§ 30 Päätös Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Sähköisen pysyväisarkiston hankinnasta SaaS palveluna

Päätöksen peruste

Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)  

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosääntö 47 §. 

Kuvaus

1. Hankinnan kohde  

Hankinnan kohteena on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Sähköisen pysyväisarkiston hankinnasta SaaS palveluna (jäljempänä myös Pysyväisarkisto).  

2. Hankintamenettely  

Hankinta on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki) 26 §:n mukainen EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.  

Hankinnasta julkaistiin ennakkoilmoitus 3.10.2024 nro 2024-014822 Hilma-tietokannassa ja TED-numero 594826-2024 sekä sisäisellä diaarinumerolla VAKEDno-2024-408. 

Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus 7.3.2025 nro 2025-021442 HILMA-tietokannassa osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi ja TED-numero  149173-2025 sekä sisäisellä diaarinumerolla VAKEDno-2024-408. 

3.Sopimuskausi  

Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että sopimus tehdään neljän (4) vuoden määräaikaisena, minkä jälkeen sopimuskausi jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Irtisanomisaika hankintayksikön puolelta on kuusi (6) kuukautta ja toimittajan osalta kaksitoista (12) kuukautta. 

4. Kohde

Hankinnan kohde on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Sähköisen pysyväisarkiston hankinta SaaS (Software as a Service) -palveluna tarjouspyynnön liitteenä olevien vaatimusmäärityksien ja muiden liitteiden mukaisesti. Palvelu tulee olla integroitavissa mm. EntraID:n sekä muihin liitteissä ilmoitettuihin sovelluksiin. Migraatio tulee suorittaa mm. olemassa olevista kahdesta arkistosta, nk. 3. arkistot sekä alas ajettavista sovelluksista vaatimusmäärityksen ja arkkitehtikuvauksen mukaisesti hyödyntäen tarvittavilta osin tilaajan HiQ-integraatioalustaa. Hankittava Ratkaisu tukee asiakirjahallinnon ja arkistotoimen päätehtäviä: aineistojen säilyttäminen, käytettävyys ja todistusvoima.  

Hankinnalla haettiin yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa. SaaS-palvelu perustuu tuotepohjaiseen ratkaisuun. Palvelun tulee olla tuotannossa 12 kuukauden sisällä sopimuksen allekirjoituksesta. 

Tilaajan tulee pääsääntöisesti pystyä itse viemään aineistoa Pysyväisarkistoon. Toimittajan tulee sitoutua Tilaajan erikseen tilaamien uusien käytöstä poistuvien sovelluksien aineistojen viemiseksi arkistoon. 

Sähköiseen pysyväisarkistoon siirretään pitkäaikaisesti tai pysyvästi säilytettävää ja arkistoitavaa aineistoa. Mikäli kyse on elinkaarensa päättävästä järjestelmästä tai mahdollisesta muusta poikkeavasta tilanteesta, arkistoitava aineisto voi sisältää myös alle kymmenen (10) vuotta säilytettävää aineistoa. 

Siirrettävien aineistojen tulee noudattaa Sähke2 -vaatimuksia ja metatietomallia. Toimitukseen sisältyy neljän (4) kuukauden pituinen pilotointivaihe. 

5. Tarjoukset  

Tarjoajat saivat esittää tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 21.3.2025 klo 15:00 mennessä.  Hankintayksikkö vastasi kysymyksiin 24.3.2025. 

Määräaikaan 9.4.2025 klo 12.00 mennessä hankintayksikkö vastaanotti kolme (3) tarjousta 

• CGI Suomi Oy, 

• Disec Oy, 

• twoday Oy. 

6. Tarjousten käsittely 

Saatujen tarjousten arviointi toteutettiin hankintalain mukaisesti noudattaen seuraavia vaiheita: 

• tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 

• tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi sekä 

• tarjousten vertailu.

7. Tarjoajien soveltuvuus  

Tarjoajilta edellytettiin rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen sekä tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvien vaatimusten täyttämistä. 

