numero 779282-2024 sekä sisäisellä diaarinumerolla VAKEDno-2024-2159.
Tarjoajat saivat esittää tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 16.1.2025 klo 15:00 mennessä. Hankintayksikkö vastasi 64 kysymykseen 24.1.2024.
-
Sopimuskausi
Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että sopimus tehdään kolmen (3) vuoden määräaikaisena, minkä jälkeen sopimuskausi jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Irtisanomisaika hankintayksikön puolelta on kuusi (6) kuukautta ja toimittajan osalta 18 kuukautta
-
Kohde
Hankinnan kohteena on tarjouspyynnössä ja sen liitteissä tarkemmin kuvattu Palkanlaskentapalvelu, Palkanlaskentajärjestelmä ja HR-järjestelmäkokonaisuus palveluna (”Ratkaisu”), erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut sekä Ratkaisun käyttöönottoprojekti.
Ratkaisun toteuttaa yksi (1) kokonaisvastuullinen Toimittaja tai Toimittajan ollessa Ryhmittymä kokonaisvastuu voidaan jakaa Ryhmittymän jäsenten kesken siten kuin Sopimuksen luvussa 13.1 on todettu. Ratkaisun sisältämän Ohjelmistopalvelun tulee perustua käytössä olevaan tuotepohjaiseen ratkaisuun.
Ratkaisun tulee olla kokonaisuudessaan tuotannossa tarjouspyynnössä kuvatun aikataulun mukaisesti ja sisältää vaaditut integraatiot. Lisäksi edellytetään, että tarjouspyynnön mukaisen Projektin tuotantoon käyttöönotto tulee yhteensovittaa muiden saman teemaisten (HR) projektien käyttöönoton kanssa.
Ohjelmistopalvelun on täytettävä tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaiset vaatimukset viimeistään ensimmäiseen tuotantokäyttöönottoon mennessä.
Palveluun kuuluu varsinaisen Ohjelmistopalvelun lisäksi Ohjelmistopalvelun käytön mahdollistavat toiminnot, kuten käyttöpalvelu, sekä tukipalvelu organisaation käyttäjille.
Sopimuksen mukaiseen palveluun kuuluu Ohjelmistopalvelun lisäksi Tilaajan palkanlaskenta Toimittajan tuottamana palveluna. Ratkaisu koostuu seuraavista erikseen irtisanottavissa olevista osista.
1) Palkanlaskentapalvelu,
2) Palkanlaskentajärjestelmä,
3) HR-järjestelmä (HRM-toiminnot),
4) HR-järjestelmä (HRD-toiminnot),
5) Optiot sekä
6) Myöhemmin erikseen tilattavat lisäpalvelut.
-
Tarjoukset
Tarjoajat saivat esittää tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 16.1.2025 klo 15:00 mennessä. Hankintayksikkö vastasi 64 kysymykseen 24.1.2024.
Määräaikaan 3.2.2025 klo 15.00 mennessä hankintayksikkö sai kolme (3) tarjousta
-
Tarjousten käsittely
Saadun tarjouksen arviointi toteutettiin hankintalain mukaisesti noudattaen seuraavia vaiheita:
-
Tarjoajan soveltuvuus
Tarjoajilta edellytettiin rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen sekä tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvien vaatimusten täyttämistä. Referenssit pyydettiin erikseen HR- ja palkanlaskentajärjestelmätoimituksia sekä Palkanlaskentapalveluita koskien.
Hankintayksikön vaatimukset järjestelmää koskeville referensseille oli:
-
Suorituksen johtaminen (sis. kehityskeskustelut, puuttumiskeskustelut)
-
Osaamisen johtaminen (sis. koulutukset, luvat ja pätevyydet)
-
Työkykyjohtaminen (varhaisen tuen keskustelu, työkykykeskustelu)
Palkanlaskentapalvelua koskevat referenssejä vaadittiin palkanlaskentapalvelusta, jotka täyttävät oheiset ehdot
o Referenssin palvelusopimus on voimassa ja palvelusopimus on ollut tuotannossa vähintään vuoden ajan tarjouksen jättöhetkellä
o Palkanlaskentapalvelun kielenä on suomi
o Referensseihin liittyvät muut vaatimukset:
o Tarjoajan tulee esittää vähintään kaksi referenssiä, joissa referenssiasiakkaalla palkanlaskentapalvelua tuotetaan vähintään 1000 henkilölle
o Tarjoajan tulee esittää vähintään yksi referenssi, jossa on kunta- tai hyvinvointialan työehtosopimus (esim. KVTES, AVAINTES, HYVTES, SOTE-TES) käytössä ja jossa palkanlaskentapalvelua tuotetaan vähintään 500 henkilölle
Hankintayksikkö tarkisti kaikkien toimittajien referenssit.
