Perustelut
Asian valmistelijat: hallintojohtaja Riikka Rajahalme ja juristi Tiia Tuovinen
Hyvinvointialueella on sopimus riippumattoman sisäisen tarkastuksen järjestämisestä, jossa sopimuskaudella 2025-2026 palveluntuottajana on BDO Oy. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen aluehallitus on kokouksessaan 21.1.2025 § 9 hyväksynyt sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen ja vuosisuunnitelman vuodelle 2025. Vuosisuunnitelmassa vuoden 2025 ensimmäinen tarkastus oli määritelty seuraavasti: "Omistajaohjauksen tuloksellisuus hyvinvointialuekonsernin kokonaisedun toteutumisen, riskienhallinnan ja menettelytapojen kannalta".
Omistajaohjausta koskevan sisäisen tarkastuksen aloituskokous pidettiin 7.2.2025 ja tämän jälkeen tarkastusmenetelminä käytettiin aineistotarkastusta ja haastatteluja. Toimeksiannossa haastateltiin seuraavat henkilöt: konsernipalveluiden toimialajohtaja, tietohallintojohtaja, aluehallituksen puheenjohtaja/edunvalvontajaoston puheenjohtaja, hallintojohtaja, tilakeskuspäällikkö sekä juristi. Haastatteluiden, toimitettujen aineistojen sekä aineistotarkastuksen perusteella BDO Oy:n edustajat ovat laatineet omistajaohjauksen tuloksellisuutta koskevan raportin. Sen alustava luonnos on käsitelty edunvalvontajaoston kokouksessa 20.5.2025. Raporttiin on tämän jälkeen lisätty johdon toimenpidesuunnitelmat raportissa annettuihin suosituksiin. Raportti on oheismateriaalina.
Raportissa hyvinvointialueen omistajaohjaukseen liittyvien toimintatapojen ja sisäisen valvonnan arvioidaan olevan toimivalla tasolla. Omistajaohjaus toteutuu pääasiassa hyvinvointialueen edustajien kautta omistajakokouksissa, yhtiökokouksissa ja hallitusten kokouksissa. Lisäksi hyvinvointialueen asiantuntijoita hyödynnetään erityisesti Oy Apotti Ab:n toiminnassa. Hyvinvointialueen viranhaltijat seuraavat yhtiöiden toimintaa ja käyvät tiivistä keskustelua omistetuista yhtiöistä hyvinvointialueen sisällä ja kunkin omistuksen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti. Hyvinvointialueen tavoitteita ja kokonaisetua pyritään edistämään yhteistyössä muiden omistajien kanssa. Hyvinvointialueen hallintosääntö ja omistajaohjauksen periaatteet ja konserniohje sisältää hyvinvointialuelain edellyttämät asiat. Omistajaohjausta koskeva ohjeistus koetaan riittäväksi. Merkittävimpinä kehittämiskohteina raportissa on tunnistettu:
- Omistajaohjauksen tuloksellisuuden määrittely: Hyvinvointialueen hallintosääntö edellyttää että omistajaohjauksen tuloksellisuutta arvioidaan vuosittain. Hyvinvointialueella ei ole kuitenkaan määritelty, mitä omistajaohjauksen tuloksellisuudella tarkoitetaan eikä tuloksellisuutta ole dokumentoidusti arvioitu. Suosittelemme määrittelemään / selventämään, mitä omistajaohjauksen tuloksellisuudella tarkoitetaan, jotta sen arvioiminen hallintosäännön mukaisesti on mahdollista.