Tilaajan vaatimus referenssistä oli: Tarjoajalla on oltava vähintään kolme (3) eri referenssikohdetta hankinnan kohdetta toiminnallisesti vastaavasta ratkaisusta viimeisen viiden (5) vuoden ajalta. Tarjottavien referenssien tulee olla otettu hyväksytysti tuotantokäyttöön vähintään yhden (1) vuoden ajaksi viimeisen viiden (5) vuoden aikana, jonka aikana Tarjoaja on vastannut tuotantokäytön tuesta ja ylläpidosta. Viiden (5) vuoden aika lasketaan siitä, milloin tämä tarjous tulee viimeistään jättää. Selvyyden vuoksi todetaan, että referenssiasiakkaan sopimusta vastaavan järjestelmän tuotantokäyttö on aloitettu viiden (5) viimeisen vuoden aikana. Versiopäivityksiä ei hyväksytä. 

Hankintayksikkö tarkisti kaikkien tarjoajien referenssit. Kaikkien tarjoajien referenssit täyttivät tarjoajan soveltuvuuden vaatimukset. 

8. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus  

Tarjousten tulee olla laadittu täsmällisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintalain mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta. 

Tarjouspyynnön liitteessä vaatimusmääritykset on ilmoitettu että ”Tarjotun ratkaisun on täytettävä jokainen pakolliseksi esitetyistä vaatimuksista. Mikäli tarjottu ratkaisu täyttää esitetyn vaatimuksen, tarjoaja valitsee välilehden valikosta vaihtoehto ”Kyllä”. Mikäli palvelu ei täytä vaatimusta, valitsee ”Ei”. Yksikin Ei-vastaus tai yhdenkin kentän tyhjäksi jättäminen pakollisiksi merkittyjen vaatimusten osalta voi olla tarjouksen hylkäysperuste.” 

CGI Suomi Oy:n, Disec Oy:n ja twoday Oy:n tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. 

9. Vertailu 

Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan alla määritellyn mukaisesti Kokonaistoimituksen laatutekijöiden ja tarjoushinnan perusteella. Eniten vertailupisteitä saanut tarjous valitaan. Vertailupisteet lasketaan kahden (2) desimaalin tarkkuudella. 

9.1.  Hintavertailu 

Hinnan painoarvo vertailussa on 60 %. Vertailuhintana käytetään neljän (4) vuoden  vertailuhintaa (Hintaliite). Laskennallinen vertailuhinta määritetään seuraavien kriteerien mukaisesti. Tarjoushinnaltaan edullisin tarjous saa 60 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: 

Tarjouksen vertailupistemäärä = edullisimman tarjouksen tarjoushinta (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen tarjoushinnalla (Y) ja kerrottuna 60 pisteellä. Laskukaava: X/Y * 60 pistettä.

Halvimman vertailuhinnan on tarjonnut Disec Oy. Disec saa 60 vertailupistettä, CGI Suomi Oy saa 53,20 pistettä ja twoday Oy 48,56 pistettä. 

9.2. Laatuvertailu 

Laadun painoarvo vertailussa on 40 %. Eniten laatupisteitä saanut tarjous saa 40 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti:  

Tarjouksen vertailupistemäärä = asianomaisen tarjouksen saamat laatupisteet (Y) jaettuna eniten laatupisteitä saaneen tarjouksen laatupisteillä (X) ja kerrottuna 40 pisteellä (laskukaava: Y/X * 40 pistettä). Tilaajalla on tarvittaessa oikeus pyytää lausunto Tarjoajien tarjouksista oman arviointinsa perustaksi ulkopuoliselta riippumattomalta asiantuntijalta. Laatua arvioidaan ja vertaillaan tarjouspyynnön Liitteessä 17 (Tarjousten laadun vertailukriteerit) esitettyjen laatukriteereiden perusteella.

9.2.1 Kokonaistoimituksen projektisuunnitelman ja käyttöönottosuunnitelman toteutuskelpoisuus 

Suunnitelman alla kuvatut osa-alueet on kuvattu selkeästi ja kattavasti Pilvipalvelun kokonaistoimituksen osalta ja suunnitelma täyttää Vaatimusmäärittelyn vaatimukset. Arviointi tehdään seuraavien kuvausten ja suunnitelmien pohjalta: 

Kokonaistoimituksen Projektisuunnitelma ja käyttöönottosuunnitelma. Lopputuotokset sekä toteutus on kattavasti ja selkeästi kuvattu.   

