VAKEDno-2026-1132
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 25 §
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosääntö 46 §
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on valinnut uuden sähköisen pysyväisarkistoratkaisun palveluntarjoajan konsernipalvelujen toimialajohtajan hankintapäätöksellä § 30 (7.5.2025, VAKEDno-2024-408). Pysyväisarkistoratkaisun projekti on saavuttamassa vaiheen, jossa sinne voidaan aloittaa viemään ja arkistoimaan tiettyjä hyvinvointialueen järjestelmiä. Arkistointiprojektin eräs kohdejärjestelmä on oppilashuollon tietoja sisältävä nk. Aura-järjestelmä, jonka alasajoprojektia koskeva päätös on tehty asialla VAKEDno-2022-593. Aura-järjestelmän arkistoinnissa hyvinvointialue on selvittänyt markkinoita ja sitä, mikä on turvallinen ja kustannustehokas tapa saada Kanta-arkistoitava aineisto Kantaan. Hyvinvointialue pyysi tarjouksen työstä DigiFinland Oy:ltä sekä Atostek Oy:ltä. Atostek Oy:n tarjous oli näistä edullisempi ja sisälsi tarjouspyynnössä vaaditut sisällöt.
Atostek Oy on tarjonnut 5.2.2026 päivätyssä, 13.2.2026 lähetetyssä tarjouksessaan hyvinvointialueelle arkistointiprojektia, sisältäen mm. lähdejärjestelmätoimittajan poimimien tietojen konversion Kelan määritysten mukaiseen muotoon sekä konvertoitujen tietojen toimittamisen Kelaan Kanta-arkistoon lataamista varten. Tarjous ei sisällä siirrettävien tietojen poimintaa, josta hyvinvointialue on sopinut erikseen järjestelmätoimittajien kanssa. Lisäksi on sovittu, että lähdejärjestelmätoimittaja (CGI Suomi Oy) suorittaa tietojen poiminnan. Poiminnasta erotetaan Kanta-arkistoitavat tiedot hallinnollisesta aineistosta Lähdejärjestelmätoimittajan toimesta. Atostekille toimitetaan Kanta-arkistoitavat tiedot. Hyvinvointialueen omaan sähköiseen arkistoon (järjestelmätoimittajana Disec Oy) vietäviä tietoja Atostekin ei tarvitse käsitellä eikä arkistoida. Lähdejärjestelmätoimittaja toimittaa poimitun aineiston valmiina PDF/A-1b muodossa sekä tarvittavat aineistoon liittyvät pakolliset metatiedot. Aineisto ja metatiedot täyttää järjestelmätoimittajan aineistopoiminnan reunaehdot (luku 7). Järjestelmän tiedot voivat sisältää liitteitä. PDF/A-1b -muotoisten liitteiden käsittely sisältyy tarjoukseen. Muiden kuin PDF/A-1b-muotoisten liitteiden käsittelyä varten tarjous sisältää yhteensä 10 tuntia työaikaa. Mikäli muiden liitetiedostotyyppien käsittelyyn kuluu tätä enemmän aikaa, laskutetaan ylittävät työtunnit lisätyönä sopimuksen mukaisesti. Kustannus tarjouksessa esitetyistä työkokonaisuuksita on kiinteä 40 000 € (alv 0%) sisältäen tarjouksen luvun 4 kohdissa 1–8 eritellyt työt.
Oikeudelliset perusteet
Päätöksen mukainen hankinta alittaa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 25 §:n mukaisen kansallisen kynnysarvon ja on siten toteutettavissa pienhankintana.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista.
Oheismateriaali: Atostek Oy, tarjous 5.2.2026, (salassapidettävä JulkL 24 § 20) kohta)
Päätän
1. hankkia Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle Atostek Oy:n tarjouksen mukaisen arkistointipalvelun; sekä
2. todeta, että hankinnan kiinteä kustannus on 40 000 euroa (alv. 0 %); sekä
3. todeta, että optiona on mahdollista erikseen kirjallisesti tilata lisätyötä tarjouksen mukaisella henkilötyöpäivän hinnalla enintään 8 htp; sekä
4. todeta, että kustannukset maksetaan menokohdalta 514532010.
Tämä päätös on ehdollinen siihen saakka, kun ylemmällä toimielimellä on mahdollisuus käyttää hallintosäännön 29 §:n mukaista otto-oikeuttaan. Sitova sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella sopimuksella.