- Omistusten vaikuttavuuden ja tuloksellisuuden arviointi: Hyvinvointialueen omistajaohjauksen periaatteiden mukaan hyvinvointialue arvioi omistuksiaan vaikuttavuuden, tuloksellisuuden, riskienhallinnan ja toiminnan kehittämisen näkökulmista. Yhtiöiden tuloksellisuutta arvioidaan hyvinvointialueella yhtiön taloustietojen, tilinpäätösten ja vuosikertomusten perusteella, mutta arviointeja ei ole välttämättä kattavasti dokumentoitu. Arviointia suorittavat viranhaltijat konsernipalvelujen toimialajohtajan johdolla. Suosittelemme tekemään omistettujen yhtiöiden vaikuttavuuden ja tuloksellisuuden arvioinnin dokumentoidusti. Arviointi voi olla tarkoituksenmukaista kohdistaa vain niihin yhtiöihin, jotka ovat hyvinvointialueen toiminnan ja talouden näkökulmasta merkittäviä.
- Omistuksiin liittyvien riskien arviointi: Yhtiöihin liittyviä riskejä on ainakin jossain määrin tunnistettu ja arvioitu, mutta suoritettuja arviointeja ei ole välttämättä dokumentoitu. Suosittelemme dokumentoimaan suoritetut riskienarvioinnit ainakin hyvinvointialueen toiminnan ja talouden näkökulmasta merkittävien yhtiöiden osalta ja sisällyttämään ne edunvalvontajaostolle / aluehallitukselle annettavaan vaikuttavuuden ja tuloksellisuuden arviointiin.
Osana näiden kehittämiskohteiden huomioon ottamista hyvinvointialueella on laadittu tämän päätösesityksen liitteenä olevat alustavat luonnokset yhteisökohtaisista omistajaohjauskorteista. Kussakin omistajaohjauskortissa on käsitelty:
- Yhtiön nimi ja y-tunnus
- Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen omistusosuus ja yhtiön omistusrakenne
- Missä ja milloin osakkuudesta on päätetty
- Vaikuttaminen ja edustus (mm. yhtiökokous- ja osakaskokoukset ja niitä koskeva viranhaltijavastuutus)
- Palvelut: Millaisia palveluita yhtiö tuottaa
- Talous: Yhtiön liikevaihto sekä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ostot yhtiöltä
- Omistuksen riskiarviointi
- Huomiot yhtiötä koskien
- Omistajaohjauksen tavoitteet vuosille 2025-2026
Yhteisökohtaisten omistajaohjauskorttien tarkoituksena on tuoda yhdellä dialla selkeästi havainnollistettuna esille hyvinvointialueen kokonaiskuva yhtiöstä, sen riskeistä ja tavoiteasetannasta. Yhteisökohtaiset omistajaohjauskortit kokoavat yhteen hyvinvointialueen asunto-osake- ja yhtiöomistuksiin liittyvän keskeisen tiedon. Omistajaohjauskorttien avulla varmistetaan, että omistuksiin liittyvä päätöksenteko on suunnitelmallista, tavoitteellista ja läpinäkyvää. Ne toimivat työkaluna sekä johdolle, että päättäjille arvioitaessa yhtiöomistusten strategista merkitystä ja kehitystä pitkällä aikavälillä.
Yhteisökohtaisia omistajaohjauskortteja on tarkoitus käydä läpi tässä edunvalvontajaoston kokouksessa. Hallintosäännön mukaan varsinainen toimivalta omistajaohjauksessa on aluehallituksella. Edunvalvontajaoston tehtävänä on kuitenkin hallintosäännön 27 §:n nojalla 5. valmistella liikelaitosten, tytäryhtiöiden ja säätiöiden toiminnan ja talouden tavoitteet; 6. valmistella osaltaan esitykset konsernin omistajaohjauksen periaatteista ja konserniohjeesta; 7. seurata ja arvioida tytäryhtiöiden hallitustyöskentelyn sekä liikelaitosten johtokuntien edellyttämää asiantuntemusta, toimialatuntemusta, kokemusta ja riippumattomuutta. Tämän johdosta luonnosta omistajaohjauskorteista on tarkoitus keskusteluttaa ensin edunvalvontajaostossa ja tämän jälkeen jatkaa työstämistä aluehallituksen kanssa.