VAKEDno-2023-966
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 136 § 2 mom 2) kohta
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosääntö 46 §
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue käyttää Sentina Oy:n toimittamaa Sävelsirkku ohjelmistoa, mikä siirtyi liitteineen Vantaan kaupungilta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle. Muutossopimus on allekirjoitettu 12.12.2022 VAKEDno-2023-966. Muutossopimusta on tämän jälkeen muutettu tietohallintojohtajan päätöksellä § 78 (23.10.2023), jossa sopimukseen on sisällytetty uusien lisenssien (4 kpl) hankinta hintaan 7 920 euroa/v (alv 0 %).
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on nyt tarve hankkia peruslisälisenssejä Sävelsirkku palveluun kolmeen uuteen pisteeseen: Marttilan hoivakoti, Helmiina ja Myyrmäen VK. Peruslisälisenssien sopimuksen mukainen hinta on 5940 euroa/v (alv 0 %).
Oikeudelliset perusteet
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) 136 § 1 momentissa säädetään, että hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä. Lainkohdan 136 § 2 momentissa säädetään poikkeuksista 1 momentissa mainittuun pääsääntöön. Hankintalain esitöiden (HE 108/2016 vp) mukaan sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voitaisiin tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä sanotussa momentissa luetelluissa tilanteissa. Muutos olisi sallittu 2 momentissa tarkoitetuissa tilanteissa riippumatta siitä, täyttääkö muutos 1 momentissa määritellyt olennaisuuden tunnusmerkit. Lainkohdan 2 momentin 2 kohdan mukaan olennaisena sopimusmuutoksena ei pidetä muutosta, mikäli alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.
Lisälisenssien hankkiminen on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen kannalta välttämätöntä, jotta Sävelsirkku ohjelmiston käyttöä voidaan laajentaa. Kyseisiä lisälisenssejä ei pysty muun ohella liikesalaisuuden suojaamiseen liittyvistä syistä tarjoamaan kuin Sentina Oy. Palveluntuottajan vaihtaminen aiheuttaisi Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle yhteensopimattomuutta, päällekkäisiä prosesseja ja kustannuksia sekä kohtuuttomia teknisiä vaikeuksia Sävelsirkku-ohjelmiston ja sen lisenssien ylläpidon osalta.
Hankintasopimuksen muutos ei ylitä hankintalain 136 § 3 momentissa määriteltyä enimmäismäärää ottaen huomioon 5 momentissa mainittu indeksiehto. Näin ollen kysymys on hankintalain 136 § 2 momentin 2 kohdan mukaisesta sallitusta hankintasopimuksen muutoksesta. Toimituksessa noudatetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ja Sentina Oy:n välisen nykyisen sopimuksen ehtoja.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista.
Päätän
1. hankkia Sentina Oy:ltä kolme (3) peruslisälisenssiä hintaan 5 940 euroa/v (alv 0 %) sekä todeta, että
2. hankinnan neljän (4) vuoden kustannukset ovat yhteensä 23 760 euroa (alv 0 %) ja todeta, että
3. sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella muutossopimuksella sekä todeta, että
4. kustannukset maksetaan menokohdalta 521200010.