VAKEDno-2022-593
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 136 § 2 mom 2) kohta
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosääntö 47 §
Vantaan ja Keravan kaupungeilla on sopimus CGI Suomi Oy:n kanssa Aura-järjestelmästä. Sopimus on Vantaan osalta tullut voimaan 28.1.2011 ja Keravan osalta 11.1.2011. Em. sopimukset siirtyvät hyvinvointialueelle sote-voimaanpanolain nojalla 1.1.2023. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue ("VAKE") ja CGI Suomi Oy ovat edelleen sopineet muutossopimuksella 26.6.2024 Aura-järjestelmän siirtämisestä selailukäyttöön ajanjaksolle 1.9.2024-31.8.2025.
CGI Suomi Oy on muutossopimusehdotuksessaan 6.5.2025 tarjonnut Aura-palveluiden selailukäytön jatkoa toistaiseksi 31.8.2025 jälkeen, jolloin nykyinen Aura-muutossopimus on merkitty päättymään. Muutossopimus sisältää Aura-selailupalvelut hyvinvointialueelle 2.264,58 € (alv 0%) / kuukausi, sekä tuntityönä laskutettavat erilliset tukitehtävät ja palvelumuutokset, projektinhallinnan tehtävät ja yhteysavaukset Aura-palveluihin. Muutossopimus on voimassa, kunnes VAKE:n uusi sähköinen arkisto on käytettävissä ja Aura-palveluiden tiedot voidaan viedä uuteen arkistoon. VAKE on valinnut uuden sähköisen pysyväisarkistoratkaisun palveluntarjoajan konsernipalvelujen toimialajohtajan hankintapäätöksellä § 30 (7.5.2025). Uuden sähköisen pysyvisarkistoratkaisun on arvioitu olevan käytössä vuoden sisällä hankintasopimuksen allekirjoituksesta.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki) 136 §:n 1 momentissa säädetään, että hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä. Lainkohdan 136 §:n 2 momentissa säädetään poikkeuksista 1 momentissa mainittuun pääsääntöön. Hankintalain 136 §: n 2 momentin 2) kohdan mukaan hankintasopimuksen muuttaminen on sallittua, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.
Sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista teknisistä syistä ja ja aiheuttaisi merkittävää kustannusten päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Aura-palveluun sovitaan vain lyhyt jatkokausi sen mahdollistamiseksi että Aura-järjestelmän tiedot saadaan siirrettyä suoraan vanhasta järjestelmästä uuteen sähköiseen pysyväisarkistoon. Muu väliaikainen ratkaisu aiheuttaisi merkittävää kustannusten päällekäisyyttä hankintayksikölle eikä väliaikaista ratkaisua olisi järkevää ottaa käyttöön lyhyeksi ajaksi.
Hallintosääntö
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Sosiaali- ja terveyspalveluiden palveluhankinnoissa palvelualuejohtaja päättää kuitenkin alle 10 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista.
Oheismateriaali: CGI Suomi Oy:n muutossopimusehdotus 6.5.2025, salassapidettävä JulkL 24 § 20) kohta
Päätän
1. hankkia Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle CGI Suomi Oy:ltä 6.5.2025 muutossopimusehdotuksen perusteella Aura-selailupalvelut hintaan 2.264,58 € /kk (alv 0%);
2. todeta, että hankinnan laskennallinen kokonaiskustannus yhdelle (1) vuodelle on 27 174,96 € (alv 0 %);
2. optiona erilliset tukitehtävät ja palvelumuutokset, projektinhallinnan tehtävät ja yhteysavaukset Aura-palveluihin tuntityönä kulloinkin voimassaolevan sopimuksen tuntihintojen mukaan;
4. todeta, että sitova sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella sopimuksella; sekä
5. todeta, että sopimus solmitaan toistaiseksi voimassa olevaksi tilaajan yhden (1) kuukauden irtisanomisajalla.