Vertailussa käytetään alla olevien kohtien keskiarvoa. 

Toimittajan tehtävien laajuus, vastuutus ja yksityiskohtainen kuvaus vaatimusten mukaisesti. 0–10 pistettä.

Projektisuunnitelma on tehty = 0 pistettä 

Projektin tehtävät on kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille = 5 pistettä 

Projektin tehtävät on kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille ja projektin riippuvuudet on kuvattu = 10 pistettä.

Käyttöönottosuunnitelma on tehty = 0 pistettä 

Käyttöönoton tehtävät on kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille = 5 pistettä 

Käyttöönoton tehtävät on kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille ja käyttöönoton riippuvuudet on kuvattu = 10 pistettä 

CGI Suomi Oy oli tehnyt projektisuunnitelman. Projektisuunnitelmassa projektin tehtävät oli kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille. CGI Suomi Oy oli kuvannut ja roolittanut projektin tehtävät Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille sekä kuvannut riippuvuudet. CGI Suomi Oy sai 10 pistettä. 

Disec Oy oli tehnyt projektisuunnitelman. Projektisuunnitelmassa projektin tehtävät oli kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille. Disec Oy oli kuvannut ja roolittanut projektin tehtävät Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille sekä projektin riippuvuudet oli kuvattu. Disec Oy sai 10 pistettä. 

twoday Oy oli tehnyt projektisuunnitelman. Projektisuunnitelmassa projektin tehtävät oli kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille. twoday Oy oli kuvannut ja roolittanut projektin tehtävät Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille sekä projektin riippuvuudet oli kuvattu. twoday Oy sai 10 pistettä. 

CGI Suomi Oy oli tehnyt käyttöönottosuunnitelman.  Käyttöönoton tehtävät oli kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille. CGI Suomi Oy oli kuvannut ja roolittanut käyttöönoton tehtävät Tilaajalle ja Toimittajalle ja käyttöönoton riippuvuudet oli kuvattu. CGI Suomi Oy sai 10 pistettä. 

Disec Oy oli tehnyt käyttöönottosuunnitelman. Käyttöönoton tehtävät oli kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille. Disec Oy oli kuvannut ja roolittanut käyttöönoton tehtävät Tilaajalle ja Toimittajalle ja käyttöönoton riippuvuudet oli kuvattu. Disec Oy sai 10 pistettä.

twoday Oy oli tehnyt käyttöönottosuunnitelman. Käyttöönoton tehtävät oli kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille. twoday Oy oli kuvannut ja roolittanut käyttöönoton tehtävät Tilaajalle ja Toimittajalle ja käyttöönoton riippuvuudet oli kuvattu. twoday Oy sai 10 pistettä. 

Kokonaistoimituksen projektisuunnitelman ja käyttöönottosuunnitelman toteutuskelpoisuuden arvioinnista CGI Suomi Oy:n keskiarvo oli 10 pistettä, Disec Oy:n 10 pistettä ja twoday Oy:n 10 pistettä. 

9.2.2. Palvelusuunnitelman toteutuskelpoisuus 

Palvelusuunnitelma on kattavasti ja selkeästi kuvattu. 

Palvelusuunnitelma on tehty = 0 pistettä 

Palveluiden ja ennakoivan ylläpidon tehtävät ja vastuut on aikataulutettu ja roolitettu = 5 pistettä  

Palveluiden ja ennakoivan ylläpidon tehtävät ja vastuut on aikataulutettu ja roolitettu sekä Palveluiden jatkuvan kehittämisen malli on kuvattu ja jossa huomioitu Tilaajan mahdollisuus osallistua tai vaikuttaa Palvelun tai laajemmin Ratkaisun kehittämiseen = 10 pistettä 

CGI Suomi Oy oli tehnyt palvelusuunnitelman. Palvelusuunnitelmassa palveluiden ja ennakoivan ylläpidon tehtävät ja vastuut on aikataulutettu ja roolitettu. CGI Suomi Oy oli kuvannut palveluiden ja ennakoivan ylläpidon tehtävät ja vastuut on aikataulutettu ja roolitettu sekä Palveluiden jatkuvan kehittämisen malli on kuvattu ja siinä on huomioitu Tilaajan mahdollisuus osallistua tai vaikuttaa Palvelun tai laajemmin Ratkaisun kehittämiseen. CGI Suomi Oy sai 10 pistettä. 

