§ 41 Päätös Itsepalvelu-, infonäyttö-, ja huonehallintaratkaisun hankinnasta

Päätöksen peruste

Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)  

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosääntö 47 §  

Kuvaus

1. Hankinnan kohde  

Hankinnan kohteena on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Itsepalvelu-, infonäyttö-, ja huonehallintaratkaisu 

2. Hankintamenettely  

Hankinta on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki) 26 §:n mukainen EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.  

Hankinnasta julkaistiin tietopyyntö 21.2.2025 nrolla 2025-154138 Hilma-tietokannassa sekä sisäisellä diaarinumerolla VAKEDno-2025-891 

Tarjouspyyntö lähetettiin julkaistavaksi 20.5.2025 ja julkaistiin 21.5.2025 hankintailmoitus nrolla 2025-019493 HILMA-tietokannassa osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi ja tarjousaikaa pidennettiin 17.6. julkaistulla ilmoituksella 2025-026271 30.6 asti, jonka TED-numero 389530-2025. Sisäinen diaarinumero näillä ilmoituksilla oli VAKEDno-2025-891. 

​​​​​3. Sopimuskausi

Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että sopimus tehdään kolmen (3) vuoden määräaikaisena, minkä jälkeen sopimuskausi jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Lisäksi toimitukseen sisältyy 4 kuukauden pilotointivaihe. Irtisanomisaika hankintayksikön puolelta on kuusi (6) kuukautta ja toimittajan osalta 12 kuukautta toistaiseksi voimassa olevalla sopimuskaudella. 

4. Kohde 

Tarjouspyynnön kohteena oli Itsepalvelu-, infonäyttö-, ja huonehallintaratkaisu tarjouspyynnön liitteenä olevien vaatimusmäärityksien ja muiden liitteiden mukaisesti. Ratkaisu tulee integroida mm. AD:yyn sekä muihin liitteissä ilmoitettuihin sovelluksiin. Kokonaisratkaisu tehostaa ammattilaistemme ajankäyttöä ja sujuvoittaa hyvinvointialueen asiakkaiden asiointia.  

Ratkaisuun sisältyvän laitteiston tulee sisältää itseilmoittautumis- ja vuoronumerolaite sekä info- ja ovinäytöt. Ratkaisuun kuuluvan SaaS-sovelluksen tulee olla yhteensopiva ratkaisun laitteiston kanssa. Sovelluksella hallinnoidaan hyvinvointialueen ammattilaisten toimesta potilasvirtaa, laitteiden ja sovelluksen taustatietoja, infonäyttöjen tietosisältöjä sekä huonehallintaa.  

Ratkaisussa toteutetaan mm. laaja integraatio HL7-rajapinnalla hyvinvointialueen Apotti APTJ-järjestelmään ja SaaS-palvelun on perustuttava käytössä olevaan tuotepohjaiseen ratkaisuun. Hankinnalla haetaan yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa. 

Palvelun tulee olla tuotannossa kuuden (6) kuukauden sisällä sopimuksen allekirjoituksesta ja sisältää vaaditut integraatiot. Ratkaisun tulee tukea sekä sosiaalihuollon että terveydenhuollon ilmoittautumista, walk-in jonoja ja raportointia. Ratkaisua voidaan kehittää muutoshallinnan kautta, Tilaajan erillisellä päätöksellä, hankkimalla uusia toiminnallisuuksia, kokonaisuuksia sekä integraatioita. Lisäksi Ratkaisuun voidaan muutoshallinnan kautta hyvinvointialueen päätöksellä liittää uusia toimintoja hyödyntäen esim. Tilaajan sitoumuksetonta tuntimäärää. 

5. Tarjoukset

Tarjoajat saivat esittää tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 18.6.2025 klo 12:00 mennessä. Hankintayksikkö vastasi uudestaan kysymyksiin (5 kpl) 23.6.2025, joista yksi käsitteli tarjouspyynnön muutoshistoriaa. Hankintayksikkö toi ilmi vastauksessaan, että ainoastaan tarjousaikaa on pidennetty johtuen aiemmin annetusta vastauksista kysymyksiin, joihin vastaaminen oli kysymysten suuresta määrästä (yli 60 kpl) ja laajuudesta johtuen venynyt (10.6.2025 asti). Tähän mennessä ei ollut toimitettuna vielä tarjouksia. 

