Kuvaus
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (jäljempänä "VAKE") käyttää taloushallinnossa Fujitsu Finland Oy:ltä hankittua SAP-palvelua ja siihen liittyviä lisenssejä. VAKE:n hyvinvointijohtaja on tehnyt SAP muutosprojektista hankintapäätöksen § 14/2022, 31.5.2022 VAKEDno-2022-209. Tietohallintojohtaja on tehnyt hankintapäätöksen § 33/2022, 8.9.2022 VAKEDno-2022-373 SAP-järjestelmän jatkuvista palveluista § 56/2022, 13.10.2022 VAKEDno-2022-485 Kuti raportoinnin konversiosta XBRL-muotoon. Tämän lisäksi tietohallintojohtaja on tehnyt hankintapäätöksen Valtionkonttorin vaatiman raportoinnin muutostöistä § 3/2023, 13.1.2023 VAKEDno-2023-139. Konsernipalveluiden toimialajohtaja on tehnyt hankintapäätöksen SAP-järjestelmän palveluista 1.6.2023 VAKEDno-2023-2055 ja sopimus on allekirjoitettu 26.6.2023.
VAKE:n aiemmin hankkimat lisenssit sisältävät SAP Business Planning and Consolidation (BPC) ‑järjestelmän taloussuunnittelun, budjetoinnin, ennustamisen ja taloudellisen konsolidoinnin tehtäviin. Toiminnan muutosten myötä taloushallinnon operatiiviseen käyttöön tarvitaan nyt kaksi (2) uutta SAP BPC ‑lisenssiä. Lisenssit ovat välttämättömiä, jotta taloushallinnon nimetyt asiantuntijat voivat suorittaa vastuullensa kuuluvia tehtäviä SAP järjestelmässä, kuten suunnitteludatan syöttöä, laskentojen ajamista, konsolidointiprosesseihin osallistumista sekä talousraportoinnin valmistelua. Ilman riittävää lisenssimäärää järjestelmän käyttö jouduttaisiin rajaamaan tavalla, joka vaarantaisi taloussuunnittelun oikea‑aikaisuuden, virheettömyyden ja lakisääteisten raportointivelvoitteiden täyttämisen.
Fujitsu Finland Oy on 8.4.2026 päivätyssä tarjouksessaan tarjonnut VAKE:lle 2 kpl BPC lisenssejä SAP järjestelmään hintaan 5 277,00 euroa (alv 0 %) ja vuotuista ylläpitoa hintaan 1 161,00 euroa (alv 0 %). Hankinnan laskennallinen arvo neljälle vuodelle on täten 9 921,00 euroa (alv. 0 %).
Oikeudelliset perusteet
Hankittavia lisenssejä ei voida teknisesti tai taloudellisesti erottaa sopimustoimituksesta aiheuttamatta hankintayksikölle huomattavaa haittaa. Palvelu kohdistuu olemassa olevaan sovellukseen, mistä johtuen palvelun pystyy yksinoikeuksien ja liikesalaisuuksien suojaamiseen liittyvistä syistä toteuttamaan ainoastaan nykyinen sovellustoimittaja. Toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen materiaalin ja komponenttien hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta ja suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia järjestelmän käytössä ja ylläpidossa.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Sosiaali- ja terveyspalveluiden palveluhankinnoissa palvelualuejohtaja päättää kuitenkin alle 10 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista.
Oheismateriaali: Fujitsu Finland Oy:n tarjous 8.4.2026 (salassapidettävä JulkL 24 § 1 mom 20 kohta)