Kuvaus
1. Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Laadun- ja riskienhallinnan järjestelmä.
2. Hankintamenettely
Hankinta on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki) 25 §:n mukainen EU kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.
Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus 23.2.2026 HILMA-tietokannassa osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi Ilmoituksen viitteellä VAKEDno-2025-1069 ja TED-verkkosivustolla julkaisunumerolla 129800-2026.
3. Sopimuskausi
Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että sopimus tehdään neljän (4) vuoden määräaikaisena, minkä jälkeen sopimuskausi jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Irtisanomisaika hankintayksikön puolelta on kuusi (6) kuukautta ja toimittajan osalta kaksitoista (12) kuukautta.
4. Kohde
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue haki palveluntarjoajaa, joka tarjoaa kokonaisratkaisun hyvinvointialueen (mukaan lukien pelastustoimi) laadun- ja riskienhallinnan prosessien hallintaan. Tarkoituksena on hankkia yksi ohjelmistopalvelukokonaisuus. Palvelu tarjotaan ns. SaaS palveluna, jossa palveluntarjoaja tuottaa palvelun edellyttämät sovellukset ja muut käyttöympäristöt omasta palvelinkeskuksestaan. Palveluntarjoaja vastaa ratkaisun ylläpidosta ja jatkokehittämisestä.
5. Tarjoukset
Tarjoajat saivat esittää tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 6.3.2026 klo 12:00 mennessä. Tarjouspyynnöstä ei esitetty kysymyksiä.
Määräaikaan 27.3.2026 klo 12.00 mennessä hankintayksikkö vastaanotti yhden (1) tarjouksen:
Määräajan jälkeen hankintayksikkö sai käsiteltäväkseen lisäksi Awanic Oy:n sähköpostin, jossa esitettiin, että hankintayksikön tarjousten vastaanottamiseen käyttämä tarjouspalvelu.fi palvelu oli teknisestä syystä epäonnistunut käsittelemään Awanic Oy:n tarjouksen.
Tarjouspyynnössä on edellytetty, että tarjoukset toimitetaan Tarjouspalvelu.fi‑järjestelmän kautta viimeistään 6.3.2026 klo 12:00. Awanic Oy:n tarjous ei ole saapunut Tarjouspalvelu.fi‑järjestelmään määräaikaan mennessä. Tarjouspalvelu.fi palvelun ylläpitäjän (Cloudia Oy) selvityksen mukaan Awanic Oy:n tarjous on ollut sisällöltään puutteellinen, jonka johdosta tarjous ei ole tullut palvelusta läpi.
Hankintalain 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.
Hankintalain 68 §:n 3 kohdan mukaan tarjouspyynnössä, hankintailmoituksessa, ehdokkaille osoitetussa kutsussa tai niiden liitteissä on oltava määräaika tarjousten tekemiselle.
Hankintalain 74 §:n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Pykälän 2 momentin mukaan, jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan mainitun lain 3 §:ssä säädettyjä periaatteita.
Hankintalain esitöissä (HE 108/2016 vp s. 172) on lain 74 §:n 1 momentin säännökseen liittyen todettu muun ohella, että tarjous tulee hylätä hankintamenettelyn ehtoja vastaamattomana, jos se on saapunut myöhässä.
Hallintolain 2 §:n 2 momentin mukaan mainittua lakia sovelletaan muun ohella hyvinvointialueilla.
Hallintolain 17 §:n 1 momentin mukaan asiakirja toimitetaan asiassa toimivaltaisen viranomaisen asiointiosoitteeseen lähettäjän omalla vastuulla. Jos asiakirjan toimittamiselle on asetettu määräaika, lähettäjän on huolehdittava siitä, että asiakirja saapuu viranomaiseen määräajassa.
Myös hallintoasioihin sovellettavan sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 8 §:n mukaan sähköinen viesti toimitetaan viranomaiselle lähettäjän omalla vastuulla.
Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 8 §:n esitöiden (HE 17/2002 vp s. 37) mukaan lähettäjän vastuu koskee hänen omaa toimintaansa. Näin ollen lähettäjä vastaa muun ohella siitä, että hän käyttää asioinnissaan toimivaltaisen viranomaisen tai tuomioistuimen ilmoittamaa yhteystietoa. Lähettäjä vastaa myös siitä, että viesti tulee perille määräajan kuluessa, jos viestin toimittamiselle on asetettu jokin määräaika.
Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 10 §:n 1 momentin mukaan sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi viranomaiselle silloin, kun se on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä. Pykälän 2 momentin mukaan, jos saapumisajankohdasta ei ole selvitystä sen johdosta, että viranomaisen käyttämä sähköinen tiedonsiirtomenetelmä on ollut epäkunnossa tai poissa käytöstä taikka selvitystä ei muusta vastaavasta syystä voida esittää, sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi sinä ajankohtana, jona se on lähetetty, jos lähettämisajankohdasta voidaan esittää luotettava selvitys.
Myös oikeuskäytäntö tulkitsee vallitsevaa oikeustilaa vakiintuneesti samalla tavalla (kuten MAO:671/2018 ja MAO:383/2024).
Hankintayksikkö on selvittänyt Awanic Oy:n kannan palvelun ylläpitäjän selvitykseen ennen päätöksentekoa.
Hankintayksikkö toteaa, että kun Awanic Oy ei ole jättänyt määräajassa tarjousta, Awanic Oy ei ole asiassa asianosainen.
6. Tarjousten käsittely
Saatujen tarjousten arviointi toteutettiin hankintalain mukaisesti noudattaen seuraavia vaiheita:
7. Tarjoajan soveltuvuus
Tarjoajilta edellytettiin rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen sekä tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvien vaatimusten täyttämistä.
Tilaajan vaatimus referensseistä oli: Tarjoajalla tulee olla aiempaa kokemusta laadun- ja riskienhallinnan ratkaisun toimitusprojekteista. Näyttönä tulee esittää tarjoajan kokemus vähintään kahden (2) hankinnan kohteeseen kuuluvan toiminnallisen osakokonaisuuden ratkaisun toteutuksesta (referenssitoimitus) asiakasyritykselle.
Kaikkien tarjoajien referenssit täyttivät tarjoajan soveltuvuuden vaatimukset.
8. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjousten tulee olla laadittu täsmällisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintalain mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta.
Tarjouspyynnön liitteessä 4 Vaatimusmääritykset on ilmoitettu että ”Tarjotun ratkaisun on täytettävä jokainen pakolliseksi esitetyistä vaatimuksista. Mikäli tarjottu ratkaisu täyttää esitetyn vaatimuksen, tarjoaja valitsee välilehden valikosta vaihtoehto ”Kyllä”. Mikäli palvelu ei täytä vaatimusta, valitsee ”Ei”. Yksikin Ei-vastaus tai yhdenkin kentän tyhjäksi jättäminen pakollisiksi merkittyjen vaatimusten osalta voi olla tarjouksen hylkäysperuste.”
Qreform Oy:n tarjouksen todettiin olevan tarjouspyynnön mukainen.
9. Vertailu
Tarjousvertailua ei toteuteta, sillä hankinnasta on saatu vain yksi hyväksyttäväksi katsottava tarjous.
Hankintayksikkö toteaa, että Qreform Oy on voittanut tarjouskilpailun Laadun- ja riskienhallinnanjärjestelmän hankinnasta.
10. Oikeusperusteet
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen hallintosäännön §46 mukaan palvelualuejohtaja päättää alle 1 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Sosiaali- ja terveyspalveluiden palveluhankinnoissa palvelualuejohtaja päättää kuitenkin alle 10 miljoonan euron hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista. Toimialajohtaja ja hyvinvointialuejohtaja päättävät tämän ylittävistä hankinnoista.