Disec Oy oli tehnyt palvelusuunnitelman. Palvelusuunnitelmassa palveluiden ja ennakoivan ylläpidon tehtävät ja vastuut on aikataulutettu ja roolitettu. Disec Oy oli kuvannut palveluiden ja ennakoivan ylläpidon tehtävät ja vastuut on aikataulutettu ja roolitettu sekä Palveluiden jatkuvan kehittämisen malli on kuvattu ja siinä on huomioitu Tilaajan mahdollisuus osallistua tai vaikuttaa Palvelun tai laajemmin Ratkaisun kehittämiseen. Disec Oy sai 10 pistettä. 

twoday Oy oli tehnyt palvelusuunnitelman. Palvelusuunnitelmassa palveluiden ja ennakoivan ylläpidon tehtävät ja vastuut on aikataulutettu ja roolitettu. twoday Oy oli kuvannut palveluiden ja ennakoivan ylläpidon tehtävät ja vastuut on aikataulutettu ja roolitettu sekä Palveluiden jatkuvan kehittämisen malli on kuvattu ja siinä on huomioitu Tilaajan mahdollisuus osallistua tai vaikuttaa Palvelun tai laajemmin Ratkaisun kehittämiseen. twoday Oy sai 10 pistettä. 

Palvelusuunnitelman toteutuskelpoisuuden arvioinnista CGI Suomi Oy sai 10 pistettä, Disec Oy 10 pistettä ja twoday Oy 10 pistettä. 

9.2.3. Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelma 

Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelma on kattavasti ja selkeästi kuvattu. 

Suunnitelman alla kuvatut osa-alueet on kuvattu selkeästi ja kattavasti ratkaisun kokonaistoimituksen osalta ja suunnitelma täyttää Vaatimusmäärittelyn vaatimukset. Arviointi tehdään seuraavien kuvausten ja suunnitelmien pohjalta: 

1. Järjestelmäarkkitehtuuri. Suunnitelmasta on käytävä selkeästi ja kattavasti ilmi  

1) Ohjelmistot / Sovellukset,  

2) Tilaajan aineiston varmistamisen menettelyjen kuvaus ja  

3) suorituskyvyn mittauksen ja seurannan menetelmät, joilla varmistetaan Tilaajan Palvelutasotavoitteiden toteutuminen. 

  2. Integraatioarkkitehtuuri ja –suunnitelma (Sisäiset ja Ulkoiset). Suunnitelmasta on käytävä selkeästi ja kattavasti ilmi  

1) Sisäiset ja Ulkoiset integraatiot sekä niiden  

2) mahdolliset toteutusvaihtoehdot ja -suunnitelma ja  

3) aikataulu. 

Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmassa on merkittäviä puutteita = 0 pistettä  

Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmasta puuttuu joitain yllä listattuja kohtia = 5 pistettä 

Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmassa on kuvattu kaikki yllä listatut kohdat = 10 pistettä 

CGI Suomi Oy:n kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmassa käy selkeästi ja kattavasti ilmi kaikki järjestelmäarkkitehtuurin sekä integraatioarkkitehtuurin ja -suunnitelmassa vaaditut asiat. CGI Suomi Oy sai 10 pistettä. 

Disec Oy:n kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmassa käy selkeästi ja kattavasti ilmi kaikki järjestelmäarkkitehtuurin sekä integraatioarkkitehtuurin ja -suunnitelmassa vaaditut asiat. Disec Oy sai 10 pistettä. 

twoday Oy:n kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmassa käy selkeästi ja kattavasti ilmi kaikki järjestelmäarkkitehtuurin sekä integraatioarkkitehtuurin ja -suunnitelmassa vaaditut asiat. twoday Oy sai 10 pistettä. 

Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelman arvioinnista CGI Suomi Oy sai 10 pistettä, Disec Oy 10 pistettä ja twoday Oy 10 pistettä. 

9.2.4. Osaaminen ja kokemus yli minivaatimuksien 

Ehdotettujen asiantuntijoiden osaamisen ja kokemuksen arviointi toteutettiin tarjouspyynnön liitteen 18 mukaisesti. Tarjottavan henkilöstön minimivaatimukset ylittävä osaaminen ja kokemus (Asiantuntijoiden osaaminen ja kokemus -liitteen asiantuntijat): Asiantuntijoiden pisteet suhteutetaan siten, että eniten tarjouspyynnön liitteestä 18 pisteitä saanut tarjoaja saa 10 pistettä ja muut suhteutettuna siihen. 

CGI Suomi Oy:n asiatuntijat täyttivät kaikki pisteytysperusteet. CGI Suomi Oy sai 63 pistettä ja suhteutettuna 10 pistettä. 

Disec Oy:n projektipäällikön projektipäällikkökokemus asiakashankkeista, kokemus muutosjohtamisesta sekä soveltuva ammatillinen työkokemus asianhallinnasta tai sähköisestä pysyväisarkistointipalvelusta täytti minimivaatimuksen. Projektipäällikön kokemus pilvipalveluista täytti 1 pisteen mukaisen vaatimuksen. Projektipäällikkö ei saanut pisteitä projektijohtamisen prosessit ja menetelmät -kohdasta. Projektipäällikkö täytti muut pisteytysperusteet. Disec Oy:n tiedonhallinnan asiantuntijan kokemus tiedonhallinnasta sekä soveltuva yleinen ammatillinen työkokemus täytti minimivaatimuksen. Tiedonhallinnan asiantuntija täytti muut pisteytysperusteet. Disec Oy:n muut asiantuntijat täyttivät kaikki pisteytysperusteet. Disec Oy sai 45 pistettä ja suhteutettuna 7,14 pistettä. 

twoday Oy:n asiatuntijat täyttivät kaikki pisteytysperusteet. Pisteitä twoday Oy sai 63 pistettä ja suhteutettuna 10 pistettä. 

Osaaminen ja kokemus yli minimivaatimusten –kohdasta CGI Suomi Oy sai 10 pistettä, Disec Oy 7,14 pistettä ja twoday Oy 10 pistettä. 

9.2.5 Laatupisteet yhteensä 

Eniten laatupisteitä on sai CGI Suomi Oy ja twoday Oy. 

10. Kaikki pisteet yhteensä 

Eniten pisteitä on saanut Disec Oy. 

Hankintayksikkö toteaa, että Disec Oy on voittanut Sähköisen pysyväisarkiston tarjouskilpailun. 

11. Oikeusperusteet 

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön §47 mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Sosiaali- ja terveyspalveluiden palveluhankinnoissa palvelualuejohtaja päättää kuitenkin alle 10 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista. 

Päätös

Päätän, että  

1. Disec Oy valitaan edellä esitetyillä perusteella Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Sähköisen pysyväisarkistopalvelun toimittajaksi ja todetaan, että  

2. Sopimuksen kokonaisarvo 48 kuukaudelle on 1 567 480,00 € (alv 0 %), sisältäen käyttöönottokustannukset 55 300 € (alv 0 %), koulutus käyttöönoton yhteydessä 6 800 € (alv 0 %), jatkuvan palvelun kustannukset (48 kk) 296 640 € (alv 0%), lisätyöt 1 120 000 € (alv 0 %) sekä lisäkoulutukset hintaan 10 800 € (alv 0 %). Lisätyöt ja -koulutukset tilataan erillisellä tilauksella tarvittaessa. Käyttöönoton kustannukset merkitään kustannuspaikalle 510100020 31.12.2025 asti ja 512200050 1.1.2026 alkaen. Jatkuvan palvelun kustannus merkitään kustannuspaikalle 512600020. 

Tämä päätös on ehdollinen siihen saakka, kun ylemmällä toimielimellä on mahdollisuus käyttää hallintosäännön 29 §:n mukaista otto-oikeuttaan. Sitova sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella sopimuksella.