Kuvaus
1. Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Itsepalvelu-, infonäyttö-, ja huonehallintaratkaisu tarjouspyynnön liitteenä olevien vaatimusmäärittelyjen ja muiden liitteiden mukaisesti.
2. Hankintamenettely
Hankinta on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki) 26 §:n mukainen EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.
Hankinnasta julkaistiin tietopyyntö 21.2.2025 nrolla 2025-154138 Hilma-tietokannassa sekä sisäisellä diaarinumerolla VAKEDno-2025-891. Tarjouspyyntö lähetettiin julkaistavaksi 20.5.2025 ja julkaistiin 21.5.2025 hankintailmoitus nrolla 2025-019493 HILMA-tietokannassa osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi ja tarjousaikaa pidennettiin 17.6. julkaistulla ilmoituksella 2025-026271 30.6 asti, jonka TED-numero 389530-2025. Hankintayksikön sisäinen diaarinumero näillä ilmoituksilla oli VAKEDno-2025-891. Hankinnasta on tehty hankintapäätös 41 §, 27.8.2025, jossa toimittajaksi valittiin Timmi Software Oy ja kyseinen päätös annettiin tiedoksi kilpailutusjärjestelmässä asianosaisille samalla päivämäärällä.
3. Hankinnan jakaminen
Hankintaa ei ole kokonaisuus huomioiden jaettu eri osa-alueisiin.
4. Sopimuskausi
Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että sopimus tehdään 36 kuukauden mittaiseksi määräaikaiseksi kaudeksi, minkä jälkeen sopimuskausi jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Irtisanomisaika hankintayksikön puolelta on kuusi (6) kuukautta ja toimittajan kaksitoista (12) kuukautta.
5. Lisätietokysymykset
Tarjoajat saivat esittää tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 18.6.2025 klo 12:00 asti. Hankintayksikkö vastasi uudestaan kysymyksiin (5 kpl) 23.6.2025, joista yksi käsitteli tarjouspyynnön muutoshistoriaa. Hankintayksikkö toi ilmi vastauksessaan, että ainoastaan tarjousaikaa on pidennetty johtuen aiemmin annetusta vastauksista kysymyksiin, joihin vastaaminen oli kysymysten suurehkosta määrästä (yli 60 kpl) ja laajuudesta johtuen venynyt (10.6.2025 asti).
6. Hankintamenettelyn keskeyttäminen
Tietohallintojohtajan (41 §, 27.8.2025, VAKEDno-2025-891) tekemän hankintapäätöksen jälkeen hankintayksikön tietoon on saatettu, että hankintayksikön menettelyä eräiden tarjouspyynnön vaatimusten täsmentämisestä voidaan pitää olennaisena tarjouspyynnön muuttamisena. Hankintayksiköllä oli tarjouspyynnössä vaatimus YV19 ”Ratkaisu tulee olla merkittynä MD asetuksen mukaisesti lääkinnälliseksi laitteeksi”. Hankintayksikkö oli vaatinut vastausta joko ”Kyllä” tai ”Ei” ja ilmoittanut, että tyhjän vastauksen tai "Ei":n valitseminen voi olla tarjouksen hylkäysperuste. Hankintayksikkö oli ensimmäisten ilmoitusta koskevien kysymysten jälkeen lieventänyt Vaatimusta YV19.
Kysyjä oli kysymyksessä 23 vaatinut Vaatimuksen YV19 poistamista: "-- Sopimusosapuolet eivät voi laajentaa määritelmää keskinäisellä sopimuksella. Jos ohjelmisto ei täytä MDR:n ehtoja, sen luokittelu lääkinnälliseksi laitteeksi olisi virheellistä ja jopa lainvastaista. Jos ohjelmisto rekisteröidään lääkinnälliseksi laitteeksi ilman perusteita: - Ohjelmistotoimittaja altistuu viranomaisvalvonnalle (esim. Fimea Suomessa) perusteettomasta CE-merkinnästä - Se voi johtaa rikosoikeudellisiin seuraamuksiin, taloudelliseen vastuuseen tai virheellisen markkinoinnin seurauksiin - Ohjelmisto voi joutua noudattamaan raskaita vaatimuksia (esim. riskienhallinta, post-market surveillance), vaikka se ei oikeasti kuuluisi MDR:n piiriin. Näin ollen, pystyttekö määrittelemään MDR-lain perusteella miksi tilavaraus, potilasohjaus, infonäyttö ja ovenpielinäyttö tulisi olla merkittynä lääkinnälliseksi laitteeksi? Ellei näin ole, vaatimus on laiton ja tämä vaatimus tulee poistaa."
