VAKEDno-2022-183
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 40 § 2 mom 2) kohta
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosääntö 47 §
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on käyttänyt palkanlaskentapalveluissaan Sarastian (Numera Palvelut Oy) Populus-järjestelmää ja se on korvautumassa kilpailutetun palveluhankinnan vuoksi (VAKEDno-2024-2159). Sopimus on irtisanottu ja Sarastian vastuulla oleva palkanmaksu päättyy 31.3.2026
Sarastia on tarjonnut 2.7.2025 päivätyn tarjouksen mukaisesti Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle (jäljempänä Asiakas) Populus-lisätyönä palkkapalveluiden EXIT-projektin (SAR-CHG0033937). Tarjous (6250-4) sisältää siten exit-konversion ja Sarastian työt. Sarastian tarjouksessa työmääräarvio Populus-järjestelmäasiantuntijan työlle on 332 tuntia ja Palkka-asiantuntijalle 400 tuntia. Lisäksi tarjous sisältää projektityön ohella tiettyjä tarvittavia massamuutoksia ja konversioita, jotta uusi palvelu voidaan ottaa käyttöön. Työmäärät laskutetaan todellisten toteutumien mukaan. Tarjous ei sisällä Populus Matkat ja HRM -palvelunosiin liittyvää exit-työtä.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) 40 § 2 momentissa 2) kohdassa säädetään, että hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä suorahankinnalle on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Numera Palvelut Oy on ainoa toimija, joka voi toteuttaa palveluunsa ja toimittamiinsa järjestelmiin liittyvän hallitun alasajoprojektin.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön § 47 mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Sosiaali- ja terveyspalveluiden palveluhankinnoissa palvelualuejohtaja päättää kuitenkin alle 10 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista.
Oheismateriaali: Numera Palvelut Oy, tarjous 6250-4, 2.7.2025, salassapidettävä JulkL 24 § 1 mom 20) kohta
Päätän
1. hankkia Numera Palvelut Oy:ltä 2.7.2025 päivätyn tarjouksen mukaisesti Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle EXIT-projektin tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessa hintaan 100 863,31 euroa (alv 0 %);
2. todeta, että irtisanottua Populus -palvelusopimusta sovelletaan soveltuvin osin;
3. todeta, että projektin kustannukset maksetaan 510100020 (Muutosrahoitus)
Tämä päätös on ehdollinen siihen saakka, kun ylemmällä toimielimellä on mahdollisuus käyttää hallintosäännön 29 §:n mukaista otto-oikeuttaan.