Azets Insight Oy, Integrata Oy ja Silta Oy täyttivät tarjoajan soveltuvuuden vaatimukset.
-
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjousten pitää olla laadittu täsmällisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintalain mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta.
Tarjouspyynnön liitteessä vaatimusmääritykset on ilmoitettu että ”Tarjotun ratkaisun on täytettävä jokainen pakolliseksi esitetyistä vaatimuksista. Mikäli tarjottu ratkaisu täyttää esitetyn vaatimuksen, tarjoaja valitsi välilehden valikosta vaihtoehto ”Kyllä” tai ”Kehityskohde”. Mikäli palvelu ei täytä vaatimusta, valitsi ”Ei”. Yksikin Ei-vastaus tai yhdenkin kentän tyhjäksi jättäminen pakollisiksi merkittyjen vaatimusten osalta voi olla tarjouksen hylkäysperuste.”
Azets Insight Oy:n, Integrata Oy:n sekä Silta Oy:n tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.
-
Vertailu
Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan alla määritellyn mukaisesti Kokonaistoimituksen laatutekijöiden ja tarjoushinnan perusteella. Eniten vertailupisteitä saanut tarjous valitaan. Vertailupisteet lasketaan kahden (2) desimaalin tarkkuudella.
9.1 Hintavertailu
Hinnan painoarvo vertailussa on 40 %. Vertailuhintana käytetään neljän (4) vuoden (Hintaliite) vertailuhintaa. Laskennallinen vertailuhinta määritetään seuraavien kriteerien mukaisesti. Tarjoushinnaltaan edullisin tarjous saa 40 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = edullisimman tarjouksen tarjoushinta (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen tarjoushinnalla (Y) ja kerrottuna 40 pisteellä. Laskukaava: X/Y * 40 pistettä.
|
Toimittaja
|
max. pisteet
|
Azets Insight Oy
|
Integrata Oy
|
Silta Oy
|
|
|
40
|
|
|
|
|
Vertailuhinta
|
|
8.410.291,60
|
11.453.480,00
|
7.757.628,00
|
|
Vertailupisteet
|
|
36,90
|
27,09
|
40
|
Edullisimman vertailuhinnan on tarjonnut Silta Oy. Silta Oy saa näin ollen 40 vertailupistettä, Azets Insight Oy saa 36,90 pistettä ja Integrata Oy 27,09 pistettä.
9.2 Laatuvertailu
Laadun painoarvo vertailussa on 60 %. Eniten laatupisteitä saanut tarjous saa 60 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = asianomaisen tarjouksen saamat laatupisteet (Y) jaettuna eniten laatupisteitä saaneen tarjouksen laatupisteillä (X) ja kerrottuna 60 pisteellä (laskukaava: Y/X * 60 pistettä). Tilaajalla on tarvittaessa oikeus pyytää lausunto Tarjoajien tarjouksista oman arviointinsa perustaksi ulkopuoliselta riippumattomalta asiantuntijalta. Laatua arvioidaan ja vertaillaan tarjouspyynnön Liitteessä 17 (Tarjousten laadun vertailukriteerit) esitettyjen laatukriteereiden perusteella.
9.2.1 Palvelukuvauksen laatu ja Tilaajan kehittämismahdollisuus
Hankintayksikön vaatimuksena oli, että Palvelukuvaus on kattavasti ja selkeästi kuvattu ja ne pisteytettiin oheisesti:
Palvelukuvaus on tehty = 0 pistettä
Palveluiden ja Palveluiden ennakoivan ylläpidon* tehtävät ja vastuut on aikataulutettu ja roolitettu = 1,5 pistettä
Palveluiden ja Palveluiden laadun varmistamiseksi ennakoivan ylläpidon tehtävät ja vastuut on aikataulutettu ja roolitettu sekä palvelujen jatkuvan kehittämisen malli on kuvattu ja jossa huomioitu Tilaajan mahdollisuus osallistua tai vaikuttaa palvelun tai laajemmin Ratkaisun kehittämiseen = 2,5 pistettä
(*ennakoivalla ylläpidolla tarkoitetaan laadun varmistamiseksi, ongelmien ennustamiseksi ja ehkäisemiseksi tapahtuvaa jatkuvaa seurantaa, päivityksiä ja huoltoja, sekä mahdollisuuksien mukaan analytiikan hyödyntämistä)
Molemmat palvelukuvaukset (Palvelukuvaus ICT-palvelut ja Palvelukuvaus Palkanlaskentapalvelut) arvioidaan ja pisteytetään erikseen edellä kuvatulla tavalla. Pisteet lasketaan yhteen tämän arviointikriteerin pisteiksi. Enimmäispistemäärä on yhteensä 5 pistettä.
