Kuvaus
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle siirtyi sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta annetun lain (616/2021) mukaisesti Vantaan kaupungin ja CGI Suomi Oy:n välinen 3-arkiston sopimus. 3-arkistoon on siirretty sosiaalitoimen alasajettujen Graafisen Finstarin (GFS) ja Vantaan asiakastietojärjestelmä (VATJ) aineistot.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietohallintojohtaja on tehnyt päätöksen 16.2.2023 § 14, VAKEDno-2023-625. Vantaan kaupunki ja Vantaan ja Keravan hyvinvointialue ovat tehneet CGI Suomi Oy:n kanssa siirtosopimuksen S10388467, missä 3-arkistojen siirroista on sovittu hyvinvointialueelle. Päätöksen mukaisesti hyvinvointialue ja toimittaja ovat lisäksi solmineet muutossopimuksen S10425525 (6.4.2023). Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on sittemmin erillisten päätösten mukaisesti siirtänyt mm. Hilkka-, Visupac-, sekä Proconsona aineistoja arkistoitavaksi tähän Datacycle360-pohjaiseen ohjelmistotuotteeseen sekä hankkinut siihen pakolliset versiopäivitykset.
CGI Suomi Oy on 10.12.2025 päivätyn tarjouksen T10614343 mukaisesti tarjonnut 3.arkiston (DataCycle 360) migraatioprojektiin (sisältäen mm. exportin, tietojen pakkauksen, tietoliikenneavaukset sekä lopulta poistamisen ja ympäristöjen alasajotoimet) liittyvää projekti-, ja asiantuntijatyötä (yht. 78 htp) hintaan 77 130 euroa..CGI Suomi Oy on lisäksi tarjonnut tarvittavaa väliaikaista levytilan kasvatusta (288 euroa ja 15 euroa per kuukausi), jotta poiminta voidaan toteuttaa. Disec Oy:n toimittaman VAKEn pysyväisarkiston käyttöönottopäivä on 14.9.2026. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue varautuu siten, että ajallinen tarve sanotulle lisätilalle on 9 kk ja kustannus tällöin 3191 euroa (alv. 0 %, sisältäen toimitusmaksut). LisäksI työmäärän osalta VAKE varautuu enintään yhteensä kuuden henkilötyöpäivän ylitykseen. Täten hankinnan arvioitu kokonaiskustannus on 86 777 euroa (alv. 0 %).
Oikeudelliset perusteet
Kyseessä on alkuperäiseen hankintasopimukseen sisältymätön lisäpalvelu, joka hankitaan alkuperäiseltä toimittajalta. Lisäpalvelua ei voida teknisesti tai taloudellisesti erottaa pääsopimuksesta aiheuttamatta hankintayksikölle huomattavaa haittaa. Exportointi ja siirto kohdistuu käytössäolevassa arkistosovelluksessa olevaan aineistoon, mistä johtuen työn pystyy yksinoikeuksien ja liikesalaisuuksien suojaamiseen liittyvistä syistä toteuttamaan ainoastaan nykyinen sovellustoimittaja. Toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen materiaalin hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta ja suhteettoman suuria teknisiä ja hallinnollisia vaikeuksia arkistointiprojektille sekä kohonnutta tietojen eheyteen ja tietoturvaan liittyvää riskiä. Muutokselle on näin ollen hankintalain 136:n 2 momentin 2) mukaiset perusteet.
Hankintasopimuksen muutos ei ylitä hankintalain 136 § 3 momentissa määriteltyä enimmäismäärää ottaen huomioon 5 momentissa mainittu indeksiehto. Näin ollen kysymys on hankintalain 136 § 2 momentin 2 kohdan mukaisesta sallitusta hankintasopimuksen muutoksesta. Toimituksessa noudatetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ja CGI Suomi Oy:n välisen nykyisen sopimuksen ehtoja.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista.
Oheismateriaali: CGI Suomi Oy:n tarjous 10.12.2025, (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom 20 kohta), VAKE sisäinen kustannuslaskelma 11.12.2025, (ei julkinen)