Määräaikaan 30.6.2025 klo 12.00 mennessä hankintayksikkö sai kaksi (2) tarjousta 

• Axel Health Oy ja 

• Timmi Software Oy. 

6. Tarjousten käsittely 

Saatujen tarjousten arviointi toteutettiin hankintalain mukaisesti noudattaen seuraavia vaiheita: 

• tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja 

• tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi. 

7. Tarjoajan soveltuvuus  

Tarjoajilta edellytettiin rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen sekä tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvien vaatimusten täyttämistä. Referensseiltä vaadittiin tarjouspyynnössä seuraavaa: 

”Tarjoajalla on oltava vähintään kolme (3) eri referenssikohdetta hankinnan kohdetta toiminnallisesti vastaavasta tai tarjotusta ratkaisusta viimeisen viiden (5) vuoden ajalta. Tarjottavien referenssien tulee olla otettu hyväksytysti tuotantokäyttöön vähintään yhden (1) vuoden ajaksi viimeisen viiden (5) vuoden aikana, jonka aikana Tarjoaja on vastannut tuotantokäytön tuesta ja ylläpidosta. Viiden (5) vuoden aika lasketaan siitä, milloin tämä tarjous tulee viimeistään jättää. Selvyyden vuoksi todetaan, että referenssiasiakkaan sopimusta vastaavan järjestelmän tuotantokäyttö on aloitettu viiden (5) viimeisen vuoden aikana. Versiopäivityksiä ei hyväksytä.

1. Vähintään yhden (1) referensseistä tulee olla ilmoittautumisratkaisusta, joka sisältää vähintään 10 ovinäyttöä ja 10 infonäyttöä. 

2. Vähintään yhden (1) referensseistä tulee olla julkishallinnon käyttöön otettu ilmoittautumisratkaisu. Palvelu tulee olla toimitettu SaaS-palveluna. Ratkaisussa tulee olla toteutettu AD-liittymä. 

3. Vähintään yhden (1) referensseistä tulee olla julkishallinnon ilmoittautumisratkaisu, joka tulee olla toimitettu SaaS palveluna. Ratkaisussa tulee olla toteutettu asiakas- ja potilastietojärjestelmäliittymä ja siihen on toteutettuna tarjouspyynnön vaatimusten kannalta relevantti huonehallintatoiminnallisuus."

Hankintayksikkö tarkisti tarjousten jättäneiden toimittajien referenssit. Axel Health Oy ja Timmi Software Oy täyttivät tarjoajan soveltuvuuden vaatimukset. 

8. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus  

Tarjousten pitää olla laadittu täsmällisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.  Hankintalain mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta. 

Tarjouspyynnön liitteessä vaatimusmääritykset on ilmoitettu, että tarjotun ratkaisun on täytettävä jokainen pakolliseksi esitetyistä vaatimuksista. Mikäli tarjottu ratkaisu täyttää esitetyn vaatimuksen, tarjoaja valitse välilehden valikosta vaihtoehto ”Kyllä”. Mikäli palvelu ei täytä vaatimusta, valitse ”Ei”. Yksikin Ei-vastaus tai yhdenkin kentän tyhjäksi jättäminen pakollisiksi merkittyjen vaatimusten osalta voi olla tarjouksen hylkäysperuste. Optiot ovat pakollisia vaatimuksia, mutta niiden käyttöönottoaikataulu voi olla ratkaisun käyttöönoton jälkeen. Optio-välilehdellä on mahdollista täyttää myös vaihtoehto "Kehityskohde" toisin kuin muilla pakollisten vaatimusten välilehdillä. 

Axel Health Oy:n ja Timmi Software Oy tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia, ja niissä oli mukana vaaditut asiakirjat. 

9. Vertailu 

Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan alla määritellyn mukaisesti Kokonaistoimituksen laatutekijöiden ja tarjoushinnan perusteella. Eniten vertailupisteitä saanut tarjous valitaan. Vertailupisteet lasketaan kahden (2) desimaalin tarkkuudella. 

9.1 Hintavertailu 

Hinnan painoarvo vertailussa on 70 %. Vertailuhintana käytetään neljän (4) vuoden (Hintaliite) vertailuhintaa. Laskennallinen vertailuhinta määritetään seuraavien kriteerien mukaisesti. Tarjoushinnaltaan edullisin tarjous saa 70 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = edullisimman tarjouksen tarjoushinta (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen tarjoushinnalla (Y) ja kerrottuna 70 pisteellä. Laskukaava: X/Y * 70 pistettä. 

