VAKEDno-2022-183
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 40 § 2 mom 2) kohta
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosääntö 47 §
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (jäljempänä "VAKE") on käyttänyt palkanlaskentapalveluissaan Sarastian (Numera Palvelut Oy) Populus-järjestelmää ja se on korvautumassa kilpailutetun palveluhankinnan vuoksi (VAKEDno-2024-2159). Sopimus on irtisanottu ja Sarastian vastuulla oleva palkanmaksu päättyy 31.3.2026.
Ennen sopimuksen päättymistä VAKEn organisaatio kokee merkittäviä muutoksia 1.1.2026 alkaen. Tämän johdosta VAKE:lla on tarve teettää muutoksia Populus-järjestelmässä organisaatiorakenteeseen sekä henkilötason muutokset tulee toteuttaa palkanlaskentajärjestelmään sekä HR-työpöydälle jotta tiedot ovat oikein näissä järjestelmissä.
Sarastia on tarjonnut tarjouksessaan 7133-1 Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle muutostöiden toteuttamiseen Populus järjestelmätoimittajan työn, HRM järjestelmätoimittajan työn ja Sarastian oman työn yhteensä hintaan 11 005,80 € (alv 0%). Kustannus on työmääräarvioihin perustuva ja laskutetaan todellisten toteumien mukaisesti kuukausittain jälkikäteen.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) 40 § 2 momentissa 2) kohdassa säädetään, että hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä suorahankinnalle on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Numera Palvelut Oy on ainoa toimija, joka voi toteuttaa palveluunsa ja toimittamiinsa järjestelmiin liittyvät palvelut.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön § 47 mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Sosiaali- ja terveyspalveluiden palveluhankinnoissa palvelualuejohtaja päättää kuitenkin alle 10 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista.
Oheismateriaali: Numera Palvelut Oy, tarjous 7133-1 3.12:2025, salassapidettävä JulkL 24 § 1 mom 20) kohta
Päätän
1. hankkia Numera Palvelut Oy:ltä 3.12.2025 päivätyn tarjouksen mukaisesti Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle Populus järjestelmään tarvittavat muutostyöt tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessa hintaan 11 005,80 € (alv 0 %);
2. todeta, että irtisanottua Populus -palvelusopimusta sovelletaan soveltuvin osin;
3. todeta, että projektin kustannukset maksetaan 512000000.