Kaikki tarjoajat olivat kuvanneet palvelukuvaukset kattavasti, tarjouspyynnössä vaaditun mukaisesti ja saivat tästä Palvelukuvausten laatuvaatimuksista täydet pisteet.
|
Toimittaja
|
max. pisteet
|
Azets Insight Oy
|
Integrata Oy
|
Silta Oy
|
|
|
(2,5+2,5=)5
|
|
|
|
|
Palvelukuvaukset
|
|
5
|
5
|
5
|
9.2.2 Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelma
Hankintayksikön vaatimuksena oli, että Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelma on kattavasti ja selkeästi kuvattu.
Suunnitelman alla kuvatut osa-alueet on kuvattu selkeästi ja kattavasti ratkaisun kokonaistoimituksen osalta ja suunnitelma täyttää Vaatimusmäärittelyn vaatimukset ja siinä on huomioitu Liite 5. Arkkitehtuuritiivistelmä. Arviointi tehdään seuraavien kuvausten ja suunnitelmien pohjalta:
-
Järjestelmäarkkitehtuuri. Suunnitelmasta on käytävä selkeästi ja kattavasti ilmi
1) Ohjelmistot / Sovellukset,
2) Tilaajan aineiston varmistamisen menettelyjen kuvaus ja
3) suorituskyvyn mittauksen ja seurannan menetelmät, joilla varmistetaan Tilaajan Palvelutasotavoitteiden toteutuminen.
-
Integraatioarkkitehtuuri ja –suunnitelma. Suunnitelmasta on käytävä selkeästi ja kattavasti ilmi
1) integraatiot ja tietovirrat sekä niiden
2) mahdolliset toteutusvaihtoehdot ja -suunnitelma ja
3) aikatauluarvio/kesto toteutukselle.
Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmassa on merkittäviä puutteita = 0 pistettä
Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmasta puuttuu joitain yllä listattuja kohtia = 2,5 pistettä
Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmassa on kuvattu kaikki yllä listatut kohdat = 5 pistettä
|
Toimittaja
|
max. pisteet
|
Azets Insight Oy
|
Integrata Oy
|
Silta Oy
|
|
|
5
|
|
|
|
|
Kokonaisarkkitehtuuri
|
|
5
|
5
|
5
|
Azets Insight Oy:n kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmassa käy selkeästi ja kattavasti ilmi kaikki järjestelmäarkkitehtuurin sekä integraatioarkkitehtuuri ja -suunnitelmassa vaaditut asiat. Azets Insight Oy sai 5 pistettä.
Integrata Oy:n kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmassa käy selkeästi ja kattavasti ilmi kaikki järjestelmäarkkitehtuurin sekä integraatioarkkitehtuuri ja -suunnitelmassa vaaditut asiat. Integrata Oy sai 5 pistettä.
Silta Oy:n kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmassa käy selkeästi ja kattavasti ilmi kaikki järjestelmäarkkitehtuurin sekä integraatioarkkitehtuuri ja -suunnitelmassa vaaditut asiat. Silta Oy sai 5 pistettä.
9.2.3 Osaaminen ja kokemus yli minivaatimuksien
Ehdotettujen asiantuntijoiden osaamisen ja kokemuksen arviointi tarjouspyynnön liitteen 18 mukaisesti. Tarjottavan henkilöstön minimivaatimukset ylittävä osaaminen ja kokemus (Asiantuntijoiden osaaminen ja kokemus -liitteen asiantuntijat): Asiantuntijoiden pisteet suhteutetaan siten että eniten tarjouspyynnön liitteestä 18 pisteitä saanut tarjoaja saa 10 pistettä ja muut suhteutettuna siihen.
|
Toimittaja
|
max. pisteet
|
Azets Insight Oy
|
Integrata Oy
|
Silta Oy
|
|
|
suht.10
|
|
|
|
|
asiantuntijapisteet
|
|
65
|
53
|
63
|
|
suhteutetut pisteet
|
|
10
|
8,15
|
9,69
|
Hankintayksikkö katsoi, yhden kalenterivuoden aikana on mahdollisuus kerryttää relevanttia osaamista tai kokemusta enintään 1.0 htv.