Edullisimman vertailuhinnan on tarjonnut Timmi Software Oy. Timmi Software Oy saa näin ollen 70 vertailupistettä, Axel Health Oy saa 24,02 pistettä. 

9.2 Laatuvertailu 

Laadun painoarvo vertailussa on 30 %. Eniten laatupisteitä saanut tarjous saa 30 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = asianomaisen tarjouksen saamat laatupisteet (Y) jaettuna eniten laatupisteitä saaneen tarjouksen laatupisteillä (X) ja kerrottuna 30 pisteellä (laskukaava: Y/X * 30 pistettä). Tilaajalla on tarvittaessa oikeus pyytää lausunto Tarjoajien tarjouksista oman arviointinsa perustaksi ulkopuoliselta riippumattomalta asiantuntijalta. Laatua arvioidaan ja vertaillaan tarjouspyynnön Liitteessä 17 (Tarjousten laadun vertailukriteerit) esitettyjen laatukriteereiden perusteella. 

9.2.1 Kokonaistoimituksen projektisuunnitelman ja käyttöönottosuunnitelman toteutuskelpoisuus 

Hankintayksikkö oli edellyttänyt, että suunnitelman alla kuvatut osa-alueet on kuvattu selkeästi ja kattavasti Pilvipalvelun kokonaistoimituksen osalta ja suunnitelma täyttää Vaatimusmäärittelyn vaatimukset. Arviointi tehdään seuraavien kuvausten ja suunnitelmien pohjalta: 

"Kokonaistoimituksen Projektisuunnitelma ja käyttöönottosuunnitelma. Lopputuotokset sekä toteutus on kattavasti ja selkeästi kuvattu.   

Vertailussa käytetään alla olevien kohtien keskiarvoa. 

Toimittajan tehtävien laajuus, vastuutus ja yksityiskohtainen kuvaus vaatimusten mukaisesti. 0–10 pistettä. 

Projektisuunnitelma on tehty = 0 pistettä 

Projektin tehtävät on kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille = 5 pistettä 

Projektin tehtävät on kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille ja projektin riippuvuudet on kuvattu = 10 pistettä  

Käyttöönottosuunnitelma on tehty = 0 pistettä 

Käyttöönoton tehtävät on kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille = 5 pistettä 

Käyttöönoton tehtävät on kuvattu ja roolitettu Tilaajalle ja Toimittajalle ja kolmansille osapuolille ja käyttöönoton riippuvuudet on kuvattu = 10 pistettä"

Molemmat tarjoajat olivat kuvanneet projektin ja käyttöönoton kattavasti, tarjouspyynnössä vaaditun mukaisesti ja saivat tästä Projekti- ja käyttöönottosuunnitelmien laatuvaatimuksista täydet pisteet. 

9.2.2 Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelma 

Hankintayksikön vaatimuksena oli, että Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelma on kattavasti ja selkeästi kuvattu. 

Suunnitelman alla kuvatut osa-alueet on kuvattu selkeästi ja kattavasti ratkaisun kokonaistoimituksen osalta ja suunnitelma täyttää Vaatimusmäärittelyn vaatimukset ja siinä on huomioitu Liite 5. Arkkitehtuuritiivistelmä. Arviointi tehdään seuraavien kuvausten ja suunnitelmien pohjalta: 

1 Järjestelmäarkkitehtuuri. Suunnitelmasta on käytävä selkeästi ja kattavasti ilmi  

1) Ohjelmistot / Sovellukset,  

2) Tilaajan aineiston varmistamisen menettelyjen kuvaus ja  

3) suorituskyvyn mittauksen ja seurannan menetelmät, joilla varmistetaan Tilaajan Palvelutasotavoitteiden toteutuminen. 

2 Integraatioarkkitehtuuri ja –suunnitelma (Sisäiset ja Ulkoiset). Suunnitelmasta on käytävä selkeästi ja kattavasti ilmi  

1) Sisäiset ja Ulkoiset integraatiot sekä niiden  

2) mahdolliset toteutusvaihtoehdot ja -suunnitelma ja  

3) aikataulu. 

Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmassa on merkittäviä puutteita = 0 pistettä  

Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmasta puuttuu joitain yllä listattuja kohtia = 5 pistettä 

Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmassa on kuvattu kaikki yllä listatut kohdat = 10 pistettä 

Axel Health Oy:n kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmassa käy selkeästi ja kattavasti ilmi kaikki järjestelmäarkkitehtuurin sekä integraatioarkkitehtuuri ja -suunnitelmassa vaaditut asiat. Axel Health Oy sai 10 pistettä. 