Vaatimusta lievennettiin kysymyksen johdosta niin, että "kuuluminen Valviran Astori-rekisterin järjestelmän luokkaan B riittää", jotta tarjouspyyntö vastaisi markkinoilla olevia ratkaisuvaihtoehtoja. Hankintayksikön tiedossa ei ole, että yhdelläkään markkinoilla olevalla infonäyttö- ja itseilmoittautumistoimijalla olisi ratkaisua, jonka moduuli tai osuus on rekisteröitynä lääkinnälliseksi laitteeksi. Hankintayksikkö alunperin katsoi, että jos Euroopan lääkintälaitedirektiivin (MDR, EU 2017/745 mukaan ohjelmisto, joka käsittelee potilastietoa diagnosointia tai hoitopäätöksiä varten lääketieteellisessä tarkoituksessa kuten sairauksien seuranta ja hoito, on lääkinnällinen laite, niin tämä edellyttäisi tarjouspyynnön kohteen mukaiselta ohjelmistolta vaadittua merkintää. Lisäksi Fimean tulkintaohjeita, kuten "lähtökohtaisesti laitetta ohjaava tai sen käyttöön vaikuttava ohjelmisto kuuluu samaan luokkaan kuin itse laite" sovellettiin alunperin siten, että päätöksen mukaisen tarjouspyynnön kontekstissa (hankinnan kohteeseen sisältyi pakollinen Apotti-integraatio) tarjouspyynnön kohde sisältäisi tällaisen merkinnän vaativan ohjelmiston.
Hankintayksikkö kuitenkin katsoo, että vaatimuksen muuttamisessa ja siitä seuranneissa menettelyvaiheissa se ei ole onnistunut riittävästi tiedottamaan tarjouspyynnön muutoksista, ja siten kuin oikeuskäytännössä on lisäksi katsottu, ettei korjausilmoituksen julkaiseminen edes pidennetyllä tarjousajalla ole taannut yhdenvertaista ja syrjimätöntä kohtelua vastaavissa muutostilanteissa. Hankintayksikkö pyrki mukautumaan potentiaalisten tarjoajien tarpeesta tulevaan muutosehdotukseen tekemällään muutoksella, mutta hankintateknisesti tarjouspyyntöön näin toteutettu muutos on merkinnyt luopumista hankinnan kohteelle asetetusta pakollisesta vaatimuksesta.
Näin ollen hankintayksikön on tällä hankintapäätöksellä keskeytettävä itsepalvelu-, infonäyttö-, ja huonehallintaa koskeva hankinta ja kumottava kokonaisuudessaan aiempi hankintapäätös (27.8.2025, 41 §, tietohallintojohtaja) ja käynnistettävä uusi hankintamenettely.
7. Oikeusperusteet
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Säännöksen esitöiden (HE 108/2016 vp s. 223) mukaan pykälä on säilynyt muuttumattomana aiemmin voimassa olleeseen julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 73 a §:ään nähden. Julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 73 a §:n esitöiden (HE 182/2010 vp s. 22 ja 23) mukaan keskeyttämisen syyn arvioinnissa hankintayksikön tulee kiinnittää huomiota siihen, perustuuko hankintamenettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin, ja siihen, vaikuttaisiko ratkaisu syrjivästi ehdokkaisiin tai tarjoajiin. Koska harkintamenettelyn tulee pääsääntöisesti johtaa hankintasopimuksen tekemiseen, ei hyväksyttävää olisi hankintamenettelyn aloittaminen ilman aikomusta tehdä hankintasopimusta esimerkiksi markkinatilanteen kartoittamiseksi. Säännöksen esitöissä (HE 182/2010 vp s. 22) on edelleen todettu, että oikeuskäytännössä hankintamenettelyn keskeyttämiseen on suhtauduttu suhteellisen sallivasti eikä säännöksellä ole ollut tarkoitus tiukentaa vallitsevaa tulkintakäytäntöä. Talousvaliokunnan mietinnössä (TaVM 48/2010 vp s. 4) on lisäksi todettu oikeuskäytännössä katsotun, ettei hankintamenettelyn keskeyttäminen edellytä vakavien tai poikkeuksellisten seikkojen olemassaoloa.
Hankintamenettelyn keskeyttämisen perusteita arvioidaan kuitenkin aina tapauskohtaisesti ja hankintayksiköllä tulee olla hyväksyttävä syy hankinnan keskeyttämiseen. Hankintamenettelyn keskeyttämisen on katsottu olevan perusteltua muun muassa siinä tapauksessa, että tarjouspyyntö on ollut virheellinen, hankintamenettelyssä on tapahtunut jokin muu virhe, hankinnassa on saatu vain yksi hyväksyttävä tarjous, rahoitustilanne on muuttunut, hankintatarve on muuttuminen tai olosuhteet ovat muutoin muuttuneet hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen. Oikeuskäytännössä on niin ikään katsottu, että keskeyttämispäätös voidaan tehdä myös hankintapäätöksen tekemisen jälkeen taikka esimerkiksi markkinaoikeusvalituksen vireille tultua.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista.
Oheismateriaali: Päätös itsepalvelu-, infonäyttö-, ja huonehallintaratkaisun hankinnasta (41 §, 27.8.2025, VAKEDno-2025-891) julkinen