Azets Insight Oy:n projektipäällikön kokemus ja osaaminen täytti kaikki projektipäällikölle Liitteessä asetetut vaatimukset (3+3+2).
HR tekninen asiatuntija, HR toiminnallinen asiantuntija sekä palkkajärjestelmän toiminnallinen asiantuntija täyttivät kaikilla tarjonneilla kaikki asetetut vaatimukset ja näin ollen saivat kukin 12 pistettä per asiantuntijarooli. Azets Insight Oy:n nimeämä Palkanlaskennan tekninen asiantuntija sai myös 12 pistettä sekä Integraatioasiantuntija 9 pistettä. Pisteitä Azets Insight Oy keräsi siten 65 ja suhteutettuna 10 pistettä.
Integrata Oy:n projektipäällikön kokemus täytti kaikki yhteensä (3+3+2=) 8 pisteen mukaiset vaatimukset. Palkanlaskennan tekninen asiantuntija sai 3 pistettä, sillä vaatimus 5 vuoden kokemuksesta ei katsottu täyttyneen. Hankintayksikkö johdonmukaisesti tulkitsi, että yhden kalenterivuoden aikana ei ole mahdollisuutta kerryttää relevanttia osaamista tai kokemusta yli yhden henkilötyövuoden. Integraatioasiantuntijan kokemus ja osaaminen arvioitiin siten, että Ratkaisuun liittyvien integraatiototeutusten osaaminen ja tuntemus kohdasta minimivaatimus täyttyi, mutta vähintään kolmen vuoden kokemus puuttui. Muutoin asiantuntijat täyttivät kaikki vaatimukset. Pisteitä Integrata Oy sai näin ollen (8+12+12+12+3+6) 53 ja suhteutettuna 8,15.
Silta Oy:n projektipäällikkö ei saanut projektijohtamisen prosessit ja menetelmät kohdasta pisteitä, koska projektipäälliköltä puuttui projektijohtamisen sertifikaatti PRINCE2, IPMA C tai vastaava. Muilta osin Silta Oy:n nimeämät asiantuntijat täyttivät kaikki vaatimukset ja saivat täydet kokemus ja osaamispisteet. Silta Oy sai täten pisteitä (6+12+12+12+12+9) 63 ja suhteutettuna 9,69.
9.2.4. Käytettävyysarviointi
Hankintayksikkö toteutti käytettävyysarvioinnin käyttötapauksien perusteella (Laskukaava: käytettävyysarvioinnin pisteet / korkeimman pisteluvun saanut tarjous*25). Tarjoajien tuli demonstroida kahden tunnin mittaisessa demotilaisuudessa oheiset käyttötapaukset:
1 Uuden työntekijän lisääminen
2 Palvelussuhteen perustaminen ja työsopimus
3 Palkkausmuutos
4 Omien tietojen päivittäminen
5 Keskeytykset:
5a) Vuosiloman anominen ja hyväksyminen
5b) Poissaolon anominen ja hyväksyminen
5c) Poissaolon peruminen
6 Kehityskeskustelu
Eniten pisteitä saanut toimittaja saa 25 vertailupistettä ja muut suhteutettuna siihen. Mikäli toimittajan yksittäinenkin käyttötapaus saa kaikilta arvioijilta 0 pistettä (käyttötapauksessa raadin keskiarvo 0), hylätään toimittajan tarjous.
Käyttötapausarvionnin pisteet perustuvat raadin antamiin pisteisiin. Jokainen demo arvioidaan ja pisteytetään yksi kerrallaan, kunnes kaikki demot on arvioitu ja pisteytetty. Pisteytys perustuu kunkin raadin jäsenen omaan kokemukseen ja arviointiin käyttötapauksen toteutuksesta.
Jokainen raadin jäsen antaa jokaiselle käyttötapaukselle 0-3 pistettä seuraavasti:
0 Käyttötapausta ei ole voitu demota.
1 Käyttötapaus voidaan demota, mutta siinä on huomattavia puutteita käytettävyydelle asetettua kriteeristöä ja/tai VAKEn toiminnallisia vaatimuksia vasten.
2 Käyttötapaus voidaan demota, mutta siinä joitakin puutteita käytettävyydelle asetettua kriteeristöä ja/tai VAKEn toiminnallisia vaatimuksia vasten.
