§ 3 Hankintapäätös Median seurannan, sosiaalisen median hallinnan ja tiedotejakelun hankinta

Päätöksen peruste

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännössä 46 §:ssä säädetään toimivallasta hankinnoissa. Asiasta päättäminen kuuluu em. määräyksen nojalla toimialajohtajan toimivaltaan.

Kuvaus

Asianvalmistelija: Hankinnan erityisasiantuntija Tytti Holm

Viite: VAKEDno-2025-5560 / Median seurannan, sosiaalisen median hallinnan ja tiedotejakelun hankinta

Hankinnan kohde                          

Hankinnan kohteena on palvelukokonaisuus, joka mahdollistaa Tilaajalle viestinnän ja näkyvyyden hallinnan eri kanavissa keskitetysti ja tehokkaasti. Palvelu sisältää ratkaisut mediaseurannan ja sosiaalisen median seurannan toteuttamiseen, tiedotteiden jakeluun medioille sekä sosiaalisen median julkaisujen hallintaan useissa kanavissa samanaikaisesti. Tavoitteena on hankkia yksi yhtenäinen kokonaisuus, joka tukee Tilaajan ajankohtaisten asioiden viestintää ja näkyvyyden seurantaa monikanavaisessa toimintaympäristössä. 

 Sopimuskausi on toistaiseksi voimassa oleva alkaen 1.2.2026.

Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjousta hankintakokonaisuuden kokonaiskustannuksille per kuukausi. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset kuvattiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Hankintamenettely

Kyseessä on avoimella menettelyllä kilpailutettu kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta, josta on julkaistu kansallinen hankintailmoitus Hilma –ilmoituskanavassa 3.12.2025. 

Tarjousaikana tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 15.12.2025 klo 12:00 mennessä ja esitettyihin kysymyksiin vastattiin 16.12.2025.

Tarjousten jättämisen määräaikaan 9.1.2026 klo 12:00 mennessä saapui yhteensä yksi (1) tarjous.

Tarjouksen jätti Retriever Suomi Oy.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjoaja on tarjouksessaan vakuuttanut täyttävänsä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset. Hankintayksikkö tarkastaa tarjouspyynnön mukaisesti vaatimusten täyttymisen valituksi tulevalta toimittajalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.

Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus

Hankintalain 79 §:n mukaan ennen tarjousten valintaa hankintayksikön on tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.   

Tarjoaja täytti tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjousvertailu

Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, hinnaltaan halvin.  Sopimuskumppaniksi valitaan halvimman hinnan tarjonnut tarjoaja.  Hankinnan kohteen laatutekijät on varmistettu hankinnalle asetetuilla vähimmäisvaatimuksilla.

Koska hankintaan saapui vain yksi tarjous, ei erillistä tarjousvertailua järjestetty. 

Sovelletut oikeusohjeet

Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)

Hallintolaki (434/2003)

Päätös

Päätän hankkia Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle Median seurannan, sosiaalisen median hallinnan ja tiedotejakelun palvelut Retriever Suomi Oy:ltä. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo neljän vuoden laskennalliselle sopimuskaudelle on noin 60 000 euroa (alv. 0 %)

Tämä päätös on ehdollinen siihen saakka, kun ylemmällä toimielimellä on mahdollisuus käyttää hallintosäännön 29 §:n mukaista otto-oikeuttaan. Sitova sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella sopimuksella.

Hankintasopimus

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen ja valitusosoituksen tiedoksi.