Timmi Software Oy:n kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmassa käy selkeästi ja kattavasti ilmi kaikki järjestelmäarkkitehtuurin sekä integraatioarkkitehtuuri ja -suunnitelmassa vaaditut asiat. Timmi Software Oy sai 10 pistettä. 

9.2.3 Palvelusuunnitelma 

Hankintayksikkö pisteytti tarjouksen yhteydessä toimitetut palvelusuunnitelmat seuraavasti, kuten se Liittessä 17 tarjouksen laadun vertailukriteerit oli ilmoittanut: 

Palvelusuunnitelma on tehty = 0 pistettä 

Palveluiden ja ennakoivan ylläpidon tehtävät ja vastuut on aikataulutettu ja roolitettu = 5 pistettä  

Palveluiden ja ennakoivan ylläpidon tehtävät ja vastuut on aikataulutettu ja roolitettu sekä Palveluiden jatkuvan kehittämisen malli on kuvattu ja jossa huomioitu Tilaajan mahdollisuus osallistua tai vaikuttaa Palvelun tai laajemmin Ratkaisun kehittämiseen = 10 pistettä 

Ennakoivalla ylläpidolla tarkoitetaan laadun varmistamiseksi, ongelmien ennustamiseksi ja ehkäisemiseksi tapahtuvaa jatkuvaa seurantaa, päivityksiä ja huoltoja, sekä mahdollisuuksien mukaan analytiikan hyödyntämistä ja muita tarjoajan toimenpiteitä, jotka parantavat palvelun toimivuutta ja varmuutta vaatimusmääritysten ja muiden tarjouspyynnössä esitettyjen pakollisten vaatimuksien lisäksi. Tarjoajan tulee merkata kaikki ennakoivan ylläpidon tehtävät palvelusuunnitelmaan siten, että Tilaaja löytää ne sanalla “Ennakoiva ylläpito”. 

Axel Health Oy:n suunnitelmassa ja kuvauksissa oli huomioitu kaikki vaaditut sisällöt ja tehtävät. Axel Health Oy saa näin 10 pistettä tästä laatuvaatimuksesta. Timmi Software Oy:n muutoin aikataulutetut ja roolitetut suunnitelmat eivät sisältäneet sanalta mainiten ennakoivan ylläpidon tehtäviä merkittyinä palvelusuunnitelmaan, joten se saa tästä laatuvaatimuksesta 5 pistettä. 

9.2.4 Laatupisteet yhteensä

Laatupisteitä on eniten saanut Axel Health Oy. Suhteutettujen pisteiden osalta Axel Health Oy saa näin 30 pistettä, Timmi Software Oy 25 pistettä. 

10. Kaikki pisteet yhteensä 

Eniten pisteitä on saanut Timmi Software Oy.   

Hankintayksikkö toteaa edellä esitetyn perusteella, että Timmi Software Oy on voittanut Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Itsepalvelu-, infonäyttö-, ja huonehallintaratkaisun hankinnan. 

​​​​​​11. Oikeusperusteet

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön § 47 mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Sosiaali- ja terveyspalveluiden palveluhankinnoissa palvelualuejohtaja päättää kuitenkin alle 10 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista. 

Päätös

Päätän, että  

1. Timmi Software Oy valitaan edellä esitetyillä perusteella Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Itsepalvelu-, infonäyttö-, ja huonehallintaratkaisun toimittajaksi ja todeta, että  

2. sopimuksen kokonaisarvo 48 kuukaudelle on 589.086,84€ (alv 0 %), sisältäen tällä arvolla lisätyötä ja koulutusta 11 htp sekä käyttöönottoprojektin ilman tarjouspyynnössä mainittuja optioita sekä todeta, että 

3. Käyttöönottoprojektin kustannukset menevät ensisijaisesti kustannuspaikalle  510100020 (Muutosrahoitus VN/9666/2023) ja tarvittaessa 512200050 ja jatkuvan palvelun kustannukset jyvitetään käytön mukaisessa suhteessa toimialojen kustannuspaikoille.

Tämä päätös on ehdollinen siihen saakka, kun ylemmällä toimielimellä on mahdollisuus käyttää hallintosäännön 29 §:n mukaista otto-oikeuttaan. Sitova sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella sopimuksella.