3 Käyttötapaus voidaan demota, ja se täyttää käytettävyydelle asetetun kriteeristön ja vastaa VAKEn toiminnallisia vaatimuksia (tarjouspyynnön Liite 4.2).
Arvioijien pisteet lasketaan yhteen ja toimittaja saa pisteitä arvioijien keskiarvon mukaan käyttötapauksittain. Maksimipistemäärä kaikista käyttötapauksista yhteensä on 18. Mikäli toimittajan keskiarvo minkä tahansa käyttötapauksen osalta on nolla (0) pistettä (toisin sanoen kaikki raadin jäsenet antaneet 0 pistettä), hylätään tarjous.
Eniten pisteitä saanut tarjoaja saa vertailupisteeksi kaksikymmentäviisi (25) pistettä ja muut suhteutettuna siihen yhden desimaalin mukaan laskettuna.
Azets Insight Oy:n saamat käyttötapausten keskiarvopisteet olivat 2,6+2,8+2,8+3+3+3= 17,20, tarkoittaen 25 pistettä vertailupisteinä.
Integrata Oy:n saamat käyttötapausten keskiarvopisteet olivat 2,4+2,6+2,4+2,8+2,6+2,4= 15,20, tarkoittaen vertailupisteinä 22,09. (22,1)
Silta Oy:n saamat käyttötapausten keskiarvopisteet olivat 2,2+1,8+2+2,2+1+2,2= 11,40, tarkoittaen vertailupisteinä 16,57 (16,6)
9.2.5. Pisteet toiminnallisista vaatimuksista
Hankintayksikkö oli määritellyt eräät Toiminnalliset vaatimukset erikseen pisteytettäväksi. Tarjouspyynnön Liitteestä 4.2 eniten pisteitä saanut saa 15 vertailupistettä ja muut suhteutettuna siihen. (Laskukaava: tarjouksen pisteytettävistä vaatimuksista saatavat pisteet / korkeimman pisteluvun saanut tarjous*15)
Azets Insight Oy sai yhteensä 316 pistettä näistä vaatimuksista. Integrata Oy keräsi 376 pistettä ja Silta Oy sai 360 pistettä. Näin ollen suhteutetut laatupisteet tästä vaatimuksesta ovat Integrata Oy:lle 15, Silta Oy:lle 14,36 ja Azets Insight Oy:lle 12,61.
9.2.6. Laatupisteet yhteensä
|
Toimittaja
|
max. pisteet (60 p)
|
Azets Insight Oy
|
Integrata Oy
|
Silta Oy
|
|
Palvelukuvauksen laatu ja Tilaajan kehittämismahdollisuus
|
|
5
|
5
|
5
|
|
Kokonaisarkkitehtuuri-suunnitelman laatu
|
|
5
|
5
|
5
|
|
Osaaminen ja
kokemus yli
minimivaatimusten
|
|
10
|
8,15
|
9,69
|
|
Käytettävyysarviointi
|
|
25
|
22,10
|
16,60
|
|
Pisteet
toiminnallisista
vaatimuksista
|
|
12,61
|
15
|
14,36
|
|
Laatupisteet yhteensä:
|
|
57,61
|
55,25
|
50,65
|
|
Suhteutettuna:
|
|
60
|
57.54
|
52.75
|
Laatupisteitä on eniten saanut Azets Insight Oy. Suhteutettujen pisteiden osalta Azets Insight Oy saa näin 60 pistettä, Integrata Oy 57,54 ja Silta Oy 52,75 pistettä.
-
Kaikki pisteet yhteensä
|
Toimittaja
|
max. pisteet
|
Azets Insight Oy
|
Integrata Oy
|
Silta Oy
|
|
|
100,00
|
|
|
|
|
Hintapisteet
|
40,00
|
36,90
|
27,09
|
40
|
|
Laatupisteet
|
60,00
|
60
|
57,54
|
52,75
|
|
Yhteensä
|
|
96,90
|
84,63
|
92,75
|
Eniten pisteitä on saanut Azets Insight Oy.
Hankintayksikkö toteaa edellä esitetyn perusteella, että Azets Insight Oy on voittanut Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Palkanlaskenta- ja HR-järjestelmäpalvelun.
-
Oikeusperusteet
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön § 47 mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Sosiaali- ja terveyspalveluiden palveluhankinnoissa palvelualuejohtaja päättää kuitenkin alle 10 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista.
Päätöksen oheismateriaali: Käyttötapausarviointien yhteenvetomuistio (salassapito Julkisuuslain 11 § 1 mom. mukaisesti)